文件流程管理軟體─HP Digital Sending Software

HP Digital Sending Software（簡稱DSS）是一套專為HP中高階多功能事務機，以及數位掃描器等設備，建立文件數位化流程，並讓它們與企業後端流程軟體介接的中介軟體。

只要在企業網域內的任一臺個人電腦安裝DSS軟體，就能透過這套軟體，統一設定所有企業網域內部所有HP高階複合機與掃描器的工作流程、掃描至資料夾、電子郵件等功能。

DSS還能為這些數位檔案另外產生HPS、XML、FNA等格式檔案，或將影像光學辨識文字，儲存成可編輯的RTF、HTM、PDF、XML等檔案。讓你可以依企業既有流程軟體需求，建立不同格式的文件檔案，讓這些掃描後的資料簡單地與後端系統介接。

以發揮事務機流程管理效率為號召
HP較高階的多功能事務機，如CLJ9500、4730、M5035、M3035，以及新推出的高階掃描器HP 9250c等設備，它們不僅操作介面如出一轍，皆採用大尺寸的單色觸控面板，能將紙本文件掃描至電子郵件、共享資料夾、FTP檔案伺服器等不同目的地，具備齊全的數位文件傳送功能。

而DSS就是以這些硬體事務設備的數位傳送功能為基礎，進一步發展而成的流程管理軟體。最主要的功能在於統一管理、設定企業內部所有HP多功能事務機的數位傳送功能。

DSS的使用介面相當簡單，操作對話框以分頁整合所有功能，切換不同分頁，就能得知DSS伺服器狀態，並設定郵件伺服器位置、整合AD的認證方式、傳真（支援LanFax、Internet Fax、 Windows 2000 Fax，以及傳統類比傳真），同時還能編輯分享資料夾網路位置，及文件數位化的工作流程路徑功能齊全，且設定相當簡便。

管理者只要在工作流程分頁上，依文件類型、路徑與功能，編輯數位傳送條件，DSS就會在多功能事務機操作面板上的工作流程選項中，加入自訂的新功能按鈕。之後，使用者只要在事務機面板上按下按鈕，就將所掃描的文件送到指定位置。

內建多種表單附加欄位
你必須先在DSS的工作流程選項內建立最上層的功能群組，依照不同的部門或表單類型，設定不同的功能群組標籤。接著就能在各個功能群組下，設定中文或英文名稱，並建立不同的傳送路徑、選擇這份文件的儲存檔案類型，並設定這份文件即將傳送到網路資料夾、FTP檔案伺服器等目的地，或以企業網域裡的其他臺印表機輸出。

設定完成後，事務機面板就會顯示出你先前設定的中文或英文名稱的功能選項，當使用者選擇這個功能，就會將檔案依設定的儲存條件，轉換成PDF、TIFF等檔案類型，並進一步建立HPS或FNA等檔案資訊；在建立每個功能時，最下方的Add Prompts清單，還內附設備名稱、使用者、檔案名稱、路徑、時間、頁數等資訊等21個選項，當使用者掃描文件時，DSS系統就會自動在所掃描的文件上加入這些資訊。

若這些內建選項不符合需求，也能自行加入如訂單編號、客戶名稱等提示輸入選項，讓使用者在掃描文件時手動輸入。當所掃描的文件存入資料夾後，就能依這些資訊，整合後端的流程管理系統或歸檔轉存。

遠端列印本地掃描文件
透過DSS，你也可以將所掃描的文件，透過網路專線或VPN，傳送到遠端任何廠牌的噴墨或雷射印表機輸出，藉此取代傳統傳真通話費用。

你必須先在DSS伺服器上，安裝指定目的地印表機驅動程式，就能將文件，利用網路傳送到遠端印表機輸出。文⊙王唯至