碩網SmartKMS 5.5─擷取機制多元，名詞解釋整合Wiki

碩網資訊的SmartKMS推出5.5版，持續強化個人化的機制，在首頁運用Ajax技術，提供類似iGoogle的設計，包含多頁籤可容納更多內容。而且使用者可以依個人喜好自行分類資訊，管理者則可以定義「公共頻道」，使用者不能任意關閉，企業就可藉此發布重要的資訊。

此外，5.5版針對摘要及授權功能也有強化，自動摘要機制允許使用者可以預覽、修改再存檔。而授權則擴充了刪除文件的管理，以及分類授權的功能，因此各分類的管理，可以派給其他人，以降低管理者負擔。

結合維基百科提供名詞解釋
SmartKMS有幾個比較特殊的應用，包括資訊搜集提供多樣化的擷取元、知識地圖的導覽採扁平式的呈現，以及結合維基百科的資訊，提供關鍵字斷詞與解釋功能。

碩網資訊結合維基百科的資料，當使用者檢視資料時，啟動Wiki功能的話，SmartKMS會標示（Highlight）文中的特殊字詞，點選標示的字詞，系統會帶出維基百科上的解釋。

進階應用是建立企業專屬的詞典。因為維基百科中未必會出現特定公司的創辦人、產品或董事長的解釋，企業可以在SmartKMS中增加名詞解釋，那麼系統中，若出現企業設定的關鍵字，SmartKMS同樣可以提供字詞的解釋。

事實上SmartKMS結合維基百科的應用，還可以在不搭配詞庫的情況下，正確地摘錄關鍵字。碩網資訊表示，維基百科上的WikiWord是使用者輸入的字詞，比起電腦透過演算法摘錄的關鍵字，正確性會高很多。為了維持關鍵字的正確性，SmartKMS會定時同步維基百科的WikiWord及解釋。

可運用RSS技術接收及派送資訊
在資訊的搜集上，提供RSS、網站、檔案系統、網路芳鄰、資料庫、電子郵件及Lotus Notes等各式資料來源的擷取工具，企業可以彙整資料到SmartKMS，以利資訊的搜尋、組織和分享。

各種的資料擷取機制都提供過濾功能。以RSS為例，使用者訂閱新聞頻道或部落格文章，通常只看有興趣的部分，使用者可以設定過濾功能，符合關鍵字的內容，才匯入SmartKMS中。

除了接收外部的RSS，系統內部的資料也可以運用RSS技術派送。也就是說，使用者所搜尋的資訊，也可以發布為獨立的RSS頻道，大家只要訂閱這個頻道，後續符合關鍵字的資訊若有更新，即可得知。

而網站的內容，由於會夾帶的檔案格式無法預期，可能有圖檔、PDF或簡報檔，因此SmartKMS允許使用者限定擷取的檔案類型。此外，使用者設定網站擷取的路徑時，可以再限制擷取的層數，以避免取得過多無用資訊。

檔案、資料庫及電子郵件，都可以匯入SmartKMS留存
公司共享的檔案系統，可以透過網路芳鄰設定連結，SmartKMS擷取時會自動依檔案系統的目錄結構，複製檔案到系統。如果希望後續新增的檔案，也複製到SmartKMS，管理者可設定排程功能，定時同步更新或新增的檔案。

企業可能有資料或文件存在於ERP或CRM等系統，擔心隨著系統的汰舊換新，重要的知識可能流失。可以利用SmartKMS的資料庫擷取元，能將既有資料匯入知識管理系統，就可以檢索、討論及控管這些資料的版本。

電子郵件是使用者分享資訊的管道之一，然而私下傳閱便無法累積為企業資產，管理者可以在郵件系統，建立一個知識管理專屬的電子郵件帳號，以後使用者取得可以分享的資訊，只要寄到這個帳號，就會自動上傳到SmartKMS。

以表單管理來留存手動上傳的資訊
除了自動擷取機制外，SmartKMS提供表單管理功能，讓使用者手動新增資訊。SmartKMS定義的「表單」，意義與「MetaData」相同，主要是為了分門別類地以適合的欄位儲存資訊，而不是應付行政應用的請假、加班等表單。

在SmartKMS中，管理者可以設定多種類型的表單，各自有不同的欄位屬性，附加不定數量的檔案，並搭配審核、版本控管及上架、下架和作廢等生命周期管理機制。

知識管理應用中，常見的文件管理及專家黃頁等功能，在SmartKMS也是透過表單管理來達到相同的目的。此外，系統判讀與節錄文章中重要的句子，讓讀者透過摘要，快速了解文章的重點，就不用逐一下載與開啟文件。

碩網資訊表示，SmartKMS製作的摘要，通常在200至500字之間。根據我們的測試，中文的摘要都不會超過500字；而英文的資料則可能摘錄全部的內容，資料量可能會很多，所以最好使用手動摘要功能。

提到文件管理就不能忽略審核的機制，SmartKMS本身內建單層式的審核功能，同一分類下的文件，由指定的人審核，權限可以向下繼承。但若需要複雜的簽核流程，則搭配同樣是Java技術的鼎新、華苓或超義等廠商解決方案，或者配合企業既有的BPM平臺，整合審核機制。

扁平式的分類導覽，可以同時預覽兩層的分類內容
SmartKMS在5.0版起，開始設計知識的分類導覽功能，以類似iGoogle的機制，展示各分類下的內容。樹狀結構的導覽方式，使用者必須點選並展開所有目錄，才能知道子目錄的內容，比較麻煩。
因此透過一個個小視窗呈現每個目錄中的內容，讓使用者可以預覽下一層的分類。

另一個分類中的設計，是仿效Windows Vista作業系統檔案總管的作法，在資料路徑列中，使用者可以點選路徑的任一階層，直接切換到該分類，比起以前必須上移到某一層目錄，才能看到內容更方便直覺。文⊙李延華

碩網SmartKMS的特色和功能

將搜尋結果發布為頻道 使用者針對搜尋的結果，可以發布為私人頻道並加入首頁，後續若有更新，就可以即時得知。 結合維基百科提供名詞解釋 SmartKMS會標示使用者可能有興趣的關鍵字，結合維基百科，提供名詞解釋。 運用表單管理文件 手動新增的文件，可利用SmartKMS的表單管理功能，設定需要的欄位，並上傳不限份數的文件。