華苓Uniflow萬用流程應用系統─針對簽核流程單純、沒有整合需求的企業，推出精簡版流程管理產品

中小企業的流程需求單純，面對功能強大的BPM（Business Process Management）產品，可能有用牛刀殺雞之感。華苓科技開發一套針對中小企業推出的精簡版BPM產品Uniflow，在不寫程式的情況下，透過Ajax技術開發的Web介面，即可拖拉設定簽核流程，而且本身內建文管系統，可於流程結束後，自動將文件依設定歸檔至指定資料夾，是兼具流程管理與文件管理的產品。

相較於華苓科技另一套完整版的流程管理產品Agentflow，Uniflow的流程變化較少，好處是近乎套裝軟體的價格與簡單性，可快速上線、學習門檻低。

完全使用Web設定，管理者不需在本機安裝專屬工具
在系統安裝上，完整版的Agentflow流程管理系統，開發及設定人員需要在本機安裝流程設定、系統管理及表單設計等3種工具。而Uniflow因為流程定義簡單，表單統一套用系統內建的萬用表單，無法客製，所以不必在本機安裝開發與設定所需軟體。

而使用上，相較於傳統的複雜設定與程式開發，Uniflow只要透過Web介面拖拉流程、設定文件資料夾及使用者權限，使用者即可以電子郵件或者Web介面發送及簽核表單。

設定運用Ajax降低難度，流程有4種變化
為簡化流程設定，華苓科技運用Ajax技術開發Web化的設定機制，其他包括組織樹和簽核人的設定，也都可以在不換頁的情況下，透過瀏覽器動態以滑鼠拖放調整順序。

Uniflow提供審核簽、會簽、串簽及加簽等4種簽核方式，省略呼叫子流程、多流程分支及系統整合等功能。

審核簽是由管理者先設定各部門主管的職級編號，例如副理是0、經理是1、協理是2、副總是3、總經理是4。如果表單需要循序簽核至總經理，只要新增一個審核簽的節點，職級設定為4，系統即自動依編號簽核到總經理。

至於簽核的選項，Uniflow提供包括「同意」、「不同意，退回申請人重送」、「不同意，退回上一關」及「不同意，退回申請人再給我」等4種。

「退回申請人再給我」是新的概念，華苓科技因應客戶需求，開發這個新的簽核選項，舉例來說，可以簽核到第5關時，退回申請者修改，然後再回到第5關接續流程。企業不用擔心跳過層層簽核，可能衍生問題，因為先前簽核過的人，都會收到退回修改的通知，系統也保留完整紀錄。

Web簽核的流程變化較為彈性
Uniflow的Web功能，其實是附加在Agentflow企業入口網站的模組，所以網站還包括公布欄、行事曆、待辦事項、討論區等功能。

而登入網站簽核的好處是可以運用更多功能，例如用郵件簽核只能依預設流程執行，而在Web簽核，申請人可以視情況增／刪參與簽核的人員，甚至調整順序，而後續的簽核者也可以動態加會簽。此外，還有「批次簽核」功能，可省去郵件逐一處理的麻煩。

網站和郵件並行，會不會有重複簽核的問題呢？ Uniflow啟動的流程，系統會寄發郵件通知簽核者，如果簽核者先透過網站批示了流程，點選郵件的簽核功能時，系統會提示已處理完畢。

郵件也能驅動簽核流程
Uniflow除了透過瀏覽器簽核表單，針對只能收發郵件的使用者，郵件簽核機制讓他們可以很方便地簽核表單。

要讓郵件觸發流程，企業事先必須針對各流程設定電子郵件帳號，例如合約流程的帳號是contract@xyz.com、採購流程的帳號是po@xyz.com……諸如此類，特定信箱對應不同流程，如此，使用者只要將郵件寄到指定帳號，系統即依寄件人身分，規畫並啟動流程。

而Uniflow產生的郵件內容，與傳統電子郵件有一些差異，除了基本的附件、主旨、寄件者等，還包括簽核區、簽核名單及簽核歷程等資訊。簽核區根據JavaScript的支援與否分為兩部分，不支援JavaScript的收件環境，使用者雖然無法在郵件中直接填寫意見或勾選項目，Uniflow提供4種簽核按鈕，這些按鈕背後的網頁連結，可啟動Uniflow網站的相關功能。而可執行javaScript的郵件系統，可直接勾選同意與否並填寫意見欄。

簽核區下方的簽核名單，是系統在流程啟動之前，預先根據使用者的身分計算出來簽核順序，並以顏色區分，告知使用者哪些人已簽核。至於簽核歷程是整理各簽核者的核決及意見。

搭配文管功能，強化各流程附件的分類與搜尋
Uniflow中也提供簡單的文件管理功能，因為系統所使用的表單及郵件，簽核的欄位固定，所以各流程所需的特定資訊，必須檢視夾檔中的附件。各項流程結束後，附件中的夾檔會自動歸檔至指定資料夾，例如請假單附檔歸到請假資料夾。

文件管理中的索引卡可提供資料搜尋和分類的功能。不過這部分在網頁簽核時比較完整：以郵件啟動的流程，只能依預設自動寫入檔名、作者、日期等索引卡資訊；而透過網頁簽核，可以強制使用者清楚填寫索引卡資訊。

此外，企業可選購「PDF轉換工具」及「全文檢索」模組，PDF轉換工具在文件寄出時即轉成PDF格式，後續歸檔時，原稿和PDF都會歸檔，只有管理者可以下載原稿，使用者只能下載PDF。

仍可升級至Agentflow
剖析Uniflow與Agentflow的差別： Uniflow是針對中小企業設計，所以無法觸發子流程、不能切換不同身分啟動流程、無法與其他應用系統整合，且流程的變化有限。

而企業若在導入Uniflow之後，發現有整合其他系統，或叫用其他流程的需要，華苓科技在Uniflow中也預留升級到Agentflow的彈性。文⊙李延華