明基逐鹿FlowER─從表單、流程到組織設定都Web化，個人端不需再安裝程式

由明基逐鹿所開發的BPM產品FlowER，提供完全Web化的設計與管理介面，包括表單、流程及組織管理等，均可透過瀏覽器操作，本機電腦不必安裝程式。

因應不同企業的需求，FlowER分為Online（線上租賃版）及Enterprise（企業版）兩種產品型態，第一種是針對中小企業推出的方案，系統建置在明基逐鹿委外的機房，用戶需透過網路連線使用；而第二種則將系統建置在企業內部。兩者的主要差別，是Online版無法客製或整合其他系統。

整體來看，FlowER針對大型甚至跨國企業的特殊應用，例如全球簽核、快速簽核、保留、略過或者手簽等，都有對應機制，算是功能很齊備的BPM產品，且系統整合方面也有Oracle、SAP等大型ERP整合經驗。

具有行動視窗與快速簽核，提升簽核效率
使用者登入後預設顯示的畫面是申請表單功能，不過FlowER容許使用者自訂，對於以簽核工作居多的主管而言，可自行設定顯示簽核功能。

若點選簽核功能，列表中的每個欄位均能排序，方便簽核者排列簽核作業的順序。此外，FlowER也提供快速簽核功能，主管只要在列表的左方勾選Y/N，就可以一次處理多張表單。明基逐鹿運用JavaScript技術，開發「行動視窗」機制，滑鼠在表單列表中移動時，系統自動帶出一個小視窗顯示簽核所需的重要資訊，可輔助「快速簽核」功能。

若擔心重要性較高的表單，利用加速簽核有可能過於草率，企業可以在系統管理中限制不允許快速簽核，此類表單在列表中會顯示鎖頭圖示，簽核者必須點選表單檢視內容才能簽核。

行動視窗功能以JavaScript技術開發，作用是滑鼠移至表單列表時，系統將自動顯示表單的重要資訊，搭配快速簽核功能即可加快簽核效率。
提供略過、保留、加簽與轉簽，增加簽核彈性
在FlowER中點選表單進入簽核畫面後，上方有同意、否決、略過和保留等簽核功能。其中略過和保留是其他流程系統少見的，明基集團設計「略過」的用意，是因應簽核者對此事不表意見，希望由下一位簽核人決定的情況。

而「保留」則是簽核人對於表單內容有疑問，例如申請的費用太高，但不想直接駁回時，他可以選擇保留，系統會跳出小視窗，請簽核人填寫意見，註明補足哪些資訊才會簽核。這項功能就管理績效的意義，是可以證明主管不是沒有處理，而是對內容有疑問，所以讓表單暫時停在這一關。

除此之外，FlowER還有加簽、轉簽和副本抄送功能可以選擇。加簽功能， FlowER分為「加在我的前面」、「跟我平行」和「加在我的後面」三種。後兩者，與一般BPM常見的臨時加／會簽機制用意相同，而選擇「加在我的前面」，FlowER會把表單轉到指定人，等對方簽核後再傳回來。

「轉簽」功能，則是針對跑錯流程的表單，可再轉給適當的人員。另外，「副本抄送」是知會的作用，例如某人請假交由主管簽核，而對於其他工作相關的人員，可利用此功能達到告知目的。

FlowER的簽核功能，除了同意與否決之外，還提供略過、保留、加簽、轉簽及副本抄送等功能。
Web化的表單設計機制
在流程與表單設定方面，FlowER全部透過Web設定完成，對於系統管理者而言，Web化介面難免不如用戶端Windows程式友善，但可以帶來便利性。

以製作表單為例，第一步是設定表單名稱、描述等基本資料，然後設計表單內容，FlowER允許包含子表單，例如出差或費用報銷可能一次有很多筆，可以設定在一張表單中簽核完畢。

至於欄位順序則是以編號排列，並透過欄寬設定來決定擺放方式。由於Web介面無法像開發工具設計使用介面那樣直覺，FlowER的作法是提供簡單的預覽，設計者可檢視欄位配置。

在資料維護功能中，管理者可設定行動視窗或電子郵件中顯示的欄位。此外，對於不希望出現「略過」、「保留」等簽核功能的表單，也可以在此關閉該機制。如果某些表單只有特定部門使用，可在「申請權限」功能中，依部門、人員、區域等調整可使用表單的對象。

內建6種模型因應各種簽核狀況
接著設計表單的簽核流程。在此之前，企業必須建構組織資料，包含員工的個人資料及上級主管身分。FlowER可以透過外部系統匯入的功能，將既有的人事資料拋轉到FlowER資料庫，加速企業導入BPM的效率。

而流程設定方面，FlowER有6種簽核模型，包括層級、核決權限、矩陣式、角色、預存程序（Stored　Procedure）與Web Services等。其中「核決權限」模型通常跟金額相關，可用以定義各級主管審核的金額權限。定義模型的好處，是金額變動時開發者不用改程式，只要調整表格中的定義即可。

「矩陣式」是明基內部遇到員工外派而衍生的模型，因為外派員工在外地，針對請假、加班等事務性的表單，是由當地主管簽核；而業務相關的表單，又需要與臺灣總部報告，所以應用矩陣判斷表單型態，再決定表單觸發的流程。

若遇到層級、核決權限、角色、矩陣等模型都無法滿足的簽核情況，開發者可以在SQL Server中建立資料表及預存程序，由程式判斷產生簽核人。至於簽核人由外部系統決定的狀況，則可以開發.NET程式，透過叫用Web Services的方式，取得簽核人身份。

除了以上簽核模型，其實FlowER還有全球簽核及手簽等功能，是大型企業或者跨國企業比較有機會用的。「全球簽核」主要針對跨國集團，以明基為例，在中國、臺灣、歐洲等各區，有各自的流程伺服器與組織架構，然而少數高階主管需要簽核來自全球各地的表單， 而FlowER運用即時同步機制，把高階主管需要簽核的表單，整合到單一平臺，他們不用登入各區的系統簽核。

此外，有一些重要的表單，例如超過10萬元的請購流程，以紙本型式手簽較正式，FlowER可依情況將表單設定成手簽，那麼，申請人輸入資料後，系統會自動排列出簽核人名單，方便使用者列印再執行人工簽核流程。這樣設計的好處是系統會留下表單記錄，而且FlowER排列簽核人名單時，也比較不會有簽錯或漏簽的情況。

包含異常處理功能FlowER的管理功能，除了人員、組織、流程與表單的管理，還提供異常處理機制。若是某張表單因為設定有誤而送錯簽核人，管理者透過表單查詢，只要輸入單號即可調出表單加以修正。修正機制包括加簽、刪關或者調整簽核狀態。如此一來，管理者不用至資料庫修改，除了方便，而且所有的修改行為都會留下記錄，達到稽核的目的。

若是發生明顯的異常狀況，例如簽核人的狀態為離職，而表單無人處理，FlowER顯示異常並列表提示系統管理者，即可將表單轉給適合的主管處理。文⊙李延華