BPM系統─鼎新EasyFlow GP 2.5

企業應用BPM系統必須與既有的ERP/CRM等結合，才有助於強化工作效率，鼎新EasyFlow GP 2.5版主要的強化，即在於與企業其他系統整合的機制，例如他們開發了更多的API（Application Programming Interface），讓企業可以透過Web Services或Session Bean，將EasyFlow GP與各類應用程式互通。

除此之外，還可以觸發傳真、電子郵件或簡訊，自動化地發送訊息給相關人士。在手機簽核部分，也推出簡易簽核功能，管理者可點選郵件連結直接簽核。

EasyFlow GP的操作介面，包含前端Web化的簽核介面，再加上鼎新以Java Swing技術開發的系統管理員、流程設計師、組織設計師及表單設計師等，授權使用的人員可在EasyFlow GP的Web介面中直接點選上述功能，透過Java Web Start機制下載程式並執行，它們的使用方式與本機應用程式相同，可以強化操作的友善與直覺性。

透過API及iFrame等方式與其他系統整合
2.5版的EasyFlow GP已經可與鼎新自家入口網站、ERP、CRM、BI、文件管理等產品整合，自動化地執行簽核流程。其中入口網站扮演重要的角色，它補強EasyFlow GP協同作業方面的機制，像文件分享、事件公告、公布欄、行事曆等，與流程不直接相關的功能都交由它處理。

此外，EasyFlow GP透過API可與其他外部系統整合。API分為Web Services及Session Bean兩種形式，鼎新在這一版提供啟動流程、撤消流程、動態新增活動、分會、串會等多達50個Web Services，方便外部系統觸發EasyFlow GP的各項機制，此外，IT人員也可以自行延伸擴充API，開發更多元的Web Services或Session Bean。

企業若是希望簽核功能在原系統完成，可選擇將EasyFlow GP的流程引擎與該系統結合，讓使用者在完全感覺不到EasyFlow GP的情況下，操作「同意」、「駁回」等功能，即觸發流程引擎執行簽核工作。

可運用iFrame技術整合Web應用程式
另一種嵌入iFrame的整合方式是針對Web系統，IT人員在EasyFlow GP的流程設計師中輸入網址及參數，系統即自動以iFrame語法嵌入特定網頁。

例如文件管理系統中，需要經過審核，文件才能上架，可以將文件的索引卡嵌入EasyFlow GP，如此一來，IT人員不必額外設計表單、擷取資料，經過層層簽核確認無誤之後，再透過Web Services將簽核結果回傳至原系統並啟動上架機制。

能自動發傳真、簡訊及電子郵件
除了與ERP、CRM等應用系統整合，EasyFlow GP流程設計師的事件處理機制，可觸發傳真或簡訊，或設定「Mail Delivery」發送電子郵件，自動化傳送訊息給上下游廠商或負責的人員，減少人工的作業。

以傳真為例，目前每家傳真伺服器的對外整合機制略有不同，大抵上有以電子郵件寄送傳真資訊至指定信箱、複製或FTP檔案至指定目錄等方式，可觸發傳真伺服器的自動化機制。

EasyFlow GP在流程設計師中掛載客製的Java程式，依產品要求的規格及方式，提供傳真號碼、檔名、檔案或者傳真內容等，達到自動傳真的目的。

而簡訊的發送也類似於傳真應用的整合方式，目前鼎新與台灣簡訊及互動資訊等兩家簡訊商合作，透過HTTP及Web Services發送簡訊給使用者。而自動發送電子郵件則不困難，只要預先設定即會自動寄送郵件至特定人。

除了同意和駁回，還有多種簽核選項
資訊整合完成之後，BPM的另一個重點是簽核的機制。EasyFlow GP的簽核介面是純HTML的Web化機制，它支援正體中文、簡體中文及英文語系，開發人員在表單設計師中定義表單欄位的標籤（Label）時，可輸入以上3種語系的資訊，系統將依使用者登入時選擇的語系，轉換表單顯示內容。

而系統對於使用者輸入的內容，則是以Unicode格式儲存，所以沒有語系的限制。

表單的簽核選項除了點選「繼續派送」表示同意和「終止流程」駁回申請之外，還包括退回重辦、轉由他人處理、轉會流程，或者設定特定關卡是通知或會辦的形式。

退回重辦有「退回給申請人後再回覆給我」，或者「指定退回給第幾關，並決定中間的流程要不要重簽」兩種選擇，若管理者不希望流程來回簽核太過複雜，也可限定使用者能選擇的模式。


▲EasyFlow GP提供Web化的簽核機制，以及Unicode的資料格式支援顯示多國語言；簽核者除了選擇繼續派送及終止流程外，還有退回重辦、轉由他人處理、新增關卡、發送通知及轉會流程等選擇。


簽核者選擇退回重辦的話，有兩種模式可以選擇，一種是退回給指定關卡，然後層層傳簽回來；另一種是退回給申請者，然後直接回覆給申請者。系統提供圖形化的解說。

自動判斷多組織及跨時區的狀況
對於大型企業而言，BPM的應用除了需與其他系統整合，針對多組織、跨分公司、跨時區、一人擔任多職等複雜的簽核狀況，BPM系統也必須能夠彈性因應。

EasyFlow GP可以設定各分公司套用不同行事曆，因此假期的計算不會錯亂，然後藉由資料庫的輔助，資料寫入的時間點有統一的基準，但表單呈現時則依地區轉換。

此外，EasyFlow GP的設計是將人視為一個物件，然後設定該物件與各分公司的關聯，所以若主管身兼不同分公司的多重職務，需要簽核來自多個分公司甚至國家的表單這類情況，在不用切換身分的狀況下，EasyFlow GP可以自動根據表單的來源，判斷簽核者的正確身分，以及後續該派送的流程。

可運用郵件及手機來處理表單
此外，2.5版還推出「簡易簽核」功能，管理者若是希望在處理郵件時，順便處理表單，可在特定關卡中設定簡易簽核的功能，並在模組中設定簡易簽核時顯示的資訊。當使用者點選EasyFlow GP通知郵件中的連結，系統即自動開啟一個小視窗，可以直接簽核表單。

由於簡易簽核揭露的資訊較為精簡，PDA等行動裝置的瀏覽器也可以容納這類資訊，所以這項功能也同時達到了手機簽核的目的。文⊙李延華

新版的簡易簽核功能，是以郵件通知，使用者點選連結後，即開啟一個視窗直接簽核，不必登入EasyFlow GP系統。