文件管理硬體伺服器｜精益ScanDMS MFA3000S 能結合掃描器與文件管理系統

相較於個別的文件管理系統和掃描應用產品，這款ScanDMS MFA3000S最大特色在於，結合精益科技本身的掃描器，透過前端設備掃描文件，將內容辨識成可搜尋的PDF檔案，並上傳至MFA3000S的ScanDMS文件管理系統建立內文標籤。而在ScanDMS上，使用者能夠快速分享文件資源，配合權限控管、搜尋內文的方式，協助企業做好資訊化管理的流程。

在硬體規格上，ScanDMS MFA3000S伺服器具備500GB的硬碟，與1GB的記憶體，標準授權人數為500位使用者，適合中小型企業當作多功能檔案分享平臺，執行掃描、儲存、上傳、搜尋、部門分享的功能。

權限管理的方式，增加文件瀏覽安全性

安裝時，我們先將一臺電腦與伺服器的LAN端以網路線對連，以設定管理者密碼以及網路位置。接著我們開啟瀏覽器，鍵入192.168.0.1/admin進入網頁式管理介面，開始建立使用者帳號與群組，帳號名稱需以英文與數字為主，同時也將設定使用者密碼與該帳號使用容量；而群組以A～Z為標籤，最多能夠設定26個群組；帳號權限設定方面，只要以勾選的方式就能夠授權給使用者，例如將使用者加入成員、搜尋、下載、修改、刪除等5種權限功能。原廠建議，可以先將群組建立完成，之後建立帳號並分配群組時，會比較方便。

透過群組、管理權限的設定，我們能夠針對不同屬性的文件，開放給適合的部門與群組，例如總務、人事、業務等部門，讓文件集中管理的同時，增加文件管控的安全性，以及減少使用者搜尋檔案時難度。要注意的是，在每次改變管理者選單的設定後，記得要點選確定，才會儲存變更。

在管理上，透過管理者介面能夠監控與記錄所有使用者的行為，像是登入的IP位置與時間、所下載的文件名稱等，讓使用者與檔案的使用狀態能夠以簡單的報表呈現。

具有3種上傳文件的方式

直接整合掃描器形式的應用，相當特別。使用者能夠以電子檔案上傳的方式，或是直接將紙本文件掃描並上傳，可有效率地分享給企業內部人員來使用。

要使用精益科技掃描器，將掃描結果上傳至MFA3000S伺服器時，我們需要先安裝好適合的驅動程式，並在個人電腦端開啟ScanDMS_UpLoad程式，設定好登入帳號、密碼與伺服器位置，接著執行掃描器驅動程式時，只要在套用按鍵功能樣式中，選擇Scan to DMS Utility，即可將掃描結果，自動經由ScanDMS_UpLoad上傳。

將原本電腦中的電子檔案上傳時，將檔案上傳至MFA3000S伺服器。若電腦中有大量的文件需要上傳至伺服器，我們能直接開啟ScanDMS_UpLoad程式，以拖曳至清單的方式，將檔案立即上傳。或者是，我們可以透過網頁式介面上傳檔案，並能夠針對檔案立即輸入標題與備註，不過，這種方式一次只能上傳單個檔案。

將文件上傳後，檔案會出現在ScanDMS網頁介面的個人資料夾中，在此平臺中，我們可以繼續進行編輯的動作，像是修改檔案名稱、標題、內文標籤等內容。

特別的是，所有檔案上傳，都能被自動整合內文標籤，省下人員重複鍵入內文標籤的時間。例如上傳PDF、Word文件後，ScanDMS可以直接建立內容文字的標籤，不過像DOCX檔格式的新版Word文件，內容無法被擷取於內容文字標籤中。

此外，將文件從個人資料夾搬移到分享群組，便可迅速分享給有群組權限的同事，不過，移動檔案這個動作，需要進入各檔案的編輯狀態下修改，有大量文件上傳分享時，比較麻煩。

上述關於內文標籤的檔案格式支援與多檔移至群組方面的限制，原廠表示之後版本會改進。

提供多重搜尋方式，同時使用者能直覺地預覽文件縮圖

這款ScanDMS MFA3000S檔案伺服器，能夠方便的讓企業內部部門檔案分享，提供個人帳號搜尋、預覽、下載、刪除、編輯的功能。使用者透過網頁式管理介面操作，只要鍵入內文關鍵字，便能夠找到所需要的文件，或者我們也能藉由選擇日期、群組、檔案格式的方式，來加速找到所需要的文件。

這裡的網頁式管理介面，也提供圖示預覽的功能，像是PDF檔與JPG圖檔，只要滑鼠移到檔名附近，即跳出預覽圖像視窗，方便使用者搜尋文件。

檔案分享至MFA3000S伺服器中，ScanDMS還提供手機簡訊通知、轉寄電子郵件的方式，讓分享的文件能夠方便的通知指定使用者，使文件分享更有效率。原廠表示，在手機簡訊通知方面，目前只支援Nokia的手機。

最後，這款伺服器還具有郵件伺服器與DNS伺服器的功能，設備本身也提供防毒軟體、防火牆、資料備份的功能，例如在使用者電腦端登入ScanDMS，進入郵件功能後，可以從其登入webmail或是Outlook，也可以從192.168.0.1/webmail直接登入，執行個人郵件收發信件與管理。還有值得一提的是，資料備份功能方面，透過網路備份至不同主機中，或是直接搭配外接式硬碟來使用，只要將伺服器與外接式硬碟以USB線連接即可。並且，它所提供的備份方式為差異備份，並能夠設定備份的排程，或是以手動方式執行。

在掃描器的驅動程式上需選擇Scan to DMS Utility功能，即可透過ScanDMS_UpLoad程式將掃描結果上傳，這時也要注意文字辨識設定的語言。

在群組資料夾中，我們能夠檢視具有權限存取的群組文件， 而下載、編輯同樣也受到權限管制。將游標移至檔案名稱處，也會跳出預覽縮圖， 可方便檢索JPEG與PDF檔。

上傳的PDF檔與DOC檔，會自動將文件中的文字辨識成標籤，而在ScanDMS中編輯文件時，能夠進一步修改這份文件的內容或是將文件搬移到不同群組，傳送電子郵件給指定使用者。

使用者介面相當簡潔， 我們能利用關鍵字、日期、檔案格式、群組來加速檔案內容搜尋的效率。而管理者帳號中，能夠監控、記錄所有使用者的行為。

【註：規格與價格由廠商提供，因時有異動，正確資訊請洽廠商。】