BPM｜超義GenieWorkflow 1.0採ZK前端網頁技術

超義科技於2011年推出GenieWorkflow，該軟體的伺服器端程式是以Java所開發，並使用與同廠牌另一套產品Power Process BPM相同的流程引擎；而前端的網頁應用程式，則是以ZK為主要開發技術（以Ajax、XML、Java為基礎的網頁應用程式開發框架）。GenieWorkflow的使用介面並支援了Ajax的功能，例如在我們設計表單時，會即時檢查欄位名稱是否重複。

安裝GenieWorkflow前，作業系統需先安裝JDK 6.0版本，並設定JAVA_HOME系統變數，指向Java安裝目錄。

GenieWorkflow支援了IE、Chrome、Firefox等瀏覽器，因此，不論使用者的行動裝置如智慧手機、平板電腦，是何種作業系統，只要有瀏覽器，即可使用連線登入系統。該系統本身不提供AD整合，要透過寫程式的方式支援該功能，開發方式可選擇付費的客製化服務，或由公司IT人員自行撰寫。而在報表方面，可選擇輸出成Excel、PDF檔及列印表單。

依照企業組織架構，自動設定權限層級

GenieWorkflow在操作上，主要分為admin及workspace等二個網頁，admin提供表單製作、流程設計與組織管理的功能，使用者需具有管理權限才能登入。而workspace則是一般使用者作業的地方，例如，表單的申請與簽核、查詢進度等。

要開始使用GenieWorkflow前，必須先建立組織與使用者。在登入admin頁面後，點選右上角的組織管理選項，系統即會切換至組織架構的頁面，在這個頁面中選擇新增組織，就能開始編輯部門、角色、使用者等。

該系統在組織的建立上非常彈性，管理者可自行依照公司架構進行編輯，例如，一個組織下可設立多個部門，而部門之下還能夠新增部門，（我們實際測試時，在上面建立部門到第6層也沒問題）。系統也會根據組織架構，自動設定權限等級。在流程設計時，系統即是依據此權限，設定簽核關卡的層級。

而角色的使用上，則是可以理解成一般人所謂的職稱，例如總經理、研發部經理等。在admin這個頁面中，GenieWorkflow預設了超級管理者、系統管理者、組織管理者及業務主管等4種權限。與部門權限等級不同的是，此處是指系統的管理功能。

超級管理者擁有全部權限，系統管理者則是除了組織管理之外的功能，皆能使用。

較特別的是組織管理者，此選項會依據新增角色所在的部門而不同。例如，選擇會計部後再新增角色，系統則會顯示會計部組織管理者，如果給予此權限，則該角色擁有會計部及其下部門的管理權限。而業務主管擁有重新指派工作的權限。設定完角色後，接著便是新增使用者，並指派給剛才建立的角色，如此一來，組織的設定才算完成。

提供核決權限表功能，可減少流程關卡，增加工作效率

建立完組織後，我們就能建立流程與表單。要設計流程，需點選admin頁面右上方的GenieFlow選項，系統會切換至流程設計頁面，這裡除了能讓使用者新增流程與關卡外，還能設定流程規則，例如在允許新增簽核人員功能上，當請款單的申請金額大而無法由一人決定的情況下，則可以使用該功能來邀請其他主管共同簽核。另外，系統也有動態加入知會人員的選項，能將表單內容傳送給指定人員。而在設計流程關卡時，滑鼠幾乎是即拖即放，很容易使用。

在設定簽核關卡頁面中，除了指定人員簽核等選項外，較特別的就是核決權限表的設計。如果在簽核類型欄位選擇該項目，GenieWorkflow就會依照指定範圍計算簽核的層級。例如請款單的金額在一定金額以內，可由直屬主管簽核，超過則由更高主管簽核等。核決權限表的好處，是在設計流程時，不需增加多個關卡，進而改善流程效率。

看得出來，這套軟體使用上，很注重簽核層級的順序，因此要使用核決權限表時，也必須要注意層級的設定。假設我們新增1個名為費用申請的流程，且設計了2個關卡，第1道關卡選擇了核決權限表，而該表的最高簽核層級為總經理，在第2道關卡中，卻使用指定人員簽核選項，並指定給財務部經理。而日後這個流程，如果有表單套用，那麼系統便會發出警告訊息，告知使用者不符層級設定。

腳本編輯器讓管理者也能自行設計新功能

若要設計表單格式，admin的GenieForm頁面，則提供表單設計功能，並分為新增欄位及區段。我們實際設計1個請款單，在新增欄位的類型中，有系統欄位、文字、數字、時間與明細表格等12種可供選擇。系統欄位主要是表單編號及申請人的相關資料，例如職稱、部門等，而這部分當使用者實際填寫申請表單時，GenieWorkflow會自動填入相對應的資料，很方便。建立完系統欄位後，再新增1個區段，並命名為申請人資料，同時將剛才建立的欄位放在此區段中。

接著便是建立明細表格欄位，這裡我們建立了金額、日期、說明及用途4個欄位，然後放入名稱為申請明細的區段。經過上述步驟就完成了請款單的設計。由此可知，在建立表單的過程中，新增區段的功能，主要是將不同類型的欄位分類，藉以增加該表單的可讀性。

在設計表單時，如果想增加新的功能，GenieWorkflow已內建腳本編輯器，讓管理者使用JavaScript來撰寫。例如，你可以寫程式將請款單明細表的金額自動加總，或者自動計算加班時數等。總之，該編輯器能做的事有很多，端看使用者的程式功力而定。

另外，在admin頁面上還有1個Form Monitor的選項，這個功能主要是讓管理者管理組織的工作進度，例如，某個表單申請已超過作業時間，此時管理者可代為簽核，甚至同意該筆申請。

GenieWorkflow也讓使用者能自行設計表單頁首及頁尾，管理者可自行上傳公司Logo及設計樣板，或直接套用預設的格式，藉以突顯企業風格。

藉由系統發送郵件通知，了解表單簽核進度

而一般使用者的工作平臺，則是GenieWorkflow的workspace網頁，登入後，會先切換至待辦事項頁面，在這裡，能查看有那些待簽核的表單，同時也能重新指派下屬工作。頁面右上方還有查詢報表、填寫表單及我的組織選項。查詢報表功能，能讓使用者找到特定的表單，在一定的時間內，例如最近7天的申請紀錄。

系統要切換至個人資料頁面，需在workspace頁面下點選我的組織，在這裡除了能編輯基本資料外，也能查看被授權的代理事項，及指定代理人等工作。另外，如果先前已送出申請表單，也能查詢目前的進度，例如目前表單停留在那個關卡，是否已超過審核時間或有無通過申請等。而GenieWorkflow也提供了以郵件傳送，工作送達通知與簽核結果通知的功能，讓使用者不需登入系統，也能知道有無待簽核的文件及表單的申請進度。

簡單直覺的表單設計功能

表單設計頁面沒有複雜的操作步驟，第1次使用也能快速上手。

核決權限表設定

設定好核決權限表，系統即會依據此表決定簽核層級。

可撰寫程式的腳本編輯器

系統提供了腳本編輯器，讓使用者以JavaScript設計新功能。

【註：規格與價格由廠商提供，因時有異動，正確資訊請洽廠商。】