哈瑪星MeetingHub開無紙會議新利器

行動裝置越來越普及，但開會仍擺脫不了紙本，召開無紙化會議的理想仍不能實現，過去我們測試過Ricoh投影機，有類似功能應用──結合他們無紙會議系統Ricoh Conference Center技術，讓iPad同步顯示投影資料，而不需要印出紙本文件。而這套哈瑪星MeetingHub也具有這樣功能，但它跟投影機無關，只用主從式架構、網路和行動App、應用程式做到無紙化應用的會議系統，而且，它可以支援多平臺的應用。

MeetingHub的最大特色在於，提供跨平臺的資料同步顯示能力，可同時支援Windows、iOS、Android裝置的顯示，因此不像其他類似系統可能僅支援iOS上的iPad裝置同步顯示，不需要相同的終端裝置環境也能實現無紙化會議。相較之下，MeetingHub的跨平臺支援性高，是他們的最大優勢所在。

使用者只要拿著電腦、平板或智慧型手機，並連上企業內部網路，便能在參與會議時，跟隨報告者瀏覽同頁資料，同步效果相當不錯，而使用者端也能手動停止同步、自行翻頁瀏覽。

支援iOS、Android與Windows裝置的同步顯示，終端設備限制少
在系統架構與部署方式上，MeetingHub需安裝在一套Windows Server 2008的電腦，而裝置端方面，哈瑪星支援的平臺相當豐富，包含主流的iOS、Android，以及Windows（桌面端傳統應用程式與Windows 8 App），使用者只要將這些裝置以有線或無線方式連上企業內部網路，便能夠連接到MeetingHub後端系統。

值得注意的是，因此一般使用者並無法直接在這些平臺的公開市集中下載到App，企業在建置這套系統後，需透過系統網頁式管理介面，才能下載終端裝置所需要的App。

會議資訊檢視直覺，文件資料下載容易
召開會議時，會議報告者只要從各式裝置上，開啟並登入會議系統App或應用程式，再點選介面上的「同步接收端」功能，便能夠同步檢視會議文件。

際同步顯示效果佳，速度流暢
實際使用上，會議管理者可以先進入系統後臺的網頁式管理介面，預約會議、輸入會議名單，並在會議前將文書資料上傳到MeetingHub伺服器，由系統將自動轉製電子文件。檔案格式方面可支援Word（DOC、DOCX）、PowerPoint（PPT、PPTX）與PDF文件，JPG與PNG圖檔也可壓縮成ZIP檔上傳，另外支援電子書格式IPA、IPH、APA、APH。較可惜的是，不支援ODT、ODP等開放文件格式，也不支援Excel檔案。

接著，我們同時以Windows筆電、iOS與Android平板3臺裝置連線至MeetingHub伺服器。在這些裝置上安裝、執行MeetingHub應用程式後，並登入系統，便可以檢視全部的會議資訊，然後只要在介面上點選同步接收端，便能加入指定的會議中。

這時，在以會議主席身分登入的裝置上，可以直接查詢系統並下載會議資料，另外兩臺裝置也將自動下載報告者正使用的文件，接下來，報告者可以一邊操作手上的裝置、一邊檢視資料內容，並同步操作所有與會者的畫面。過程中，當主控端翻頁、縮放、手寫註記時，其他裝置都能夠迅速顯示，時間相差不到1秒，相當順暢。

特別的是，即使播放包含轉場效果的PowerPoint檔案時，這些特效也能夠在同步播放的模式中展現。

會議進行期間，如果要換人報告，也可以切換同步權限由另一臺裝置操作同步畫面。另一方面，與會者也可以中斷簡報者同步操作的模式，自行操作翻頁、檢視其他會議排程或操作別的功能。或是直接利用App介面上的電子白板工具，如畫筆、文字輸入、橡皮擦、便利貼等，方便與會者在電子文件上書寫、記錄並儲存。

會議管理系統功能使用簡易
這套系統不只是讓所有開會的人同時看同一畫面，MeetingHub本身也提供會議管理功能。

從後臺管理介面來看，這套系統可以用來制定會議排程。首先，企業只要設定系統的使用者登入帳號與權限即可，使用者可以依據Excel範本的格式繪製帳號檔再匯入清單，亦可由原廠提供客製化的AD整合服務。權限則是依角色定位管理，並提供部門、職級與自建群組的分類管理，便於出席人員的設定。

建立新會議時，一般會議所要求的資訊，在這套平臺的介面上都有詳盡的欄位可供輸入，像是會議名稱、大綱、時間、地點、議事管理者、主席、記錄人員，另外，出席部門、人員也可以自行設定。並可加入臨時帳號，提供外部使用者登入之用。

在安全性設定方面，這套系統也具有一些管控設定，像是可以將會議權限設定為「僅開放給與會人員」，或是設定檔案下載的開放時間，減少文件取得的可能性。不過，很可惜這套產品對於文件同步顯示可能出現的洩密行為，例如畫面擷取，無法有所防範，只能加入浮水印，多少增加一些防護性。除非終端裝置也要統一受到管控。

另外，這套產品也提供簡單的統計分析功能，像是可藉由每次會議的登入狀況，來了解會議出席狀況，並提供OLAP分析功能，之後，能將結果匯出成Excel表格。但很可惜的是，會議記錄方面，MeetingHub所提供的機制與支援較少。

最後提醒的是，在大型會議上，如果多臺裝置都要透過無線網路連上企業網路、登入會議系統，企業勢必同時需要考量部署的無線網路環境是否足以應付。而且，由於這套系統並沒有限制帳號數量，因此價格並不便宜，89萬元起。

從後端系統可上傳同步開會所需文件
新增會議時，如同一般會議管理工具，可以輸入所有關於會議的資訊，像是會議名稱、大綱、時間、地點與人員，需同步顯示的會議資料也需要由此上傳，支援的檔案類型包含Word、PowerPoint、PDF、圖檔與電子書格式。

產品資訊

●建議售價：89萬元起 ●原廠：哈瑪星(07) 536-4800 ●網址：www.hamastar.com.tw ●後端系統需求：Windows Server 2008 ●用戶端作業系統需求：Android、iOS與Windows ●主要功能：會議管理、資料上傳、權限管理、跨平臺同步機制 ●可支援同步顯示的檔案格式：DOC、DOCX、PPT、PPTX、PDF、ZIP（PNG、JPG）、IPA、IPH、APA、APH

【註：規格與價格由廠商提供，因時有異動，正確資訊請洽廠商。】