Google雲端儲存服務與自家郵件、線上編輯深度結合

身為雲端大廠的Google，提供的雲端儲存服務同樣具有檔案同步與分享的能力，值得注意的是，該公司目前有兩種方案，一是Google apps for Work，每用戶儲存容量為30 GB，每人每月5美元（年繳有優惠價50美元），另一是Google Drive for Work（又稱Google Apps for Work Unlimited），每人每月10美元，但最低需開通5位使用者帳戶，主打特色是儲存容量無上限，在這次測試的所有服務中，也只有微軟OneDrive for business能提供相同的條件，對於容量需求高的用戶來說，相當具吸引力。

基本上，兩種方案均提供集中管控能力，但當中仍有些許差異，Google Drive for Work對於雲端硬碟的管控能力更高，像是多了較進階的雲端硬碟管理設定，並可檢視雲端硬碟內容和共用狀態的分析資料，以及對應電子蒐證用的Google保管箱機制。

另外值得注意的是，兩款方案的儲存服務內容均包含Google Drive、Gmail與Google+相片，由於儲存空間的計算不只是雲端硬碟，與一般專屬雲端儲存服務不同，相當特別。再加上Google帳號本身結合眾多自家雲端服務的應用，像是能搭配Google Doc、日曆、Hangouts等功能使用，且各服務的整合度也相當高，使得這款產品不容易以一般檔案同步分享服務來看待，不過，我們這次仍會以Google Drive的檔案管理與分享功能特色來加以介紹。

從雲端儲存的面向來看，其中Google Drive可結合Gmail、Google文件等服務一同應用，更強調企業整體協作能力較強。另一方面，Google本身的強項，搜尋功能也在雲端硬碟服務中帶來不錯的使用體驗。

與其他Google線上服務相同，兩種企業應用服務全以SaaS雲端服務的運作方式，直接線上租用即可，並能開立發票，企業用戶要獲得應用相當容易。在此架構下，相關系統服務存放於Google全球13個資料中心內，臺灣也有一座，提供資安防護、備援、備份等功能。

企業申請時，Google Apps或Drive for Work會要求驗證公司網域，之後管理者登入帳號時，便能在Google服務中找到管理員的服務項目，或在網址列輸入admin.google.com進入管控臺介面。

基本上，這個後臺允許企業用戶自訂網址，並能在介面換上企業Logo，讓公有雲服務也能打造得像企業專屬雲端硬碟網站一樣。

建立企業使用成員時，方式也很多元，你可以手動新建，也能匯入CSV檔快速匯入大量帳號，並支援結合企業Windows AD或單一登入機制。

檔案共用以全域管控為主，並能依部門設定資料存取權限

在Google管理主控臺的操作上，主要管理介面包含像是使用者、應用程式、裝置、安全性與管理者設定等項目，其中Google 雲端硬碟的管控設定是在應用程式設定的Google Apps項目下，設定方式是以服務導向為主。其他主要應用程式管控項目還包含日曆、Gmail、網上論壇、行動服務與保管箱的設定。而管理者也有權力能夠禁止使用者啟用哪些服務。

在Google Drive的設定中，這裡提供企業管理者對檔案共用的管控能力，對於雲端硬碟的管控主要是區分網域內外的使用者，以限制使用者共用檔案的權力。

舉例來說，為了防止機密敏感文檔被輕易共用出去，管理者可以完全禁止企業內部與網域外的人共用檔案，並可同時管制或開放內部者接收網域外的使用者所分享共用的檔案，另外，管理者也能視需求，決定開放外部共用的程度，像是允許分享給外部使用者時顯示警告訊息，管控設定容易。

另外，管理者也可以對應用程式的使用方式進行管控，像是禁止用戶PC端的同步功能，或是限制行動裝置離線文件應用。這裡還可以依據不同子機構（譬如各部門）來套用不同管理政策。而不像之前提到的檔案共用管控，是讓網域內成員都遵循一致的管控策略。

Google服務還有一個令我們感到很滿意的地方是，已考慮到新舊員工更替的情況而提供交接功能。當人員異動、業務需要交接時，管理者只要在介面上輸入新舊擁有者的電子郵件，就能搬移所有郵件與雲端硬碟的資料給新使用者，不用等待。

由於Google平臺旗下服務項目多，整體管控設定操作看起來會比其他專屬類型產品看起來複雜許多，Google服務並提供多種管理角色權限制定能力，讓不同權限的管理員可以檢視各自需要的控制臺項目。如果企業使用成員多，對於平臺又不夠熟悉，所幸，我們可以聯絡代理商請求協助。

在報告管理上，Google Drive for Work本身也提供了一些既定項目。針對雲端硬碟儲存的項目，管理者可檢視檔案瀏覽權限的統計資訊，並能夠檢視這些共用檔案與資料夾的事件記錄。這裡並具備稽核功能，讓管理者能檢視雲端硬碟的各種活動記錄，並能匯出成Google試算表或CSV檔，可惜這裡資料都是以英文描述，並未中文化。

至於使用者登入安全性方面，Google將會根據IP位址判斷使用者的登入位置，如登入位置在不常出現的地點，系統會寄出可疑登入通知，使用者可以變更密碼、設定兩階段驗證或者移除裝置存取權。

檔案分享容易，連結分享時並提供細膩的權限管控能力

對於使用者來說，在Google雲端硬碟使用上，不論是檔案分享或雲端硬碟的使用與搜尋，都有很高的自主彈性。

操作上，像是在邀請使用者共用資料夾或檔案時，系統可以發送邀請共用的電子郵件，同時也能設定他人對檔案的存取權限，像是編輯、註解或檢視，只有檢視權限的人將無法下載檔案，之後也能轉移檔案的擁有權，或是移除共用權限。

若要做到更細緻的共用設定，在進階設定中有更多選項讓使用者去調整，像是可以設定為企業群組中，限制知道連結的使用者才能存取，或是企業群組中的人皆可尋找和存取；對於企業外部成員，即使是沒有登入Google帳號的使用者，也可以設定為知道連結的人都能存取，甚至完全開放的狀態。這樣的設定方式，比較在意分享彈性，而沒有設定密碼的額外防護。

附帶一提的是，Google Drive也具備防毒機制，像是我們將病毒測試檔上傳共用時，對方收到共用點擊檔案下載時，系統會提示此檔案遭防毒感染，而無法共用。不過，系統只能針對小於25 MB的檔案掃描病毒。

Google線上文件與其強大的搜尋功能，完整融合於Google Drive服務中

在Google雲端硬碟上，線上編輯與搜尋應用也是一大特色，並且相當實用。像是在介面上就能夠直接應用Google線上文件服務，建立文件、簡報、試算表、表單與繪圖。而且Google近期更是強化了對於微軟的Word、Excel和PowerPoint檔案文件的支援，可以不用轉檔、直接在在線上編輯，比以往使用速度更快。

值得一提的是，在檔案共用的情境下，Google試算表可以設定通知規則，也就是一旦該檔案類型有更新異動，便能以郵件通知文件共用者，相當方便。

在檔案檢視方面，Google Drive已經做的不錯。像是介面上可切換版面配置，可快速縮圖或以清單檢視，線上檢視也能支援微軟Office文件、PDF文件，以及多種圖檔與影片格式的直接預覽。即使是不支援的檔案格式，平臺也會提供建議選項，使用第三方應用程式開啟或編輯。

另外，我們從雲端硬碟的介面設計上來看，提供許多快速檢索項目，像是與我共用的項目、星號標記、近期存取，對於使用者快速尋找檔案很有幫助，介面右側窗格並可顯示與活動記錄與檔案詳細資料。此外，Google Drive介面本身也能切換成適合平板觸控使用的新版UI介面。

當然，提到Google服務，其搜尋功能更是不能遺漏的重要特色。在Google雲端硬碟的搜尋列功能上，搜尋時將能找到文件檔名、內容相符的結果，進階搜尋功能也有提供，可針對類型、瀏覽權限與所有權等分類來過濾搜尋，甚至一般Google搜尋會用到像是「type:」這樣的參數或指令，這裡同樣可以獲得應用，相當實用且方便。

同步功能與行動平臺應用均具備

至於與PC端的檔案同步功能方面，Google雲端硬碟可支援Windows與Mac OS系統，預設上，個人資料夾與共用資料夾都能直接同步到PC端，但使用者也可以選擇僅同步部分資料夾。

至於其他行動平臺支援性上，可搭配iOS、Android、Windows Phone與BlackBerry平臺的App──Google雲端硬碟，算是豐富。我們實際在iOS與Android平臺使用App時，都能順利上傳、下載檔案，或是點選檔案共用連結。最令我們印象深刻的是，在介面上會顯示一個大大的＋號圖示，使用者按下去之後，可以直接在雲端硬碟上建立新文件，而不只是檢視、下載、上傳與分享，這也再次突顯出它在雲端儲存的協作能力。

最後附帶一提的是，Google平臺本身在支援與擴充性有很大的優勢，基本上Google Apps提供API，因此使用者可以考慮自行開發，經銷商神通資科本身也提供客製化服務。或者是，你也能從Google Apps MarketPlace中選用第三方所開發的應用程式，舉例來說，像是gControl的功能，包含客製化登入頁面、IP限制、密碼政策等功能。

集中管理Google所有服務的相關設定

在管理控制臺主頁中，企業管理者可以將使用者新增至企業帳戶中，並啟用想讓員工使用的Google應用程式，以及設定Google Drive的權限控管原則。

具備管控企業內外成員共用的使用方式

在Google Drive的管控上，企業管理者對檔案共用的管控，可區分出網域內外的使用者，以禁止或允許使用者共用檔案的權力。

行動裝置的檔案分享應用也很容易

Google雲端硬碟在行動裝置上的操作也很便利，檔案共用與存取權設定都可以調整，介面上更有一個大大的＋號圖示，使用者可以直接在此建立新文件，相當特別。

【註：規格與價格由廠商提供，因時有異動，正確資訊請洽廠商。】

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