微軟企業檔案雲端服務提供豐富協作應用能力

在雲端儲存服務的比拼之下，微軟推出企業檔案同步和共享服務OneDrive for Business，這原本是SharePoint Online的附屬服務，從去年開始成為可單獨訂閱的獨立服務。

在功能上，OneDrive for Business主要提供PC端檔案同步機制，檔案分享時可設定編輯與檢視權限，並支援iOS與Android行動平臺使用，表現與一般檔案同步分享服務功能差不多。

比較吸引人的是，目前此方案的計費是每人每月160元，與其他同樣以使用者數來計費的服務來說，它的費用算很便宜，而且，每人的儲存容量沒有限制，讓使用者無需擔憂儲存空間。

從雲端儲存的面向來看，OneDrive for Business並能結合Office Online應用，讓文件檔案的共用可以更直接的在線上進行，服務本身也提供不少協作機制，應該能在企業內部的檔案與工作有不錯的幫助。只是，單就OneDrive for Business來說，在檔案分享的企業管控能力較低，若使用者要強化這方面的功能，需額外購買SharePoint Online。

基本上，企業訂閱OneDrive for Business服務時，需驗證網域擁有權，之後管理者可以建立企業使用者帳戶，便能讓使用者登入並直接開始使用OneDrive for Business。

值得注意的是，由於OneDrive for Business服務屬於微軟Office 365平臺的一部分，因此，當管理者登入後會先進入Office 365 系統管理中心。

個人分享彈性高，管控以帳號安全為主

在微軟Office 365系統管理中心的介面上，Office 365集結許多微軟線上服務的管控，因此不僅是OneDrive for Business，其他服務也都是由此管控。這裡並允許企業用戶設定布景主題，放上企業Logo。

要將企業成員加入管控很容易，管理者在使用者項目中，可以下載範例CSV檔，將帳號資訊套用進去之後並上傳，即可快速大量新增使用者，這裡同時也提供單一登入與Windows AD同步處理的相關設定。

在使用者帳號登入安全性方面，OneDrive for Business的也提供基本的使用者的密碼到期原則設定，也能設置兩步驟驗證，強化使用者帳號的登入防護。

不過，由於微軟雲服務項目多，因此一些設定也會顯得較為分散，像是密碼到期原則，並不是在使用者項目中去設定，而是要到服務項目下的密碼服務去設定。

當然，微軟雲服務項目眾多也不錯，讓使用者也可以很容易的使用相關服務，像是Office Online。或是額外租用像是Exchange Online、Lync Online與Yammer等服務。

至於檔案分享方面OneDrive for Business給予使用者相當大的檔案分享彈性，如同中華電信hiCloud Box（e），管理者在檔案分享的管控上，並沒有設下太多限制，主要是由使用者個人，來決定授予內部或是外部使用者存取的權限。

當然，若是管理者想要有更完整的管控功能，可以同時購買SharePoint Online與OneDrive for Business，兩者的每位使用者月租都是160元。如此一來，企業透過SharePoint文件管理解決方案的管控與稽核功能，提供管理者對於內部成員檔案使用分享的管控能力，像是限制限制內部使用者將檔案分享給外部人員，而OneDrive for Business提供的同步功能，以及行動App應用，也補足原本SharePoint在這方面的不足，並提升使用者對於個人檔案應用的方便性。

更重要的是，現在兩者之間的檔案交換也很方便，甚至，使用者也能將SharePoint Online的文件庫，同步到本機電腦上，讓應用更交錯。

當然，這樣的整合應用，對於使用者應用時也可能會變得有點複雜，若兩者的整合性能夠更高，應該會更好。

邀請通知操作方便，存取權設定也很直覺

基本上，OneDrive for Business的檔案分享管控方式相當簡易，是以使用者個人為主，檔案或資料夾擁有者，自行設定檔案或資料匣的存取權限，設定共用對象，同時能賦予編輯或檢視的權限。

邀請共用時的操作很方便，像是輸入對方名稱或Email時，輸入幾個字就會跳出企業內部成員建議提示，若輸入外部成員的電子郵件，介面上也會提示這是組織外的使用者。使用者可設定邀請對象的存取權，像是允許編輯，或檢視。設定完成後，系統便能自動以電子郵件寄送邀請。在這個邀請介面上，你也可以很快速查看已經共用的使用者與其權限。

另外，使用者可以指定外部使用者需要登入才可以存取，或是開放為不用登入就能存取，也就是將檔案與公眾分享。以微軟服務來說，這裡的登入包含微軟本身Office 365平臺的帳戶，以及Microsoft Account（也就是登入MSN或Skype的帳戶），對於多數使用者來說，應該算是方便，畢竟許多人都曾經使用MSN與Skype服務。

值得注意的是，這裡的管控設定並不多，管控算是比較開放，不像其他檔案分享和共用服務還會強調分享時可以設定密碼保護。

協作應用值得嘗試，異動提醒與工作流程機制很不錯

在檔案管理上，OneDrive for Business的介面上也提供3種呈現方式──最近、與我共用，以及已追蹤的檔案檢索方式，使用者要檢視特定檔案目前是否已被共用也相當容易，因為在檔案後方就會顯示共用狀態，讓使用者能快速掌握各檔案的共用情況與修改時間。執行介面上的關鍵字搜尋時，可找到檔案名稱與內文相符的搜尋結果，很不錯。

特別的是，OneDrive for Business的介面檢視還有更進階的設定方式，像是能依據行事曆、甘特圖的形式，以更為視覺化的方式來追蹤檔案與工作，提供相當不同的檔案檢視型態。

線上檢視與編輯也能算是OneDrive for Business的一大特色，使用者在網頁介面上就能直接建立Word、Excel、PowerPoint、OneNote文件與Excel問卷，新建時將自動跳轉到Office Online去編輯，使用者也能在文件編輯時設定檔案共用對象，操作很彈性。其他像是PDF文件以及多種圖檔與影片格式，也都能夠直接在線上檢視。

OneDrive for Business在檔案分享協作的應用上，有相當不錯的表現。舉例來說，使用者介面上提供工作流程的應用，當使用者將檔案共用給他人時，待對方修改並儲存後，使用者可以透過工作流程批准後，再將修改好的檔案分享給其他人看。若是使用者尚未批准，其他人只會看到未修改前的內容。

另外，使用者在共用資料夾的操作時，也可以將文件執行取出功能，就能夠暫時讓其他共用者無法編輯，這樣的檔案鎖定方式也很實用。

另外，介面上的提供設定功能也很有幫助，像是使用者針對資料夾設定提醒時，可以彈性制定提醒的條件，像是新增或刪除檔案，或是有人變更我上次修改的文件，都能寄送通知，而通知對象可選擇自己或其他成員，傳送方式上也能選擇以電子郵件或是以SMS簡訊傳送連結，時間上也能選擇每日寄送或立即傳送。讓檔案共用協作時，可以更主動去掌握情況。

綜合來說，對於使用者而言，OneDrive for Business提供Office整合、共同編輯、全文檢索、文件核准流程，相當方便。

檔案同步至電腦與行動App的應用方式均有提供

在同步與行動端方面，OneDrive for Business有個明顯的優勢在於，微軟本身就提供桌面端與行動端的產品。因此，在PC端的同步功能方面，當然能夠支援Windows系統，若要執行同步，使用者需要預先安裝電腦上的同步程式，之後可從OneDrive的網頁介面上對著資料夾執行連線至用戶端，將檔案同步至本機電腦上。在Windows檔案總管上也有同步狀態的顯示圖示，讓使用者直覺了解同步狀態。

更重要的是，在Windows 8與Windows 8.1系統上，OneDrive for Business將具有不同於一般的同步使用特性。舉例來說，在Windows檔案總管中，你可以看到OneDrive同步資料夾中的檔案，但是，其實這份文件並未真正下載到本機之中。當你點選其中檔案開啟時，這時將彈跳出一個下載視窗，而這份檔案才真正下載到本機內。

這一種同步檢視機制，其實跟行動App上的運作方式一樣，用戶使用檔案時，才會執行下載，而不像以往PC上的同步功能都是背景自動上傳、下載。對於本機磁碟小的使用者來說很實用，不會太佔本機的儲存空間，但若是同步檔案較大，使用者就要等待一段下載時間，才能開啟。另外，在Windows 8與Windows 8.1的系統上，使用者可以直接啟動OneDrive的Windows 8 App。

但是，OneDrive for Business在Mac OS系統上的同步功能，目前只有預覽版可供下載，這樣的支援速度對於微軟這樣的大廠來說，有待改進。

至於行動平臺的使用上，OneDrive for Business也有iOS與Android系統平臺的App，當然，自家Windows Phone的支援也是必定提供。

使用這些App時，清單瀏覽時，對於圖檔可縮圖顯示，並可切換版面配置，使用算便利，介面上也有明顯的＋號圖示，讓使用者上傳檔案的操作可以很直覺，但不像Google雲端硬碟的App，還能從這裡直接建立新文件。另外，App介面上無法設定檔案共用也很可惜。

還好，有應用程式密碼防護，讓使用能多一層保障。

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服務屬於Office 365平臺的一部分

基本上，OneDrive for Business服務屬於微軟Office 365平臺的一部分，因此管理者登入的主畫面將是進入Office 365 系統管理中心，這裡提供微軟所有Office 365相關服務的設定與控制。

具備管控企業內外成員共用的使用方式

基本上，訂閱OneDrive for Business後，最基本的設定就是使用者帳號管理，這裡對於大量帳號的匯入支援性高，可以上傳CSV檔快速新增，也提供單一登入與Windows AD的支援能力。

行動裝置的檔案分享應用也很容易

OneDrive for Business也已經提供iOS、Android與Windows Phone系統平臺的App，基本下載、檢視還算是可以，搜尋功能的使用也還算容易，但不像Google雲端硬碟App可以直接建立新文件。

【註：規格與價格由廠商提供，因時有異動，正確資訊請洽廠商。】

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