雷射複合機主流功能大剖析

傳統的影印機、印表機、傳真機、掃描器等辦公室必備的事務設備，易耗費企業大量的使用成本，並造成管理與維護的負擔，而數位、雷射複合機的特色就是企圖整合影印、列印、傳真與掃描等不同功能，取代所有事務設備，滿足企業多樣化的需求。如此一來，數位複合機可取代多臺單功能設備，部署上更為精簡，不僅能夠減少電量消耗，也可以增加辦公空間的利用效率，或是縮短操作流程。此類設備目前以租賃方式居多。

此類高階設備通常具備處理器、記憶體、硬碟，就像1臺個人電腦，能配合多樣化的數位文件管理功能，可減少紙本文件的列印量，並能簡化工作流程。複合機能夠負擔企業內較大的輸出印量，透過制定政策與控管機制，利用設備功能將文件電子化，為企業建立良好的列印工作流程。

而複合機本身，並針對列印工作流程方面，在硬體上添加許多便利性的設計，例如增加進紙匣的進、出紙張數，可避免時常需要人力裝填的問題；分頁裝訂器，可免除人工作業程序；操作面板旁內建USB連接埠，臨時列印有需求的使用者，可以不需要透過電腦，便能在複合機上執行工作。

操作簡易度輔助功能，有助於執行效率提升

在使用上，數位複合機是企業內部員工均可操作的設備，因此，介面的易用性是需要考慮到的，才能夠讓工作流程更順暢。

例如要將影印或列印的文件作「單面多頁列印」時，要能使多數員工在初次使用此功能時，便能迅速找到執行方式，而不至於站在數位複合機前，浪費過多的時間，導致影響工作效率。這次我們測試Kyocera KM-3060時發現，在觸控面板上有提供使用說明功能，針對各個功能有文字說明與圖示的使用教學，這是個很貼心的設計。

而我們在掃描時，有時也需要確認輸入的內容、範圍是否無誤，以我們這次實測的Kyocera KM-3060、Lexmark X854e與Ricoh MP 5000為例，都提供可在螢幕上預覽的功能，以預覽的功能性、方便性來說，表現最好的是Kyocera KM-3060，使用者可以預覽列印設備硬碟中的檔案，影印、掃描檔案時，也可以事先預覽再執行，避免錯誤影印、掃描的發生：Ricoh MP 5000主要是預覽本身設備硬碟中的檔案，而Lexmark X854e的預覽，需針對掃描方式逐一設定開啟。

在使用時，我們有時需要輸入名稱、寄件人、電子郵件，在中文輸入方面，幾乎都可以使用注音輸入，僅Lexmark X854e是使用拼音輸入，整體使用上，雖然不是很方便，但可以輸入中文多多少少還是不錯。

以整體操作介面來說，找到想要的功能均不會太難，Canon、Kyocera與Ricoh的設備均使用寬敞的觸碰螢幕面板，並將功能、選項充分列於螢幕上，在設定項目上的確很豐富，我們可以先點選要使用的功能，進一步變更設定。而HP的設備面板尺寸較小，不過操作時較有層次感，讓人有下一步順序的使用過程，不過，這樣會因不停的換頁而感覺較麻煩。Lexmark的設備在使用方式則最與眾不同。它必須先決定傳送方式，再執行功能。舉例來說，我們在執行掃描功能時，在功能選單最上層必未發現掃描功能選項，必須先選擇傳送方式後，始可啟動，與習慣上先選擇掃描，再選擇傳送或儲存的方式不同。

其他重要的附加功能也已有一定普及度，例如還有高壓縮PDF功能，可以讓我們在傳輸上能夠更有效率；機密列印功能，可以確保列印重要文件時的安全性；單面多頁列印與雙面列印功能，讓我們可以減少紙張的使用量。

的確，數位複合機的功能越來越完備，但要將這些功能妥善運用，才能夠幫助企業節省成本與增加行政效率。

強調文件數位化，減少列印浪費

除了基本的影印、網路列印、掃描、傳真功能，複合機也企圖在無紙化工作佔有一席之地，紛紛強調能以數位化的方式，將所掃描的檔案存至本機硬碟中，或是直接傳送至公用的檔案伺服器、指定資料匣內，也可以用電子郵件傳送至收件者，或是存入USB隨身存取裝置中。

數位複合機含有硬碟能夠讓資料存取更方便，我們可利用此儲存空間放置常用輸出檔案，避免每次列印常用檔案時，仍要往返於個人電腦與數位複合機之間；我們也可將列印檔案先儲存至複合機的硬碟內，等人走到機器前再開始列印，避免文件不小心被取走，或是設定密碼保護；甚至是設定工作排程，當有大量文件需要列印時，設定下班後再進行列印動作。

在傳真方面，我們可以利用傳真轉傳功能，將接收到的傳真備份到指定的電子郵件位址，或檔案伺服器等。甚至可以設定傳真規則，依來電號碼、文件名稱等條件，將自動傳送至指定位置，讓使用者可以更方便地收取傳真文件，增加便利性。

將傳真數位化後，也可做到省紙的效果，例如，能將所接收的類比式傳真訊號，轉換為數位格式，依規則轉發到不同目的地，能節省因經常複印文件與接收傳真所造成的浪費，同時亦可使文件以電子化形式備份儲存。

配合管控機制，加強列印管理

現在的數位複合機也可配合列印管理機制，記錄所有列印歷程，讓管理者透過內嵌式的網頁伺服器，去遠端監控設備的工作狀態與列印記錄。此外，設備故障時也能以電子郵件等方式，即時通知管理者維護，或者在觸控螢幕上以顯示障礙排除方法。

除了透過設備功能，以減少列印支出外，企業也可導入廠商所提供的列印控管機制，以監看或鎖定的方式，來控管員工列印量，達到防止濫用列印資源的目的。

目前許多複合機設備均內建控管機制，能儲存、設定多組員工帳號與密碼，讓每位使用者在操作之前，必須先透過認證才能使用，但這麼做會增加操作與記憶密碼的負擔，不過若能夠與AD整合，相對能夠減少使用者的負擔，我們測試的5家設備均能夠與AD結合。

在原廠的管理軟體方面，在各設備的官方網站就能免費下載，目前這些軟體多半都是僅支援自家廠牌設備。例如HP的Web Jetadmin、Lexmark的MarkVision、Ricoh的WSDM、京瓷美達的KM-NET for Accounting，以及Canon的imageWare Accounting Manager目的都是能管理企業內部所有同廠牌的網路列印設備。

這些軟體大多能遠端即時監控所有設備狀態，而且當故障發生時會自動傳送警示電子郵件，同時也能記錄每臺設備的每項列印工作，並自動產生統計報表，方便管理者掌握各輸出設備的狀況；不過，大多數這些廠商提供的軟體，僅能監控自身廠牌輸出設備的列印情形。

如果企業已部署大量各種廠牌、不同等級的輸出設備，也可以使用原廠或第三方廠商提供的列印管理軟體，統一管理所有紙張的列印量。

此外，我們也可以藉由原廠應用程式的配合，或導入外掛式的列印管理機制，與AD整合並紀錄列印工作，或是鎖定各使用者的列印權限等，甚至側錄每筆列印工作的文件內容，建立嚴謹的安全監控工作。

在複合機的功能使用上，許多人常認為，使用久了就會習慣，但企業最好應透過制定政策的方式，教育員工如何使用，宣導員工妥善運用設備的功能，建立良好的使用從使用習慣，並配合管控機制，以加速員工作業流程與減少紙張浪費。

複合機的面板操作介面可分為觸控螢幕、功能鍵區與數字鍵區塊。大尺寸的觸控螢幕不僅視覺上較寬敞，使用時能夠呈現的資訊也較豐富。

具有預覽功能的複合機，在視覺呈現上比較直覺，我們還可以將內容放大，便於檢視細節。

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