Android加持！大型辦公事務機終於打破傳統功能局限

現在的企業級影印機、多功能事務機早已成為網路化的設備，內建處理器、記憶體、韌體與網路功能，也能連到公司檔案伺服器、郵件伺服器，而設備本身的操作方式與作業系統，其實也隨著時代變遷有逐步轉型的態勢。

有很長一段時間，我們使用這類大型列印設備，看到的介面都是實體按鍵搭配觸控面板，而桌上型或低階多功能事務機種，甚至只有實體按鍵搭配LCD文字顯示螢幕。

而隨著面板技術與觸控技術成熟，由於成本可以更低，對應當前使用習慣與潮流，現在即便低階機種也開始配置觸控面板，同時，機身所搭配的面板尺寸也越來越大，像是從3吋、4吋，到現在多數已是8吋與10吋。同時，各家廠商也不斷改良自家操作面板、圖形化介面與韌體，以提供方便的操作形式。

不過，大約三年前我們在其他辦公網路設備中，看到新的變化。像是國內掃描器廠商Plustek，推出的A4桌上型掃描器，就開始內建了7吋觸控顯示螢幕，而這個觸控螢幕面板，其實也就是嵌入一臺Android系統的平板。這麼一來，克服傳統掃描器無法從本機直接變更掃描設定的限制，能直接預覽、編修掃描文件內容，目的是為了讓系統操作更直覺。直到最近，我們則是首次看到有引進國內的列印設備，開始改以基於Android系統打造，這是否也意味著新的轉變趨勢呢？

再以事務機的列印與掃描工作流程來看，既往帶來的改變幅度卻不是很透徹。舉例來說，過往如果要印出一個簡單的標語文字，大家總是習慣先到電腦前開啟文件或圖像軟體並編輯，之後按列印，再走到事務機前領取印出文件。

爾後，在事務機的觸控面板功能上，雖然開始提供對應日常辦公的應用，像是證件掃描與文件預覽的應用，但內建功能仍少，其他客制化功能雖然也有，但端賴於設備廠商的態度。而且，一般而言，事務機上的觸控反應，也不如手機、平板操作那樣靈敏與順暢。

行動列印也是近年來的熱門議題，各列印設備廠商幾乎都提供手機上的列印App，藉助手機App可隨處編輯的特性，讓掃描、列印工作不受地方限制，只是如何與設備連線，很可能考倒一些使用者。像是手機與列印設備連至同一網路環境，或是啟用Wi-Fi Direct，當然也有較簡便的NFC列印、Email列印等，但這需要企業規畫與使用者熟悉。

操作大型事務機變得像使用平板一樣簡單

在多功能事務機上，實體按鍵搭配觸控面板已經是多年不變的設計方式，像是下圖是過去我們測試的大型多功能事務機Ricoh Gestetner MP 5000。近年雖然也有廠商推出全觸控式的操作介面，但Ricoh是首家將設備系統改用Android平臺，而開發出自家特有的SOP智慧型觸控面板，讓事務機在既有影印、列印、掃描與傳真的工作上，能有更多幫助日常工作的應用。

最新Ricoh設備的操作面板（圖片來源／Ricoh）

早期Ricoh設備的操作面板（圖片來源／Ricoh）

讓大型事務機不只是辦公周邊設備，也能具有核心應用能力

近年，有廠商改變以往影印機、多功能事務機的操作面板與系統架構，那就是直接將10.1吋的Android平板嵌入其上，讓平板與大型列印設備合而為一。像是Ricoh去年底推出的大型多功能事務機上，配置了他們新一代SOP智慧型操作面板（Smart Operation Panel），就是基於Android系統開發的專屬版本，而過往我們並未看到有列印廠商這麼做，一改傳統事務機採取的作業系統架構。

更引人注意的是，他們在今年推出全新系列exSP產品時，不僅配置新一代SOP操作面板，並推出13款EZ Plus系列的App，讓日常辦公室影印、列印和掃描工作，能有更簡便的作法，目的是希望提高工作效率。

在這些App中，都具有相當實用的特色，讓簡單的文件處理可以更節省時間，進而增加生產力。例如，EZPlus Receipt Scan收據掃描的使用，可透過設備上的掃描平臺，快速掃描尺寸不一的多張收據文件，透過該應用程式將能偵測、分割與對齊，可畫分為不同影像，並可將個別掃描結果分別儲存至指定的日期資料夾，或電子郵件位址；而像是Masking的使用，如果使用者想要隱藏文件上的某些不必要的內容，可將文件直接掃描後，透過觸控介面預覽掃描結果時，用手指劃過隱藏內容處，就可直接以粗黑線條遮檔內容，再將文件印出。

其他還有像是複製多張名牌的Copy Clone，為文件添加企業識別圖示的Logo Insertion，以及可從掃描文件移除單色（如紅筆標注、咖啡漬）的Single Colour Removal，共13支應用程式。

這些應用看起來很熟悉，因為你可能在一般手機App上就有類似經驗，像是許多拍照與特效的App上，就能夠在手機上以觸控方式，加入圖片、畫上線條等，或是文件相關App應用，可以拍照方式掃描收據，並自動去除背景等。而在過去，要做到這樣的功能，必須透過PC加值軟體或手機行動App，來連接印表機或事務機的方式，才能達成。

而現在，由於能在事務機上用手機操控App的使用邏輯，更簡化了操作流程，一般使用者要實現上述的OA功能，變得更容易。像是要列印一些簡單標語、名片或號碼牌，直接在影印機前就能像使用手機App的經驗，如同小幫手，讓使用者在一些列印、掃描的工作情境中使用，變得更直覺。

從這樣的發展來看，若蔚為風潮，可望為多功能事務機帶來新樣貌，扭轉既有功能豐富卻長久不變的刻板印象，並能增添符合現代App潮流的應用。

提供專屬市集與應用App，要擴充客制化功能也很方便

以多功能事務機設備而言，過去各家廠商，幾乎都提供了在自家平臺開發客製應用的能力，而且，像是HP先前推出的列印設備也整合市集概念，強調與雲端服務應用結合，像是可應用Dropbox等服務，讓列印、掃描的雲端存取更容易，或是從雲端下載企業常用的表單。

現在，新一代大型多功能事務機本身的操作面板，若能基於Android系統所開發的應用，理論上，將更有利於整體客制化功能開發。也就是說，比起過去列印設備廠商在自己系統平臺上，提供客制化的功能應用時，應該會更容易，也更為開放。

在此架構下，Ricoh對應SOP智慧型操作面板的App應用，也為這套專屬Android系統，提供了線上App市集Ricoh Application Site，供企業用戶下載應用程式，合作夥伴也能配合開發出不同方案，讓平臺具有更大發展空間。畢竟，在商用多功能事務機的管理機制上，SOP系統並無法像一般Andorid手機與平板，可任意從Google Play市集下載各式應用。

另一方面，Ricoh將13 個EZ Plus App打包成不同套件來販售，包括入門套件、一般套件與教育套件，並採每月租賃方式提供，這樣的模式，也與現今市場上雲端服務與設備租賃的潮流契合。

像是現在租用理光彩色事務機，就送基本套件內含的四種 EZ Plus應用程式──Masking、Receipt Scan、Copy Clone與Image Divider，而每加一個套件，每月費用僅40元，在這種App搭售租用方式下，看來也更容易讓使用者買單。

而在EZ Plus的一般套件中，也有不少輔助日常辦公的掃描、列印功能，包含像是Logo Insertion、Letter Creator、Banner Print、Keyword Shortcut與Number Tag這五款App，讓插入圖案、製作簡易標語與橫幅，以及設計信件範本與號碼牌等內容時，都可直接在事務機前編輯並印出。

同時，Ricoh還針對教育市場提供相關應用，像是Trace、Book Cover Maker、Single Colour Removal與Picture Colouring這四款App，帶來調整影像濃度製作書寫練習頁，以及製作著色頁、書本封面與移除單一色彩等功能。

在上述偏重使用者前端操作的應用之外，在整體文件管理系統，臺灣理光本身也開發名為「一鍵入雲」的雲端服務，鎖定缺乏文件管理的中小型企業，讓使用者在新款事務機前，能將文件掃描或備存到此雲端平臺，且使用者透過電腦與手機，也能透過自己的帳號登入檢視，這裡並提供版本管理與版本回溯、多人檔案註解的功能。

辦公室事務設備整合Android早有前例

幾年前，我們已經看到掃描器廠商推出的新機種，即是基於Android系統的掃描器設備。像是在2014年，精益科技推出的Plustek eScan A150掃描器，它改變了傳統A4饋紙式桌上型掃描器的使用方式，不僅提供網路連線功能，機身上內建了7吋觸控顯示螢幕，也就是嵌入Android平板，提供與平板使用相近的使用體驗，讓掃描設定、結果預覽與編輯更直覺。

不像過去都要在搭配的電腦前才能調整設定，使用者在這樣更便於觸控的桌上型掃描器介面上，就能放大、旋轉、刪除頁面，拖曳變更頁面順序，以及調整亮度、對比與切割。

一機搞定6種進階文件處理工作

應用1：可同時掃描多張收據與存檔——Receipt Scan

● 應用情境：可將多張收據一次掃描成不同JPG圖檔來備存。

● 使用方式：使用者可同時將多張收據，放置在事務機上的掃描玻璃平臺，儘管收據大小不一，啟用Receipt Scan的App後，掃描時可偵測每張收據形狀，並自動校正影像並分為不同的掃描結果。接下來，使用者在SOP面板上的操作介面，即可預先瀏覽各影像的掃描結果，並可以拖曳方式將各影像存至不同日期的資料夾中。

應用2：遮蓋掃描文件的重要或敏感內容——Masking

● 應用情境：可將掃描文件上需要保護的機密資訊，快速遮蔽再印出。

● 使用方式：使用者在印出掃描文件之前，如果有需要隱藏的重要資訊，透過事務機SOP面板上的Masking App，就可以在介面中間區域的掃描結果上，直接用手指畫過想要遮蔽畫黑的區域，直接以黑色線條遮蓋內容再印出，而介面左側也有線條類型與粗細的選項，讓使用者可以彈性調整。

應用3：一次複印多張名片與名牌——Copy Clone

● 應用情境：可臨時列印多張名片、名牌、通知或說明。

● 使用方式：將名片或名牌放置於多功能事務機的玻璃平臺掃描後，透過SOP面板上的Copy Clone App，我們可從介面右側選擇需要的版面配置方式，並在中央區域預覽掃描結果與版面，以減少列印錯誤，介面右側並有底線選項，可方便裁切。

應用4：產生內容簡短的單張小型指示牌——Keyword Shortcut

● 應用情境：可在單張紙上簡便的印出簡短標語。

● 使用方式：透過多功能事務機上的Keyword Shortcut App，即可直接製作簡短標語的內容，介面右側上方則可叫出虛擬鍵盤輸入內容文字，並提供加入邊框、直向橫向、文字顏色與字型大小的選項，中間區域也能直接預覽後再印出，而不需在電腦上使用文書處理或影像編輯軟體。

應用5：以分割列印輸出大型標語——Banner Print

● 應用情境：可快速產生會場需要的橫幅標語並印出。

● 使用方式：即便要印出多張紙排列而成的橫幅標語，使用者透過事務機上的Banner Print App，就可在介面上方區域，透過螢幕鍵盤輸入要呈現的中文或英文內容，而在介面左右兩側也有文字大小與顏色調整的選項，接著，此App就會自動計算橫幅所需的A4紙張數，用戶按下列印即完成橫幅製作。

應用6：製作流水號標示——Number Tag

● 應用情境：可快速製作活動、物品標註與排隊的連續號碼並印出。

● 使用方式：透過事務機上的Number Tag App，使用者只要在介面右側設定編號的開始數字（Start number），以及結束數字（End Number），從介面左側的部分則可選擇文字顏色，並加上公司Logo與範本背景，就能快速印出適用於活動背號或物品標號的內容。