你的企業資訊入口網站門可羅雀嗎？

EIP主要用在收集及傳遞各種結構化的商業資料、協同作業、內容管理、整合應用程式等。企業採用EIP後，若未擺脫這些定性的用途，經營者又疏於管理和規畫，將使得網站成為空殼般的工具，或變成了深不可測的迷宮。

EIP固然使商業資訊得以透明，但搭配呆板的工作流程與冰冷的科技工具，只會逼迫使用者僵化地應對，重蹈紙本作業時機械式辦公的覆轍，以及員工制約化的工作習慣。雖然EIP集中且快速地在部門與人員間傳達資訊，但並無法保證可以促成員工產生腦力激盪與集思廣益的積極性目的，以攫取員工寶貴的隱性知識，增添企業本身的商業價值，並為辦公室作業帶來生氣蓬勃的新氣象，這個目標，還是仰賴人為的介入與配套方法。

企業資訊入口網站不受使用者歡迎，主要有三個面向。首當其衝的就是網站首頁充滿了主管的命令，讓員工迫不及待地打退堂鼓。接下來，則是文件過多且雜亂，員工閱讀時如墜五里霧，或是不斷地翻頁找文件，連使用者都迷糊了。最後則是EIP共同面對的隱憂，供應商無法提供視覺化的開發工具，讓網站設計者無法因應使用者的需求，因而造成使用率下漸，仍然突破不了流量的瓶頸。

老闆喋喋不休且耳提面命，員工避之唯恐不及
經營者投資高額成本在EIP，不外乎為了加快工作流程以因應市場競爭力，同時也展現E化的成果，將支撐企業營運背後的商業資料，統一地呈現在合作夥伴、客戶或員工面前。只是，伴隨著這些營運資料透明化以後，則是經營者發配工作及安排時程，回報、追蹤與驗收成果等步驟。

就目前的資訊技術，將E化系統中的資料顯現在入口網站上，已不是克服不了的瓶頸，接下來，經營者在乎的是這些資料如何結合人事與作業。當EIP緊密結合ERP或CRM後，獲取大量資料越來越快速，倘若此時主管還是侷限在過度強調工作結果，則員工的作業只會制式化地跟著資料走。雖然EIP取代了以往紙本式的公文和公告，縮短文件往返的冗長時間和不確定性，為員工增加了可自由運用的時間，如果主管還是不顧後果地交待更多的工作事項，從會議記錄、客戶訪談結果、專案進度、進銷貨現況、財務報表、績效評價等，唯恐這些節省下來的時間使員工有怠惰的空檔，主管成了最善用EIP的人，喋喋不休且耳提面命，反觀員工則倉皇逃離，避之唯恐不及。

站在經營者的立場，這樣的急切心態並無可厚非，只是，EIP建置一段時間後，缺乏轉型，上面充斥著主管每天再三叮嚀的待辦公事，以及限時回報的時程，缺少積極的雙向互動，員工只會感到時間是被高層決定的。所以當他們下班後，EIP就像辦公室關了燈一樣，沒有人想逗留，惡性循環下，制式化的內容，成了能免則免的工具。雖然E化必然會加重工作與心理的負擔，主管應避免主觀地認為這是使用EIP必要之惡。入口網站在發佈消息或配發工作的管道上，如果只用來單向的傳播資訊，一定會造成員工只有公事時才使用，當停留的時間越來越短，資訊的流動率自然逐漸下降，網站也將死寂。對員工來說，缺乏互相溝通和吸引力，EIP只是淪落為主管垂簾聽政的工具。

相同地，網路快速與便利傳播資訊的特性，讓入口網站成為了主管宣導重要政策的工具。只是宣導時，應適時地附加說明，不要因為工具的便利，反而充斥一些有頭沒尾、不知來龍去脈的政策指示，除了讓員工誤解為主事者宣揚豐功偉業以外，他們還是不知所措，使用者也很排斥這樣的EIP。經營者不要忽略，與員工同屬於一個企業的命運共同體中，雖然EIP是運籌帷幄的中心，但不要演變成主管作秀的場地，特別是在兩岸三地的分工作業下，外地的成員僅能在EIP與管理階層溝通，更應該避免他們對企業網站產生反感，封閉了對話的窗口。相對的，善用EIP卻是激勵外在行動工作者的最佳場所。

另一種相近的演變則是，主管既然花了許多錢建置EIP，自然期望員工熱烈地造訪，更甚者，主管會用其它工具監督員工使用EIP的次數與時間，從計數器到流量等，這種本末倒置的方式，自然造成員工的心理壓力與負擔，讓EIP成了罪惡般的工具。此外，主管也會用績效稽核的手段，強迫員工回到企業入口網站。

當然，上有政策，下有對策，員工除了勉強停留，卻不回饋內容，網站淪落為食之無味，棄之可惜的角力場，或為了應付主管，轉貼無關痛癢、前後無關聯的網路文章，看似豐富的內容，其實只是打腫臉充胖子的表相。威脅利誘強迫使用者停留在EIP上，其實是件吃力不討好的工作。EIP介面單調，以及死氣沉沉的文字與圖表，無助於辦公室效率，轉型過程中，試著多一點激勵與互動，轉向使用者的層面與想法，讓網站保留情感，擺脫工具的角色。

找資料像在大海撈針，入口成了迷宮
對於另一些有心的經營者，對EIP寄予過高的厚望，結果將資料一股腦地往裡面丟，缺少結構化的整理。當然，員工或許會很樂於欣見EIP中有豐富的資訊，不再只是產品說明、客戶名單、會議記錄、業績現況、庫存數字、進度匯報、專案時程等，然而，當員工吸收不完，又如何挪出空閒回饋心得。

主管既然花了重大的投資建立了EIP，見到它對員工帶來效益是想當然爾的想法，但主管也應考量員工能接受與負荷的能力，入口網站主要用來雙向的傳遞資訊，單面向又面面俱到的陳列資料，只會將企業資訊入口網站塑造成文件迷宮，除了讓使用者如大海撈針，縱使找到資料，也不會稍加駐足，將到手資料列印出來後，便退出網站，或者乾脆轉而求助於網路上免費的搜尋引擎。這時候EIP成了深山中的寶庫般，員工不是不得其門而入，就是搬不動裡面的寶貴資料。

不論使用對象為何，在資料要放入EIP不但要適當地取捨，內容上也要考量閱讀者的便利，過多的無益用語對讀者是心理上的負擔。此外，主管應用EIP時，也不必將包山包海的功能全都啟用，以免員工光是看各區的內容就耗費上班時間，消滅了建置EIP的目的。

至於放那些內容，主管不妨思考一下企業本身的地位與商業策略，提供緊密結合的資訊，如果有些資訊看似有用，卻想不出所以然來，不妨捨棄，或訂定呈現時間，過後大方地刪除。或許與員工討論一下，取得共識，讓工具發揮最大效益，但不必過度滿足需求。

建置初期未挑選廠商，功能缺陷浮現檯面
EIP本身功能的缺陷也是使用者望之卻步的原因，由於初期的目標很容易滿足，在中小型企業的市場中，通常具備公佈欄、討論版、行事曆等，就足以滿足最初的需要。但使用多年後，無論是企業因市場規模而擴充組織，同時衍生需要開發新的功能模組，或使用者對商業資料的新需求，都開始考驗著入口網站。如果供應商因應這些需求，卻又缺乏對應的開發工具，這些網站很容易成為企業中的燙手山芋。

相信企業採用EIP這段期間以來，除了面對了整合ERP、CRM、SCM、KM等各式異質系統外，也在協同作業上，遇到結合應用程式的需求，如即時通訊（Instant Message）、單一登入（Single-Sign-On）、視訊會議、VoIP等，以及行動運算週邊等。這些新一代的需求，並非只是加值的應用延伸，慢慢地也會成為EIP必要的元件。所以企業因應這些功能模組，不僅要瞭解EIP是否能彈性地擴充，如果能具備高度整合的開發工具，不仰賴供應商就可以自行開發，則成本可以立竿見影地縮減。這一點，我們從Novell及新人類資訊都獲得相同的共識。應用EIP一段時期後，視覺化的開發工具伴演關鍵性的轉型角色。

這些開發工具特性是快速產生需要的功能模組，避免撰寫程式碼，不僅於此，還要能連接企業已存在的底層系統（Legacy System），不是為了新增模組就需要改寫整個網站程式，讓企業專注在資訊與流程的結合邏輯規劃，脫離舊式開發過程中撰寫程式碼的形式。

此外，高度整合的解決方案中，也會在開發工具中提供網站的頁面範例，讓資訊人員可以直接套用，加快上線運作的時程。這些特點逐漸受到供應商的重視，因為使用者也回應相同的需求。以Novell的入口網站解決方案為例，更細心地規劃，在開發工具中提供了視覺化網頁地圖的設計工具，如此，網站設計者可以站在使用者的角度規劃EIP。

新人類資訊則採用了另一種解決方案，從入口網站、工作流程、知識管理、開發工具等，都採用套裝的方式，企業只要採購後，安裝後便可以上線運作，設定步驟短，對中小企業而言，或初期不需要整合E化系統的企業，有助於減少建置的複雜度。這樣的套裝方式對使用者也帶來另一種優勢，也就是不需要太長的教育訓練就可以操作。

如果把企業資訊入口網站當成工具看待，很容易落入公式化的外觀與內容，其實，就如同一般的網站，EIP也需要企業各成員的關注，去蕪存菁，也讓商業資訊更精準。

EIP更需要經理人與使用者共同經營與管理
主管或許可以詢問一下員工的使用心得，如果得到的回應都是工作效益的提升，那麼，主管可能應該要警覺到，透過EIP，是否抓住了市場，但失去了員工的心，反而造成另一個落差。如果，連主管都覺得入口網站內容索然無味，又如何期望員工能將工作心得回饋到EIP內。
新人類資訊建議，EIP內容的品質可以先從兩方面著手：
成員帶頭示範，減少恐懼感
鼓勵常寫文章、閱讀習慣的同事，帶頭將文章張貼到網站上，並在標題與內容稍加潤飾，增進閱讀的吸引力。踏出重要的第一步後，慢慢地讓其它成員習慣地用文字記錄工作心得與經驗，並大膽地與同仁間分享。此外，作者公佈前也要從讀者的角度規劃文件標題的易讀性，因為應用EIP一段時期後，勢必累積了一定量的各式文件，如果閱讀者能藉由標題，便能在第一時間判斷是否是其所需，就可以節省寶貴的辦公時間。此外，張貼文件時，也要考量尊重閱讀者的權利，不要在文章中使用過多的無義辭，以及言之有物，特別是商業文件。以會議紀錄或專案討論區為例，如果附加的論點文章都只有一兩句無關痛癢的回應，不但佔用篇幅，閱讀上也常必須捲動畫面，讓使用者感到不耐煩。

採用認養制度，使用者自行約束品質
第二個建議是，建立認養制度，將EIP內的功能模組適當地開放權限，交由特定的員工控管品質，例如，新人類便在其CRM模組採用此種制度，除了有助於CRM內容保持更新外，不因為員工離職就將客戶資料帶走，此外，也避免員工互相搶奪客戶及削價競爭，對企業整體造成內耗和傷害。

這樣的管理方式，其實可以延伸到其它的功能模組。這些認養者並不一定侷限在部門主管，交由員工在共識及自由的氣氛中，管理EIP的文件品質，更有助於資訊的通透性與雙向溝通。主管則可以站在輔助或仲裁的角度，保有中立與公正性。此外，這樣的方式也避免主管與員工互動過於親近，而失去領導的尊嚴。

個人化portal是雙面刀刃，小心為上
現在EIP技術，都可以讓個人建立風格化的個人入口網站風格，如web parts或portlets等技術，portlet是採用Java技術所產生的Web元件，為一種可插式（pluggable）的用戶端介面元件，主要用來處理及回應用戶端的請求，並產生動態的資訊內容，透過容器（portlet container）管理，讓展現層（presentation layer）成為一個資訊系統，這種互動的過程不需經過管理介面，也不需要撰寫程式碼，所以使用者可以創造個人風格的入口網站。

雖然個人化可以吸引使用者善用EIP，但新人類資訊卻提出另一種觀點：個人化的portal可能過度的開放，反而會讓EIP品質失控。因為使用者可能會將股票或新聞帶進個人portal，雖然停留在EIP的時間增長了，卻無益於工作效率。特別是認養制度下，主管還是要適當地監督或建立配套措施，以免員工在個人入口內容上樂此不疲，對企業資訊反而漠不關心。

空洞又缺少關注的EIP，純粹為工作流程與商業營運導向，確實可造就高效率的員工，但抓住了商機，卻失去了員工的向心力，讓EIP成了員工的練兵場，給予其它企業挖角的機會，等於是替他人培訓人才。所以，EIP需要經理人、合作夥伴與員工共同經營與管理，創造轉型的契機。

使用EIP也需要教育訓練
EIP內的資訊不應透過高壓的方法，強迫使用者接受，而是採用吸引力的鼓勵方式，這一點，才是主管建置EIP的目的。畢竟，作為入口，只是個工具，它的成效，還是在於使用者如何善用它。當主管使用它來考核員工的績效，相信這會是有用的，但這只會讓員工誤解入口網站，並敬而遠之。

許多經營者都忽略一點，也就是控管EIP內的知識性文件品質。雖然資訊技術已能處理版本控制與文件分類，但經營者也應注意到文章的優劣。粗糙的內容對閱讀者而言，其實是心理上的負擔。艱澀與充滿著專業術語的文章相信是許多人共通的經驗。所以，文章在進入EIP前，應稍加潤飾。無論是艱澀難懂或用字輕浮的文章，只會讓使用者更拒於門外。雖然，在建置初期，經營者同時會對使用者實施教育訓練，著重在電子化流程的迭替，但入口網站就像企業的門面一樣，也需要使用道德與規範，適當地阻擋垃圾資訊四處分佈在網站內，這一點，也是透過教育訓練，讓使用者養成固定的習慣。文⊙張瑞隆