列印解決方案採購指南－－HP列印解決方案

HP是以Printer Base為主的廠商，產品種類也是同類型廠商中最多的，無論是數千元到數十萬元的設備，都一應俱全，只是無法像Copier Base的設備，將來可以額外增加功能，因此，選購時就必須決定適合公司使用的機種及功能。

HP採用3年全部租賃的方式，共放置10臺設備，包括雷射多印能印表機及彩色雷射印表機等，價格是依據每臺設備的列印量分區計價，黑白單頁成本除了CLJ 5550DN外（單頁1.8元），都在1元以下，其中LJ 9050 MFP更只有0.45元，價格頗低。

〔本文各項數據是依照所設定的虛擬案例〕

每臺設備搭配使用，確保每頁列印成本最低廉

HP在每個部門都放置獨立設備，還在事務間內放置2臺備援機種，而且每個部門都提供2臺設備，1臺是依據該部門的月印量，提供中型的雷射多功能印表機，應付平常的列印工作量，另1臺則是位於事務間的大型雷射多功能印表機，處理大量列印的需求，事務間共規畫CLJ 5550DN及LJ 9050 MFP等2臺設備，LJ 9050 MFP內建雙面列印及高容量進紙匣，還具備3000頁自動裝訂功能，CLJ 5550DN則是彩色雷射印表機，可負擔月印量高達12000，與LJ 9050 MFP類似，提供高印量使用。

在建置上，CLJ 5550DN每頁單價較高（黑白1.8元、彩色4.3元），列印黑白文件不划算，而且CLJ 5550DN只能提供列印使用，因此事務間內再放置1臺LJ 9050 MFP雷射多功能印表機，能提供傳真、列印、影印及掃描等功能外，黑白單頁列印成本只有0.45元，比部署在各部門的設備單頁價格還低，能減少黑白列印的支出。每個部門放置的設備機型則以彩色月印量5000頁為基準，例如業務行銷及財務會計部彩色印量頗高，就規畫中階彩色雷射多功能印表機CLJ 4730 MFP，提供每分鐘黑白彩色都30頁的列印速度，月印量可達15000頁。行政管理、客戶服務及技術服務部則共同分享事務間的設備。過去都是分批採購印表機，沒有整體的規畫，某段時間有特殊需求時，就獨立採購1臺，或基於成本考量不採購，透過規畫動線、工作流程及距離等因素，員工可以很快取得列印文件，不用再走到事務間，而且設備間的搭配，也能分散印表機的工作負擔。

以多功能印表機為主，採購時就必須決定功能需求

每個部門都有傳真及掃描的需求，因此HP規畫案中，以雷射多能功印表機為主，而且這些機種都已內建多功能配件，不用額外採購，而總經理室、董事長室及倉儲管理部列印需求不高，因此搭配CLJ 2840N AIO，能處理彩色文件，讓此單位獨立運作，不用與其他單位共享設備。

HP的設備都已經具備文件數位化功能，可將紙本文件轉換成數位資料分享或存檔保留，以往業務人員可能需要備分一堆客戶訂單的文件資料，現在則可以直接轉換成PDF檔案格式，增加實體空間利用率外，也能附載在電子郵件上傳送，減少不必要的列印，以降低列印成本。

計價方式最詳細，能個別計算月印量

HP的費用計算方式也是這幾家廠商中最詳細，雖然採購時，HP只會提供整體售價，但若細分HP的計算方法，就會發現每種需求都是1種價格，共可分為硬體、耗材及服務等方面，以CLJ 5550DN為例，每增加1種配件，就同時加增硬體、耗材及服務的價格，而且CLJ 5550DN為彩色雷射印表機，配件的價格還區分為彩色及黑白2種，所有總合就是該設備的租賃價格。

雖然我們採購時，不需要知道計費細節，但是HP的計費方式是單臺設備獨立計價，以電周實業的例子，彩色機種的預估約75%為列印黑白文件、25%列印彩色文件，有些廠商計費採用單一價格，不區分單臺設備的價格及列印量，若某臺設備未達該設備的月印量，可以挪移給另1臺設備使用，只需要注意整體月印量即可；HP的計費方式則是依據每臺設備的價格及列印量調整，若某臺設備未達該設備的月印量，還是必須負擔基本月租費，不能挪移給其他設備使用。這種計費方式的優點，能了解每臺設備列印單頁黑白或彩色文件的價格，若超過基本月印量，則只需要付該設備的單頁成本，因為每臺設備單頁成本都不同，可以彈性調配（其他廠商大多只計算整體月印量）。HP計算方式的缺點是必須了解各臺的價格及月印量，如果沒有確時掌握，當超過印量時，而不知道要改成另1臺設備列印，反而成本更高，必須更小心計算費用。

提供免費的WebJetAdmin管理工具

HP的費用中，只有硬體設備的價格，HP管理軟體WebJetAdmin則是免費提供的工具，若將來有任何升級，只需自行下載安裝即可，也不像其他廠商必須額外採購授權費用，還限制安裝機器的數量。HP中大型機種都已經具有網頁管理介面，可以自動發送電子郵件通知管理人員問題原因（例如耗材用盡、沒有紙張等），WebJetAdmin則可以採用單一網頁介面，管理所有HP印表機，而且目前WebJetAdmin還具有報告產生器（Report Generation plug-in），可以產生總列印量報表，甚至列出每位員工的印量資料，雖然WebJetAdmin無法直接讀取管理帳號的伺服器（例如Windows AD目錄服務），但當員工登入公司網域後，列印的文件中自動包括該員工的基本資料，印表機接收到列印文件後，還會回送資訊給WebJetAdmin，該軟體就可從列印文件中發掘員工資訊，就算不直接與帳號伺服器溝通，也能產生每位員工的列印報表，也不用更動帳號伺服器的設定，更能減少管理負責。文⊙蘇碩鈞

特色與限制
特色
1.各部門配合事務間的設備，能有效分散列印負擔
2.各部門都以多功能機器為主，都能獨立運作
3.不需要變更現有網路環境，能結合帳號服務
4.依據每臺設備的特性，區分計費方式，更能有效節省費用限制
限制
1.計費方式複雜，必須掌握每臺設備情況
2.放置不同機型設備，學習門檻較困難
3.每臺機器都已內建配備，將來無法再新增功能

HP解決方案產品介紹

HP
(02)8722-9000
www.hp.com.tw
主力產品：CLJ 2840N AIO、LJ 4345 mfp、CLJ 4730 MFP、CLJ 5550DN、LJ 9050 MFP
代表客戶：南山人壽、寶來證券、文化大學、仁寶電腦、永豐餘、喜來登飯店、晶華酒店、樹德科技大學、司法院、保時捷

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HP採用CLJ 2840N AIO、LJ 4345 mfp、CLJ 4730 MFP、CLJ 5550DN、LJ 9050 MFP等5種設備，目前雷射多功能印表機效能和一般雷射印表機差不多，而且All-In-On設備能節省辦公室的空間，雖然價格較高，但是操作容易，是不錯的選擇。

CLJ 2840N AIO採用4色套印技術，每分鐘可列印20頁黑白、4頁彩色文件，與CLJ 2550類似，但是增加了傳真、影印及掃描模組，還具備讀卡機功能。LJ 4345 mfp則是新款機器，雖然只有單色列印，但每分鐘45頁的列印速度，適合有大量列印的需求，目前共有4種型號，若企業認為進紙匣張數不足，可額外選購大容量紙匣，而且LJ 4345 mfp的自動進紙器體積不大，容易拆裝，適合辦公室空間不大的地方使用。

CLJ 4730 MFP則是HP最新款的機器，國外網站介紹有4730 mfp、4730xmfp、4730xm mfp及4730xs mfp等4款型號，配備盡不相同，可模組化增加功能，每分鐘列印雖然沒有像LJ 4345 mfp可高達45頁，但是黑白與彩色列印同速（皆30頁），可提供彩色大量列印使用，此外，LJ 4345 mfp可以內建使用者帳號權限，相較於同等級雷射多功能印表機，功能頗為強大，只是必須手動新增帳號，午法與公司現有帳號溝通。CLJ 5550DN則是另一款黑白彩色列印同速的機種（每分鐘皆27頁），採用L型列印技術，較能減少卡紙等問題，具備自動雙面列印功能，若辦公室對彩色列印需求頗高，可以放置1臺在共用區域（例如事務間），提供全公司員工使用。LJ 9050 MFP是HP最高階的機種，類似Copy Base機種，適合大量列印，還可以選購相關配件，將文件運作有相關的流程，都整合到單一設備上。文⊙蘇碩鈞

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