中小企業E化專題：部署升級考驗廠商的專業與服務

部署安裝必須做到全套服務
在量販通路購買的低價盒裝產品，其安裝方式均力求簡單，一般只要持續地按「下一步」即可完成。稍具複雜度的套裝產品，由於需要安裝資料庫及基本的參數設定，部署安裝及輔導上線是軟體廠商必要的「全套」服務。

系統轉換的阻力
人事、財會和進銷存是發展成熟的軟體系統，企業會決定汰換最常見的原因，不是面臨不得不升級的壓力，就是功能實在不符合需求。過去在DOS系統下開發的軟體產品，早已跟不上時代的潮流，不過，中小企業基於成本及使用習慣的考量，通常寧願削足適履地去「將就」，況且DOS作業系統較Windows穩定、好用，更重要的是，經年累月儲存下來的資料，絕對是系統轉換時的燙手山芋，如果資料在轉換的過程中，無法完整保留，其損失會遠大於購買軟體的成本。繼續閱讀

慎選廠商的3要點：永續經營、服務品質、專業能力
既然系統的汰換困難重重，最好的做法就是一開始慎選廠商，避免自己成為無人聞問的「孤兒」或被踢來踢去的「人球」。選擇的考量條件包括：1. 永續經營2. 服務品質3. 專業能力。

系統升級－維護合約簽不簽有學問
當企業的營運上軌道而逐漸「轉大人」時，也可能需要更強大的功能以因應日漸複雜的需求。各家的套裝產品會依不同的企業規模，推出各種不同的版本，即使是同一家廠商的產品，隨著版本的不同，系統架構及資料格式也都有所調整，因此在產品的升級時，廠商都會提供資料轉檔的協助。

西進大陸的注意事項
企業西進是擋不住的趨勢，當原本單純的本土廠商，必須延伸觸角到對岸，以求更大的商機或更低的成本，基本的人事薪資、進銷存及會計系統，也有了不同的變化。臺商在大陸仍傾向購買臺灣軟體公司的產品，不過，必須注意不是所以軟體產品在兩岸三地都一體適用，人事薪資與財務會計系統，就必須符合對岸的法規制度。

相關文章
中小企業E化專題之一：尋找精簡成本的務實法則
中小企業E化專題之三：創造魔術競爭力的E化企業部署安裝必須做到全套服務
在量販通路購買的低價盒裝產品，其安裝方式均力求簡單，一般只要持續地按「下一步」即可完成。稍具複雜度的套裝產品，由於需要安裝資料庫及基本的參數設定，部署安裝及輔導上線是軟體廠商必要的「全套」服務。

企業須要特別注意的是，軟體支援的作業系統與資料庫版本相容性問題。軟體廠商均會註明系統支援的作業系統及資料庫版本，如果企業導入產品的時機，剛好遇到作業系統或資料庫新版本上市不久，新購的伺服器搭配的就是最新版的作業系統，即使軟體廠商已經做過初步的測試，但部署到真實營運的系統上，可能會出現未被發現的問題。

即使後續軟體廠商有誠意解決，也必須等待更新版的出現。所以系統的建置，最好不要有追求時髦的心態，選擇經過千錘百鍊的方案，比較不會成了白老鼠。

相關文章
中小企業E化：尋找精簡成本的務實法則
創造魔術競爭力的E化企業系統轉換的阻力
人事、財會和進銷存是發展成熟的軟體系統，企業會決定汰換最常見的原因，不是面臨不得不升級的壓力，就是功能實在不符合需求。過去在DOS系統下開發的軟體產品，早已跟不上時代的潮流，不過，中小企業基於成本及使用習慣的考量，通常寧願削足適履地去「將就」，況且DOS作業系統較Windows穩定、好用，更重要的是，經年累月儲存下來的資料，絕對是系統轉換時的燙手山芋，如果資料在轉換的過程中，無法完整保留，其損失會遠大於購買軟體的成本。

不過近幾年來，DOS系統面臨了勢必升級的壓力。首先，Windows作業系統對DOS的支援越來越有限；再者，dBase可儲存的資料量也逐漸遭遇瓶頸；加上資訊科技飛快進步，網際網路的發展，使得資訊交換的效率大增，企業營運的方式也不斷改變，DOS時代的產品，已經無法符合企業多據點，甚至兩岸三地的經營模式。

因此，許多軟體廠商表示，近兩年汰換DOS時代系統的客戶比例增加。但在轉換的過程中，通常會面臨以下困境：

廠商倒閉，孤立無援
人事、財會及進銷存系統的市場，由於發展成熟且價格便宜，幾乎沒有SOHO族切入的餘地，雖然仍有新的軟體廠商加入，不過，版圖大致底定，不容易找到立椎之地。企業成為「孤兒」的情況，多數發生在DOS系統的廠商，因為DOS轉換到Windows的時期，不少廠商因無法順利轉型，而逐漸退出這塊市場。

專屬格式，難以解碼
軟體廠商為求降低售價，特別是在通路上販賣的盒裝產品，可能使用自行開發的資料庫或檔案格式。當企業希望汰換系統時，此類獨規的資料格式，除非有原先的廠商協助處理，否則資料的移轉便是難題。

習慣不同，容易反彈
使用者需要時間適應習慣的改變，再加上轉換的過程、新舊系統並行階段乃致初上線時期，是一段漫長而兵荒馬亂的陣痛期，找不到需要的功能、報表資料錯誤、帳目始終對不平，再再打亂使用者原來的腳步，很容易招致反彈。排山倒海而來的抱怨聲浪，也會成為執行專案者推動的阻力。

軟體設計沒有標準的資料結構，因此各家廠商的資訊庫設計及資料的型態定義都大異其趣，便成為移轉時的瓶頸所在。承接系統的廠商，最少也要做到基本主檔的移轉，如果原系統資訊廠商還「活著」，並樂意提供協助，那麼問題會簡單很多。

亦泰資訊為大統貿易轉換DOS平臺的進銷存系統時，即獲得原有廠商的協助，因此不但基本資料、客戶及產品的資料都平順移轉，連異動記錄也都完整保留。如果資料移轉面臨的情況沒那麼簡單時，最根本的做法就是重新輸入，然後列印出來相互比對。

至於新系統的適應，必須仰賴良好的教育訓練，目前軟體廠商均提供教育訓練課程，即希望使用者可以順利上手。

相關文章
中小企業E化：尋找精簡成本的務實法則
創造魔術競爭力的E化企業慎選廠商的3要點：永續經營、服務品質、專業能力

既然系統的汰換困難重重，最好的做法就是一開始慎選廠商，避免自己成為無人聞問的「孤兒」或被踢來踢去的「人球」。選擇的考量條件包括：

1. 永續經營：經營多年又商譽良好的廠商，其累積的經驗及口碑，也是軟體品質的保障。

2. 服務品質：軟體廠商的生存之道不在銷售，而在服務。系統發生問題時，求助無門是最令人氣結的情況。即使是套裝產品，也不能輕忽服務品質的檢視。拜ADSL寬頻的發展之賜，對軟體廠商提供服務的即時性助益很大，多數情況均可以透過遠端連線確認並解決問題，因此，到府服務的必要性銳減，這對客戶及廠商都是可喜的發展。

3. 專業能力：中小企業資訊人員的配置有限，甚至沒有。在這種校長必須兼撞鐘的情況下，任何大小問題都必須仰賴資訊廠商協助，如果專業性不足，對於客戶的問題使不上力，再好的服務也只是表面功夫。系統升級－維護合約簽不簽有學問
當企業的營運上軌道而逐漸「轉大人」時，也可能需要更強大的功能以因應日漸複雜的需求。各家的套裝產品會依不同的企業規模，推出各種不同的版本，即使是同一家廠商的產品，隨著版本的不同，系統架構及資料格式也都有所調整，因此在產品的升級時，廠商都會提供資料轉檔的協助。

簽維護合約的好處，除了有問題可以獲得專業的協助，若系統功能有小幅的改版，也可以免費升級。不過，在系統穩定運行之後，因為中小企業的需求變動不大，未必會再續簽維護合約。

如果企業的需求特殊，選擇專案量身訂作，那麼維護合約即有其必要性，因為客製化後的系統，無法再套用與套裝產品統一的更新版本，維護合約才能保障後續的服務。目前企業客製化需求最多的是報表，企業主管不斷地衍生各式報表新需求，因此，軟體廠商針對專案開發的客戶，也會提供每年免費新增數支報表的服務。西進大陸的注意事項
企業西進是擋不住的趨勢，當原本單純的本土廠商，必須延伸觸角到對岸，以求更大的商機或更低的成本，基本的人事薪資、進銷存及會計系統，也有了不同的變化。臺商在大陸仍傾向購買臺灣軟體公司的產品，不過，必須注意不是所以軟體產品在兩岸三地都一體適用，人事薪資與財務會計系統，就必須符合對岸的法規制度。

進銷存系統
台商西進大陸以製造業最多，製造業的流程固定，同一套進銷存系統管理兩岸三地的工廠不成問題，不過買賣業有因地置宜的問題，仍然無法一體適用。

人事薪資系統
別說是臺灣與大陸的薪資制度各唱各的調，上海、南京、蘇州的薪資制度就不相同，因此臺商面臨的不是簡體中文支援問題，而是必須選擇符合當地制度的軟體。

財會系統
兩岸的會計制度截然不同，在大陸除了制度與法規上的差異，地方政府往往指定特定軟體廠商的報表格式，因此沒有太多選擇的機會。

假如西進大陸既有的人事薪資與會計系統都無法適用，合作的軟體廠商又沒有相對的解決方案，勢必面臨整合的問題，那麼專案開發就是不得不的選擇。文⊙李延華