中小企業的命脈：會計總帳

中小企業導入會計總帳的動機，主要為3種：法令規定、精簡人事、營運分析等，至於市場中的產品，長久以來，因為會計基本理論並無太大改變，以致於會計總帳系統變動也不多，新興的功能主要因應兩岸三地或全球貿易的商業活動為主。

會計總帳E化是成本控制的第一步
會計常被稱為企業的語言，所謂的會計是以貨幣為衡量單位，依據系統化的科學方法，以及遵循普遍公認的會計原則，記錄、分類、歸納、匯總每個經濟個體的商業互動，並分析及解釋結果。企業中的任何一種業務活動都和會計有關。例如當我們賣出貨品時，便會產生銷貨收入，這時會有現金收入；若為賒銷，則會產生應收帳款以及壞帳損失；出貨後則庫存貨品減少，也會產生各項與銷貨有關的費用如：運費、交際費等項目。

中小企業面對市場中大者恆大的趨勢，獲利不如以往，因而越來越重視成本控制。現在的中小企業，往往以家族成員為主，有更多是夫妻創業成功的例子，對於許多國外的E化顧問來說，很難想像用人工記帳就可以管理一間工廠或是一家貿易公司，但人工處理的極限只能完成會計的前半段作業，也就是收集零散的帳目資料，無法從中分析出更有價值的資訊，而這些看似無關聯的帳務，可能就隱藏著營運上的無形損失。

以製造業為例，主管必須能衡量以實際成本為主的成本控制，並整合內稽內控的管理會計，才可知每樣產品的毛利，並精準地決策。股東更關注每月或每季成本精算後所決定的損益表，以及每年的現金股利或保留盈餘等，都是財務報告中重要的輸出。

隨著電腦資訊的普及，以往由人工記帳已改由電腦代替，有以下2種效益：
1.減少人為疏失
在電腦記帳的制度之下，已經省去了許多從前因為人工記帳而帶來的錯誤。舉例而言，在每個會計人員依照傳票產生分帳時，其實已經為該筆帳目做了第一次審核。但電腦再精確也是要靠人來掌控，如果該傳票原本就不合格，例如未蓋好章等，都不足以成為一個分帳的依據，所以人員還是得完成必要的確認與校對，再讓電腦系統幫我們做過帳分類的工作，才能確保我們所做的交易的完整與精確性。

2.自動彙整交易記錄
在規模較大、或分店據點多的公司中，會計人員分工極細、以及每人負責多家分店帳務，因此不同人員在各個時段內，也許可能分別負責性質不同的交易分類。如果主管想要了解一整天下來所有交易的全貌，勢必須要把所有的交易依照時間先後時序排列並分類，才能知道到底當天總共有多少筆交易。採用電腦自動化處理，除了準確性高以外，也達成即時的服務。

兩岸三地總帳成為基本功能
臺灣本地主要是面對稅制，而大陸地區除了稅制與臺灣不同外，各省間又略有差異，以致於軟體供應商必須具備多樣的會計帳務，以及多幣別與匯率等，當然，簡體中文更是不可或缺的。

多幣別與匯率管理
企業中所有輸入單據，無論是應收款、應付款、分期貨款等，亦或者生產製造中的加工單等，透過系統運算及統計，都能完整描述交易時的幣別及匯率，讓主管精確地分析價格與統計。

兩岸三地會計總帳
供應商在系統中已內建符合兩岸法規的會計原則，當使用者選擇臺灣（正體中文）會計帳目，適合本地使用；選擇大陸（簡體中文）會計帳目，則將符合對岸的會計帳目。由於大陸官方規定使用金蝶、用友為官方所認定核可的報稅軟體系統，所以不僅帳目可因地制宜，其帳務資料還必須能匯入到金蝶或用友等系統。

正體/簡體中文合併
同一套系統可分設不同中文系統的公司資料，臺灣公司輸入的正體中文資料與大陸公司輸入的簡體中文資料，可透過多公司（以正航系統為例，使用者最多可建立99家公司）整合彙總功能，清楚呈現兩岸三地企業整體營運績效。

以顧客為主的整合式行銷
目前中小企業使用會計總帳系統，首先呈現的效益是精簡會計人事，而且能處理更大量的帳務。以零售業為例，以往每個會計人員僅能處理單一門市的結帳，E化後電腦可取代人工統計與分類，讓一位會計可處理多個門市，以達到中小企業對成本管控的目標。

未來會計總帳將會朝向整合進銷存、供應鍊、客戶關係管理等，配合樞紐分析、資料採礦或商業智慧，完成產品行銷所需的精準決策。以統一便利商店在今年成功地推出「消費77元送Hello Kitty磁鐵」整合式行銷活動，就將POS系統結合上述軟體，創造單店營收平均成長超過15%，光5月業績就超過84億元。這都是E化後累積的成果，也是中小企業效法的標竿。文⊙張瑞隆

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