解決Outlook的疑難雜症

Outlook的檔案大小超過限制，使用起來有問題？
據微軟中文知識庫編號第830336號文件的說明，Outlook的個人資料夾（PST）檔案格式，的確會因版本差異而有不同。

PST檔是美國國家標準局（ANSI）所制定的格式，資料夾容量上限為2GB。雖然在Outlook 2003及2007在預設值中，使用的PST檔案為Unicode格式，容量大小不受ANSI限制，可達到20GB，但Outlook 2003 在使用IMAP4帳戶和HTTP帳戶時，都使用非Unicode 格式的PST檔案，因此包含Outlook Express、Outlook 2003或更早期版本的PST檔，容量大小限制也是2GB，只有Outlook 2007所使用的PST檔容量限制為20GB。

當PST檔案大小超過上限後，啟動Outlook便可能會出現錯誤訊息，即便使用電子郵件信箱修復工具，也無法修正這個問題。

以裁切工具縮小檔案
微軟本身提供一套PST2GB工具，需自網站自行下載，可移除過大PST檔案中的部分資料，使PST檔不會超過2GB的容量限制，不過以此工具移除的資料將無法復原，裁切後的PST檔將遺失部分內容。

在開始裁切之前，應先檢查PST檔案的大小，以評估需移除多少資料。以Outlook 2003為例，我們可以在「工具」的「資料檔案」的選項中，找到名稱為「個人資料夾」的檔案，此時按下「設定」，便能在「檔案名稱」欄位中，發現PST檔儲存的原始路徑，依此路徑找到檔案後，按右鍵即可查詢檔案大小。

確定需裁切的容量後，便可執行PST2GB。執行後首先點選「Browse」，以選取超過2GB的PST來源檔；之後再選取「Create」，並指定裁切後的目標檔案放置處，目標檔可與來源檔設在相同資料夾，但檔名不可相同。再來便是要指定欲裁切的容量，雖然微軟是建議以25MB為單位做修正，不過我們也可以依之前計算的容量，自行調整大小。以上設定都完成後，按下「Start」便會開始裁切。

變更Outlook 2003的PST檔大小限制
影響Outlook 2003個人資料夾（PST）和離線資料夾（OST）檔案大小的登錄機碼項目有四種：MaxFileSize、WarnFileSize、MaxLargeFileSize和WarnLargeFileSize。其中MaxFileSize可決定檔案所能增加的絕對最大值。達到此大小的最大值後，Outlook 2003 就不允許增加檔案的大小；WarnFileSize登錄項目可決定PST與OST檔所能擁有的資料最大值。達到此資料最大值後，就不允許增加更多資料。然而，由於內部處理程序的關係，實際的檔案大小仍可能增加。

這些項目機碼位於HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST，使用者可自行更改「數值資料」中的值，以變更檔案大小限制。微軟建議MaxFileSize與WarnFileSize登錄項目間的值，以及 MaxLargeFileSize與WarnLargeFileSize登錄項目間的值，至少有5％的差距，如此內部處理程序就不會因受阻而無法繼續。文⊙李世平

如何備份Outlook的郵件和個人設定？
一般而言，若不是使用Microsoft Exchange Server電子郵件帳戶或HTTP帳戶（如Yahoo！奇摩或PChome提供的電子信箱）， Outlook的所有郵件都是儲存在個人資料夾（PST）檔案中，因此只要將PST檔案備份即可。

要備份及還原PST檔案可藉由Outlook內建的匯入／匯出功能，或是利用個人資料夾備份工具（Outlook Add-in：Personal Folders Backup）。

以匯入／匯出功能搬移郵件
開啟Outlook後，可在工具列的「檔案」找到「匯入及匯出」選項，點選後便會啟動匯入及匯出精靈，選擇「匯出至檔案」後按下一步，可以在要建立的檔案類型中，找到「個人資料夾檔案（.pst）」選項，選取後按下一步便會看到個人資料夾清單，使用者可自行選擇要備份的資料夾。

不過這裡要注意的是，Outlook的個人資料夾與封存資料夾等PST檔案，若有不同的名稱時，便無法在同一次的匯出作業中備份，需分別點選不同的資料夾，並重複備份多次。

選擇欲備份的資料夾後，需再指定匯出檔案的名稱、儲存位置，以及若有重複的項目時應採取的措施等，再建立該檔案於Outlook中顯示的名稱，按下「完成」便會開始匯出，所需的時間會需資料夾內容的多寡而不同。為了方便後續的還原作業，我們建議可以將PST檔儲存在USB隨身碟、抽取式硬碟或網路伺服器上。

要還原先前已備份的PST檔案，同樣可以透過匯入及匯出精靈，不同的地方在於此時應選擇「從其他程式或檔案匯入」，再指定匯入的檔案類型為「個人資料夾檔案（.pst）」，然後將路徑指向先前儲存的檔案即可。

利用工具備份及還原
使用Outlook 2002之後版本的用戶，可以到微軟下載個人資料夾備份工具，我們需輸入PFBACKUP.EXE，或Personal Folders Backup等關鍵字搜尋。下載英文版後需先安裝，之後開啟Outlook時，便能發現在工具列的「檔案」欄位中新增了「backup」選項，點選該選項工具就會自動啟動。

在個人資料夾備份工具主視窗選擇Options進入備份選單，可以設定想要備份的資料夾、備份檔案儲存的位置，以及自動備份提示等。待設定完成後，回到主視窗按下「Save Backup」，系統便會待使用者關閉Outlook後，再自動開始備份。

要透過個人資料夾備份工具來還原備份的郵件，只要在主視窗選擇Option Backup；或是從工具列的檔案欄位，選取開啟Outlook資料檔案，然後再選擇要還原的PST檔即可。

備份及還原個人設定
使用習慣的個人設定有助於提升工作效率，因此除了Outlook外，如果想備份或還原Office整體的程式偏好、選項等介面的變更等個人設定，我們可利用「Microsoft Office儲存個人設定精靈」，該精靈可從開始程式集中「Microsoft Office」的「Microsoft Office工具」開啟。

執行個人設定精靈後，程式會自動搜尋相關的設定元件，使用者選擇「儲存這個機器上的設定」，並指定儲存檔案的名稱（檔案格式為OPS）後，便能開始備份個人設定。

要還原個人設定時，除了開啟精靈後應選擇「還原這個機器上先前所儲存的設定」外，其餘的步驟皆與備份相同。文⊙李世平

iThome歡迎讀者提問，請將你所遇到的各種企業IT疑難雜症，寄至iThome編輯部：QA@mail.ithome.com.tw