做好文件，MIS事半功倍

在IT領域耕耘近十年的陳南宏認為，MIS人員可以說是IT雜工，只要跟技術沾上邊的，皆得具備處理相關問題的能力，雖然說不上要樣樣精通，但對電腦運作原理要有一定程度上的了解。他表示，MIS除了解決IT問題的技術要夠水準外，還要有協調溝通、改善問題能力。

培養文件撰寫習慣，歸納工作內容
從剛踏入IT領域到現在的工作，陳南宏身邊不乏一堆瑣碎的IT問題。這些問題往往不斷地出現，讓他耗去個人相當多的時間和精力。他認為，如果MIS可以將這些瑣碎小事整理得井井有條，就是一位稱職的好員工。

陳南宏提供一些方法，協助解決這些瑣碎小事。MIS可以用知識管理的方式，將這些使用者經常遇到的問題記錄起來，並製作成說明文件，上傳到公司的網站上，然後再教育使用者，當他們遇到了電腦上面的問題時，可以試著先從公司網站上的說明文件，尋找解決的方法。

陳南宏表示，絕大部分的MIS都是以少數人服務多數人，工作負擔頗重，若能利用淺顯的文件教育使用者，讓他們具備簡易排除IT問題的能力，或多或少都能減輕IT管理的負擔。

雖然製作文件很麻煩，但還是得要多花一點功夫去實踐，畢竟知識管理的建立和使用習慣是要一點一滴建立起來的。陳南宏表示，要建立上述知識系統，就得跟使用者充分溝通，了解他們的使用習慣，才能製作出容易使用的說明文件。

即使平時工作量頗多，但在解決IT問題或系統設定時，陳南宏都會習慣將螢幕圖片擷取，或是拍成照片，並且依序存檔，等到有空時，再將這些剪圖搭配說明文字，製作成文件。

除了有文件製作的習慣，陳南宏也要求MIS的工作同仁，讓他們培養製作文件的習慣，並且當作績效考核項目之一。建立技術文件知識庫除了可以提升使用者的IT能力，陳南宏在教育新進MIS人員時，就曾利用自己撰寫的技術文件，讓他們進入狀況的時程縮短不少。

文件除了可以用作人員訓練，還可以用來與老闆或長官溝通。陳南宏表示，與老闆溝通委外需求提案時，都會利用這些文件，向老闆說明目前他的工作項目，分析出公司的核心業務與工作項目有哪些可以委外，並且整理出委外之後的效益分析。他說，資料不用很多，只要重點列出效益評估的項目就可以了。只要長官們認同這些效益分析，就能為提案獲得更多的青睞。

學習好的專案管理方式
在遊戲橘子擔任產品技術經理期間，陳南宏同時間要負責許多專案，這些工作包含了入口網站設置、支援行銷活動、異業結盟以及小品遊戲的導入與上線流程。在最忙的時候，他每天平均要開4至5個會，需要跨部門溝通，及與其他國內外廠商協調各項遊戲上市細節。

在與國外廠商交流時，最令他印象深刻的莫過於韓國的工程師。他回憶，韓國工程師在工作上的拼命程度令人咋舌，每天工作到凌晨2、3點，隔天還可以一早9點到公司上班。因為工作需要，他必須調整自己的工作步調，與合作廠商的工作人員同步，而韓國工程師幾乎不眠不休的工作步調，讓陳南宏連續好幾天都沒有機會可以好好睡一覺。

為了在眾多且繁複的專案排程上，理出一個頭緒來，陳南宏為此常常跑去書局，閱讀IT管理方面的書籍，並自費去上專案管理的課程。陳南宏從書中的成功案例，融合專案管理及工作經驗，並與各個單位的工作夥伴充分協商，從中激盪出適合目前專案的管理方式。

MIS在工作上面的瓶頸，不外乎管理與溝通的能力。不論在技術領域或管理面，每位MIS都要不斷提升自我，以具備良好的IT專業知識以及管理溝通的能力。當然，一個人要在每個領域都能表現出很強的能力，幾乎是不可能的事情，對MIS而言，如果能夠取得平衡點，試著面對這些挑戰，同時設法發展、擴充這些能力，就有機會幫企業打造良好的IT環境，如此一來，既能提高企業的工作效率，還可以充實本身的專業成就。文⊙林郁翔

IT人物－陳南宏
燦星旅遊網資訊部經理
●學經歷：台灣大哥大網路系統工程師、遊戲橘子產品技術經理
●工作內容：建置Call Center、OA系統建置與導入、網路規畫、資訊管理

公司檔案－燦星旅遊網股份有限公司
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