如何利用Microsoft Office 2007的快速鍵加快工作效率？

快速鍵是提高工作效率的好幫手，尤其在Word或Excel等文件編輯軟體中連續輸入資料時，將雙手保持在鍵盤上是相當重要的，如果過於頻繁地操控滑鼠，或點選多層功能表，都會減緩輸入速度。

Microsoft Word及Excel雖然同屬於Office 2007中的應用程式，但因文件屬性不盡相同，快速鍵也有些許差異。此外學會並習慣使用許多Windows作業系統通用的快速鍵，在使用Word及Excel時也非常便利。

Office 2007與先前版本差異最大的，便在於將原本位於視窗上方的工具列移除了，取而代之的是圓形的「Office按鈕」（取代原本的「檔案」欄位），以及各項索引標籤。雖然圖形化的介面看起來更美觀，卻也造成使用者剛開始經常找不到想要的功能，此時善加利用Alt系列快速鍵，就能在各索引標籤之間切換，同時亦會顯示各標籤頁上對應的功能鍵。

Word及Excel 2007都新增了「快速存取工具列」，利用這排位於Office按鈕右側的工具列，便能快速執行常用的功能，如：儲存檔案、列印、上一步等。使用者亦可利用Alt＋數字鍵的組合，執行快速存取工具列上相對應的功能，例如工具列最左邊的圖示為儲存檔案，此時按下Alt＋1即可快速存檔，功能與Ctrl＋S相同。

由於「快速存取工具列」允許使用者自訂，因此我們也建議在工具列中新增一些沒有對應快速鍵，或預設快速鍵組合不容易記住的常用功能，例如合併儲存格或Excel的複製格式等。

有許多快速鍵雖然組合相同，但在Word和Excel中卻分別對應不同的功能，當這些功能都屬於常用功能時，就很容易混淆。舉例來說，Ctrl＋0在Word，是新增或刪除該段文章與前一段的單行間距，也是排版時常用的快速鍵；但在Excel使用相同的組合鍵，卻是刪除整欄的儲存格資料，在整理資料及分類時也經常使用，若是不特別熟記，就很容易誤用。此外也有些雖然功能不同，但僅在單一應用程式中較常出現的快速鍵。如Alt＋＝在Excel是計算總和，在Word中則是開啟方程式編輯工具，相較之下使用率也較低。文⊙李世平





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