快速鍵是提高工作效率的好幫手,尤其在Word或Excel等文件編輯軟體中連續輸入資料時,將雙手保持在鍵盤上是相當重要的,如果過於頻繁地操控滑鼠,或點選多層功能表,都會減緩輸入速度。
Microsoft Word及Excel雖然同屬於Office 2007中的應用程式,但因文件屬性不盡相同,快速鍵也有些許差異。此外學會並習慣使用許多Windows作業系統通用的快速鍵,在使用Word及Excel時也非常便利。
Office 2007與先前版本差異最大的,便在於將原本位於視窗上方的工具列移除了,取而代之的是圓形的「Office按鈕」(取代原本的「檔案」欄位),以及各項索引標籤。雖然圖形化的介面看起來更美觀,卻也造成使用者剛開始經常找不到想要的功能,此時善加利用Alt系列快速鍵,就能在各索引標籤之間切換,同時亦會顯示各標籤頁上對應的功能鍵。
Word及Excel 2007都新增了「快速存取工具列」,利用這排位於Office按鈕右側的工具列,便能快速執行常用的功能,如:儲存檔案、列印、上一步等。使用者亦可利用Alt+數字鍵的組合,執行快速存取工具列上相對應的功能,例如工具列最左邊的圖示為儲存檔案,此時按下Alt+1即可快速存檔,功能與Ctrl+S相同。
由於「快速存取工具列」允許使用者自訂,因此我們也建議在工具列中新增一些沒有對應快速鍵,或預設快速鍵組合不容易記住的常用功能,例如合併儲存格或Excel的複製格式等。
有許多快速鍵雖然組合相同,但在Word和Excel中卻分別對應不同的功能,當這些功能都屬於常用功能時,就很容易混淆。舉例來說,Ctrl+0在Word,是新增或刪除該段文章與前一段的單行間距,也是排版時常用的快速鍵;但在Excel使用相同的組合鍵,卻是刪除整欄的儲存格資料,在整理資料及分類時也經常使用,若是不特別熟記,就很容易誤用。此外也有些雖然功能不同,但僅在單一應用程式中較常出現的快速鍵。如Alt+=在Excel是計算總和,在Word中則是開啟方程式編輯工具,相較之下使用率也較低。文⊙李世平
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