文件管理系統採購大特輯

隨著資訊安全的意識崛起，再加上堆積如山的文件越來越多，如何很方便地找到需要的文件，又確保機密不會外流，成為企業的一大難題。文件管理解決方案就是針對這方面的需求而推出的產品，本期採購大特輯介紹5款產品供大家參考。

文件管理系統4大發展趨勢
確保內容安全是文件管理的前提
趨勢1：審核的需求強烈，BPM在文管領域竄起
隨著企業e化程度的提升，數位文件保存的知識、資訊甚至是機密，絕對有控管的必要，也因此BPM（Business Process Management，商業流程管理）廠商靠其專長的簽核機制，大舉攻占文件管理領域。。

趨勢2： PDF加密，文管廠商各出奇招
除了內容與權限的審核，另一個文管的重點是保全，也因此，所有的文管產品，針對PDF都有特殊的解決方案。

趨勢3：人工也能做ISO和流程審核，控管才是積極導入文管系統的主因
由於ISO認證對於企業很重要，尤其是製造業，所以它們對文件管理的重要規範包括審核、版本控制、文件索引卡與生命周期的概念等，幾乎是文件管理系統的必備功能。

趨勢4：企業遇到Notes維護不易的問題，間接帶動重新建置的需求
一個值得觀察的趨勢是有一些企業認為，Lotus Notes的維護成本過高，而這間接帶動了文管需求，新人類資訊行銷企劃部協理程勤輝便說有好幾個客戶是從Lotus Notes轉上WebISO。

文件管理系統７大選擇要點
簡化工作是文管功能的最大重點
臺灣製造業全球接單，於是跨企業傳遞文件的權限與機密控管機制是一大重點。再者，兩岸三地的營運模式，也需要文管系統支援多文件伺服器的架構，以降低頻寬負荷 。

圖檔檢視工具的搭配上， 需考量外部參考檔的連結
文管產品大多搭配能支援多種格式的圖形檢視工具，不過檢視工具的選擇，企業要考量到設計圖除了主檔之外，常會有多個外部參考檔，如果檢視工具沒有支援連結外部參考檔的功能，載入圖檔時，就會有部分區域無法檢視，這是必須要注意的地方。

搭配我的最愛及訂閱機制， 強化使用者工作效率
個人工作區、我的最愛及訂閱機制一直以來都是使用者最推薦的好用功能，文管產品若能建立多角度的文件分類，對使用者而言最有利。

案例研究：正崴精密採用以柔DMP
層層保全關卡，確保合約不外流
透過以柔資訊DMP知識與文件管理系統的查詢與權限設定機制，正崴精密把過去手動調閱合約的工作，轉換成簡單幾個勾勾選選的動作，而且資料的保全也更有保障

簡化調閱工作， 而且安全性更有保障
在導入以柔DMP以前，作業程序瑣碎，相當浪費時間，而現在使用DMP後，合約的管理不但變得方便，而且安全性也提升許多。

未來規畫：擴大應用，成為全公司的檔案權限管理中心
正崴精密現階段DMP的應用，仍局限在法務的文件和合約，不過資訊處規畫未來DMP將成為全公司的檔案權限管理中心。

案例研究：瑞健導入華苓Docpedia
人命關天，文件版本誤用不得
醫療產業的文件版本控管必須嚴謹，因為以錯誤的規格檢驗或製造產品，是會出人命的。瑞健引進華苓Docpedia的著眼點在於，自動化文件的上載與下架工作，避免人為疏失的可能。

自動化效益明顯， 文管主動要求停止平行測試
瑞健在AgentFlow中簽核表單與文件，審核結束之後，自動匯入Docpedia。由於自動化的工作效率提升很多，文管人員發覺人工作業實在太麻煩了，於是主動在6月要求停止平行測試。

後續將引進數位版權管理及多點下載
瑞健未來還有工程圖及CAD圖，都要上載到Docpedia統一控管，最後一個階段，也將導入多點下載機制。

產品實測
一等一1'stEB 7.5
審核流程結合電子簽核模組，設定機制完整；索引卡無法自訂欄位，功能稍弱，而文件分類維度與權限設定方面選擇多元，是產品強項

鼎創DMS 2.6
DMS的圖文檢視搭配AutoVue，功能與安全性表現不差，不過，由於相同專案的文件只能套用單一權限，而且流程功能比較基本，所以較適合授權與審核單純的企業。

華苓Docpedia 2.2
針對ISO有關的文件管理要求，提供完備的方案。除此之外，也注意到許多小細節的設計，例如欄位預設值、友善列印、郵件格式，及複製／貼上等功能，使得Docpedia的操作具親和性，有明顯的加分效果

新人類WebISO 3.0
紙本文件的控管，以及結合多功能事務機搭配OCR軟體快速上傳紙本資料的機制，是新人類WebISO有別於其他文管產品的2大特色。此外，多樣化的流程機制也是一項優勢 。

以柔DMP 5.0
文件保全是DMP的強項，從線上、離線閱讀到原始檔的存取都有解決方案。而圖檔方面結合Actify，因此能支援多種檔案格式，並提供丈量及註解機制。文件審核則結合TBCommerce的流程引擎後，提供彈性的設定機制。