已經學過的文書處理技巧 |
● 文書處理檔案的文件格式 ● 文字、段落和整篇文章的選取方法 ● 剪貼簿的概念 ● 文件「段落」的定義 ● 段落標記的顯示開關設定 ● 紙張大小和邊界設定 ● 文件的結構(文件由各種屬性不同的段落構成) ● 文字樣式的調整方法 ● 段落樣式的調整方法 ● 段落縮排的調整方法 ● 定位點與表格的概念 ● 定位點設定實務 ● 樣式設定實務 ● 表格製作基礎 ● 用Word或Writer列印郵寄標籤 |
工作過程中,拿到檔案之後,第一件事就是「開啟檔案」以進行編輯工作,這是家常便飯,每天都要做的事。但是……
很多情況卻是:收到檔案之後打不開!
這陣子最常見到的狀況是,Office 2003的使用者收到Office 2007的檔案卻打不開,氣急敗壞,走投無路。其實,打不開檔案還是有路可以走的,只是你得知道這路要怎麼走才行。事實上,各位可以想想看,如果使用者常常弄到走投無路,那誰還要買軟體來用呢?所以他們其實早就預留了後路,你所要做的事情只是把路找出來即可。
副檔名是檔案格式的關鍵
關於檔案格式,以前就提過的是:在Windows環境下,「檔案格式」和「應用軟體」之間,是用「副檔名」當作聯繫的工具。以Office系列軟體為例:
● Word可以開啟的文檔,副檔名是.DOC
● Excel可以開啟的文檔,副檔名是.XLS
● PowerPoint可以開啟的文字,副檔名是.PPT 所以在當你收到.DOC檔案,用滑鼠點兩下,通常Word就會把此文件開啟。如果運氣好,這文件的內容格式還會「非常正確」的顯示出來。
但是對於各位自救術的讀者,我建議你特別注意的是:這種關係並非絕對的一一對應。
如果你看不懂上面這句話,那讓我再更仔細一點的說明:雖然.DOC檔案大多是Word格式,但.DOC不一定只有Word能開,Word也不一定只能開.DOC檔案,偶而會有意外。
換句話說,一般情況下,你不會碰到麻煩,但是碰到「意外」時,你會慌了手腳。比方說,如果你明明裝了Word,卻開不了.DOC檔案,為何?又或者,我是Word 2003使用者,卻偏偏拿到一個Word 2007的檔案,怎麼辦?我寫這篇文章的目的就是要告訴你:檔案開啟有問題不用慌了手腳,朝幾個方向去找解決方案就可以了。
第一步:先讓電腦「顯示副檔名」 首先,要判斷問題,最好先讓你自己能「看得到副檔名」。 何故如此說?
原來,當你的Windows裝好時,預設是「看不到副檔名」的。前面提過,Windows會用「副檔名」當成檔案和應用程式間的聯繫,因此副檔名是檔案功能運作時,很重要的關鍵因素,所以,Microsoft顯然不希望使用者去亂搞檔案的副檔名,有時這會把Windows的行為搞亂。
因此,Windows底下,你想看到檔案的副檔名都得費一番手腳。Windows XP的使用者,請執行檔案總管,在「工具」功能表底下,選取「資料夾選項」、「檢視」頁籤,把「隱藏已知檔案的副檔名」這功能給取消,就可以看到檔案的副檔名了。
看得到檔案的副檔名,有時是解決問題的關鍵。各位只要注意:不要隨意變更檔案的副檔名就對了,但看看、知道一下則無妨。比方說,如果你看到一個檔案卻不能開啟,我起碼可以問問那檔案的副檔名是什麼,然後可以判斷你是否有裝好對應的軟體。舉例而言,如果你收到一個.ODT檔案卻開不開,我至少可以問問你,「那你有安裝OOo Writer嗎?」
第二步:把常用檔案的類型熟記
如果閣下常用Word,那Word 2003(事實上,從Word 97到Word 2003,都是如此)的文檔副檔名是.DOC,這你最好記住。同樣的,如果你是OOo Writer的使用者,最好你也要知道Writer的文檔副檔名是.ODT。
就Office 2007的使用者而言,問題比較麻煩。
到了Office 2007,Microsoft一改以往的態度,開始擁抱一些開放式標準,其中一項改變,就是用了新的,號稱更開放的檔案格式。
Word 97~Word 2003所用的.DOC檔案,格式錯綜複雜,若不是Microsoft自曝其祕,一般人是難以「破解」的。於是乎,其他人想要做出「和Word相容的文書處理軟體」,就變得很困難。
某種程度而言,這其實反而是Microsoft的優勢。如果是你做產品,你要做個「很容易被仿冒」還是「不容易被仿冒」的?
不過這年頭講求開放,你越封閉大家就不放心,越想抵制你。於是乎,Microsoft在Office 2007起,採用了所謂的XML標準,所有的Office旗下軟體,其檔案格式改了,所有的副檔名都加了一個「X」。所以原先Word支援的.DOC副檔名,變成了.DOCX,Excel支援的副檔名,變成了.XLSX……依此類推。
這種多了一個X的副檔名,到底怎樣「開放」了呢?
很簡單,我上次講過,你只要把.DOCX改成.ZIP,然後用任意的解壓縮軟體將之解開,你會發現,每一個Office軟體支援的檔案,其實都是由數個文字檔案壓縮而成,而這些文字檔案的格式,用一般的純文字編輯軟體就可以開啟,要解析其涵義也變得容易了,有點像是「暗碼變成了明碼」。
是不是有比較開放?
開放是一回事,但對一般使用者的使用便利性而言,卻又是另一回事。不管怎麼說,不是所有人都已經使用了Word 2007,所以一般使用舊版Office的人,看到.DOCX的副檔名時,想必一個頭是兩個大了起來。不管怎麼說,你先知道.DOCX是Word 2007支援的格式總是比較容易「著手解決」。第三步:請別人換個檔案格式
好的,那如果你正是Word 2003的使用者,那收到Word 2007的文件檔案卻開不了,急得就如同熱鍋上的螞蟻,那該怎麼辦?
其中一個快速的方法是:就請對方提供重新提供一個「舊版軟體能讀取的檔案格式」吧!
一般而言,新版軟體大多會提供使用者「開啟、存成舊版」的功能,所以Word 2007的使用者,一定可以把文件存成Word 2003的格式的。只是這麼一來,文件檔有可能會損失某些「只有Word 2007才支援的功能」,但為了讓別人能開檔,有時這種損失也就無關緊要了,能開最重要。
不過,如果對方就是懶得幫你弄,那你還是「靠自己最好」。就這個例子而言,舊的軟體有時只要加個外掛程式,就可以解決問題,Office 2003畢竟是「使用者眾」,所以Microsoft其實早已提供了一個小小的外掛,只要使用者去官方網站下載「Microsoft Office Word、Excel 及 PowerPoint 2007 檔案格式相容性套件」,把這東西裝上就可以讓Word、Excel和PowerPoint 2003去讀取2007格式的檔案了。
學會用另存新檔
如果你是Word 2007的使用者,但周圍並非大家都跟著升級了,那你該怎辦呢?畢竟,.DOCX也許是有著某種程度的開放,但很多軟體不能開啟也是事實,Word 2003的使用者也未必都知道原來官網已經有修補程式可以安裝,那我們該怎麼做?
另存新檔就可以了。
另存新檔這動作其實十分簡單,但它有趣的地方在於:這動作也會造成不少的問題。各位讀者必須要了解的是:很少有「完美」的格式轉換功能,尤其是文件檔案更是如此。
於是乎,當你用Word 2007把檔案存成了.DOC,有可能到了Word 2003底下開啟後就變了樣。也有可能你用Writer 3.0開啟.DOC檔案,樣子也和Word 2003打開的時候不太一樣。我必須說,這都是「正常」且「無解」的,因為寫軟體的工程師再強,也無法精確的處理所有檔案的變因。
所以,我個人建議:如果各位需要「極為精確的文件外觀」,那你最好只用「該軟體最主要支援的檔案格式」,且「盡量用最新版的格式」。比方說,Word 2007的使用者就用.DOCX,Word 2003的使用者就用.DOC,Writer的使用者就用.ODT吧!這樣的話,檔案的外觀比較不會「跑掉」。
如果是為求交換方便故,那目前的情況下,Word的.DOC格式仍是最常用的格式,這恐怕是短期內無可奈何的事情,畢竟檔案的流通,有時要考量的是「別人的方便」(而不是自己的方便),所以最省事的辦法,目前還是存成.DOC格式(即使你用OOo Writer也是如此),大家(幾乎)都能開。
本期結語:密碼和檔案資訊
Word(和其他軟體)還有一個有趣的功能,稱為密碼防護。就Office軟體而言,密碼有幾種「階層」,你可以設定成「僅能讀取」,也可以設定成「有密碼則僅能讀取,但加上另一個密碼則可以編修」。是的,大多數人偶而會有保全上的需求,但很少人搞得清楚相關的功能就是。
不過,很多人會忘記密碼,結果「鎖人不成反鎖自己」的事情倒是時有所聞,於是破解密碼就成為重要的技能。以前我會說「我沒辦法」,不過確實是有軟體可以做破解密碼的工作,而且其價錢不便宜。
另一個有趣的地方在於,其實Word會把很多所謂的「meta data」存到文件裡頭,包括了文件的持有者,編修者……等等,這些資訊的本意是方便使用者管理,本來是好事(吧?!),但是由於大多數人根本不知道Word有幹這種事情,於是乎,「也許不想讓人知道這文件是誰寫」的文件,後來卻搞成「所有人都知道是誰寫的」。
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