IT自救術─另存新檔、檔案格式與密碼設定

工作過程中，拿到檔案之後，第一件事就是「開啟檔案」以進行編輯工作，這是家常便飯，每天都要做的事。但是……

很多情況卻是：收到檔案之後打不開！

這陣子最常見到的狀況是，Office 2003的使用者收到Office 2007的檔案卻打不開，氣急敗壞，走投無路。其實，打不開檔案還是有路可以走的，只是你得知道這路要怎麼走才行。事實上，各位可以想想看，如果使用者常常弄到走投無路，那誰還要買軟體來用呢？所以他們其實早就預留了後路，你所要做的事情只是把路找出來即可。

副檔名是檔案格式的關鍵
關於檔案格式，以前就提過的是：在Windows環境下，「檔案格式」和「應用軟體」之間，是用「副檔名」當作聯繫的工具。以Office系列軟體為例：
● Word可以開啟的文檔，副檔名是.DOC
● Excel可以開啟的文檔，副檔名是.XLS
● PowerPoint可以開啟的文字，副檔名是.PPT 所以在當你收到.DOC檔案，用滑鼠點兩下，通常Word就會把此文件開啟。如果運氣好，這文件的內容格式還會「非常正確」的顯示出來。

但是對於各位自救術的讀者，我建議你特別注意的是：這種關係並非絕對的一一對應。

如果你看不懂上面這句話，那讓我再更仔細一點的說明：雖然.DOC檔案大多是Word格式，但.DOC不一定只有Word能開，Word也不一定只能開.DOC檔案，偶而會有意外。

換句話說，一般情況下，你不會碰到麻煩，但是碰到「意外」時，你會慌了手腳。比方說，如果你明明裝了Word，卻開不了.DOC檔案，為何？又或者，我是Word 2003使用者，卻偏偏拿到一個Word 2007的檔案，怎麼辦？我寫這篇文章的目的就是要告訴你：檔案開啟有問題不用慌了手腳，朝幾個方向去找解決方案就可以了。

第一步：先讓電腦「顯示副檔名」 首先，要判斷問題，最好先讓你自己能「看得到副檔名」。 何故如此說？

原來，當你的Windows裝好時，預設是「看不到副檔名」的。前面提過，Windows會用「副檔名」當成檔案和應用程式間的聯繫，因此副檔名是檔案功能運作時，很重要的關鍵因素，所以，Microsoft顯然不希望使用者去亂搞檔案的副檔名，有時這會把Windows的行為搞亂。

因此，Windows底下，你想看到檔案的副檔名都得費一番手腳。Windows XP的使用者，請執行檔案總管，在「工具」功能表底下，選取「資料夾選項」、「檢視」頁籤，把「隱藏已知檔案的副檔名」這功能給取消，就可以看到檔案的副檔名了。

看得到檔案的副檔名，有時是解決問題的關鍵。各位只要注意：不要隨意變更檔案的副檔名就對了，但看看、知道一下則無妨。比方說，如果你看到一個檔案卻不能開啟，我起碼可以問問那檔案的副檔名是什麼，然後可以判斷你是否有裝好對應的軟體。舉例而言，如果你收到一個.ODT檔案卻開不開，我至少可以問問你，「那你有安裝OOo Writer嗎？」



第二步：把常用檔案的類型熟記
如果閣下常用Word，那Word 2003（事實上，從Word 97到Word 2003，都是如此）的文檔副檔名是.DOC，這你最好記住。同樣的，如果你是OOo Writer的使用者，最好你也要知道Writer的文檔副檔名是.ODT。

就Office 2007的使用者而言，問題比較麻煩。

到了Office 2007，Microsoft一改以往的態度，開始擁抱一些開放式標準，其中一項改變，就是用了新的，號稱更開放的檔案格式。

Word 97～Word 2003所用的.DOC檔案，格式錯綜複雜，若不是Microsoft自曝其祕，一般人是難以「破解」的。於是乎，其他人想要做出「和Word相容的文書處理軟體」，就變得很困難。

某種程度而言，這其實反而是Microsoft的優勢。如果是你做產品，你要做個「很容易被仿冒」還是「不容易被仿冒」的？

不過這年頭講求開放，你越封閉大家就不放心，越想抵制你。於是乎，Microsoft在Office 2007起，採用了所謂的XML標準，所有的Office旗下軟體，其檔案格式改了，所有的副檔名都加了一個「X」。所以原先Word支援的.DOC副檔名，變成了.DOCX，Excel支援的副檔名，變成了.XLSX……依此類推。

這種多了一個X的副檔名，到底怎樣「開放」了呢？

很簡單，我上次講過，你只要把.DOCX改成.ZIP，然後用任意的解壓縮軟體將之解開，你會發現，每一個Office軟體支援的檔案，其實都是由數個文字檔案壓縮而成，而這些文字檔案的格式，用一般的純文字編輯軟體就可以開啟，要解析其涵義也變得容易了，有點像是「暗碼變成了明碼」。

是不是有比較開放？

開放是一回事，但對一般使用者的使用便利性而言，卻又是另一回事。不管怎麼說，不是所有人都已經使用了Word 2007，所以一般使用舊版Office的人，看到.DOCX的副檔名時，想必一個頭是兩個大了起來。不管怎麼說，你先知道.DOCX是Word 2007支援的格式總是比較容易「著手解決」。第三步：請別人換個檔案格式
好的，那如果你正是Word 2003的使用者，那收到Word 2007的文件檔案卻開不了，急得就如同熱鍋上的螞蟻，那該怎麼辦？

其中一個快速的方法是：就請對方提供重新提供一個「舊版軟體能讀取的檔案格式」吧！

一般而言，新版軟體大多會提供使用者「開啟、存成舊版」的功能，所以Word 2007的使用者，一定可以把文件存成Word 2003的格式的。只是這麼一來，文件檔有可能會損失某些「只有Word 2007才支援的功能」，但為了讓別人能開檔，有時這種損失也就無關緊要了，能開最重要。

不過，如果對方就是懶得幫你弄，那你還是「靠自己最好」。就這個例子而言，舊的軟體有時只要加個外掛程式，就可以解決問題，Office 2003畢竟是「使用者眾」，所以Microsoft其實早已提供了一個小小的外掛，只要使用者去官方網站下載「Microsoft Office Word、Excel 及 PowerPoint 2007 檔案格式相容性套件」，把這東西裝上就可以讓Word、Excel和PowerPoint 2003去讀取2007格式的檔案了。

學會用另存新檔
如果你是Word 2007的使用者，但周圍並非大家都跟著升級了，那你該怎辦呢？畢竟，.DOCX也許是有著某種程度的開放，但很多軟體不能開啟也是事實，Word 2003的使用者也未必都知道原來官網已經有修補程式可以安裝，那我們該怎麼做？

另存新檔就可以了。

另存新檔這動作其實十分簡單，但它有趣的地方在於：這動作也會造成不少的問題。各位讀者必須要了解的是：很少有「完美」的格式轉換功能，尤其是文件檔案更是如此。

於是乎，當你用Word 2007把檔案存成了.DOC，有可能到了Word 2003底下開啟後就變了樣。也有可能你用Writer 3.0開啟.DOC檔案，樣子也和Word 2003打開的時候不太一樣。我必須說，這都是「正常」且「無解」的，因為寫軟體的工程師再強，也無法精確的處理所有檔案的變因。

所以，我個人建議：如果各位需要「極為精確的文件外觀」，那你最好只用「該軟體最主要支援的檔案格式」，且「盡量用最新版的格式」。比方說，Word 2007的使用者就用.DOCX，Word 2003的使用者就用.DOC，Writer的使用者就用.ODT吧！這樣的話，檔案的外觀比較不會「跑掉」。

如果是為求交換方便故，那目前的情況下，Word的.DOC格式仍是最常用的格式，這恐怕是短期內無可奈何的事情，畢竟檔案的流通，有時要考量的是「別人的方便」（而不是自己的方便），所以最省事的辦法，目前還是存成.DOC格式（即使你用OOo Writer也是如此），大家（幾乎）都能開。

本期結語：密碼和檔案資訊
Word（和其他軟體）還有一個有趣的功能，稱為密碼防護。就Office軟體而言，密碼有幾種「階層」，你可以設定成「僅能讀取」，也可以設定成「有密碼則僅能讀取，但加上另一個密碼則可以編修」。是的，大多數人偶而會有保全上的需求，但很少人搞得清楚相關的功能就是。

不過，很多人會忘記密碼，結果「鎖人不成反鎖自己」的事情倒是時有所聞，於是破解密碼就成為重要的技能。以前我會說「我沒辦法」，不過確實是有軟體可以做破解密碼的工作，而且其價錢不便宜。

另一個有趣的地方在於，其實Word會把很多所謂的「meta data」存到文件裡頭，包括了文件的持有者，編修者……等等，這些資訊的本意是方便使用者管理，本來是好事（吧？！），但是由於大多數人根本不知道Word有幹這種事情，於是乎，「也許不想讓人知道這文件是誰寫」的文件，後來卻搞成「所有人都知道是誰寫的」。