IT自救術─PDF初階應用

● 文書處理檔案的文件格式
● 文字、段落和整篇文章的選取方法
● 剪貼簿的概念
● 文件「段落」的定義
● 段落標記的顯示開關設定
● 紙張大小和邊界設定
● 文件的結構（文件由各種屬性不同的段落構成）
● 文字樣式的調整方法
● 段落樣式的調整方法
● 段落縮排的調整方法
● 定位點與表格的概念
● 定位點設定實務
● 樣式設定實務
● 表格製作基礎
● 用Word或Writer列印郵寄標籤
● 檔案格式的初步了解

Word的.DOC檔案是一般人最常見的文書檔案，但.DOC檔案一定要用Word或相容軟體才能開啟，但並不是每臺電腦都安裝了Word（或相容軟體）。另外，Word檔案大多可以輕易被修改，但有時候，你就是不希望你給人家的檔案內容被修改，你就是希望你的檔案傳給人家看的時候，原原本本保持原來的樣子，最好是連一絲刮痕都不要有。

那.DOC檔案確實做不到。

在本欄更早之前的文章曾提過，Adobe發明了PostScript，這東西希望可以作到「Device Independent（和設備無關）」的文稿列印輸出。基於類似的概念，該公司發明了PDF。

PDF全名是Portable Document Format，從名稱上看起來，這檔案格式就是為了「可攜」而生的。一個單一的PDF檔案，可以把文字、字型、圖片等元件整合封裝在一個檔案，並且把格式「固定鎖死」，讓檔案既可以容易傳送，卻又不容易被修改。近來，PDF格式甚至可以整合影片或是3D繪圖軟體的3D圖像。以目前的情況來看，如果要傳文件給其他人「瀏覽」，PDF確實是個不錯的選擇。舉例而言，如果你買了一臺電腦，或是一張主機板，它們的使用手冊就可以製成PDF檔案，放在光碟片裡面或是放在網站上，讓使者者在有需要的時候以PDF瀏覽器自行瀏覽，就可以省去實體的印刷費用，果然是相當環保愛地球啊！

PDF簡史
我剛開始接觸PDF檔案時，一直以為這種檔案是用Adobe某一套軟體「編輯後並存檔」產生的。

但是，事實上，這種概念是錯的。

為了方便使用者製作PDF檔案，Adobe確實是提供了一套軟體，稱為Acrobat。但是Acrobat（原先）有兩種，其中一個算是「轉譯器」吧！可以把「其他軟體的列印結果」轉譯成PDF檔案，這個軟體就稱為Acrobat。各位要注意的是：用這個軟體，是要收錢的。

另一個軟體，則是讀取、瀏覽PDF檔案專用的軟體，只能看，不能做太多其他的事情，這軟體以前就稱為「Acrobat Reader」，但是這樣的名稱和「Acrobat」實在是太接近了，接近到大多數根本搞不清楚他們的差別在哪裡。所以，Adobe公司乾脆把Acrobat Reader改名成「Adobe Reader」。不過，Reader只能看不能轉，所以Adobe公司很大方，讓所有使用者可以免費下載Reader。大家只要到該公司網站，就可以免費下載這套Adobe Reader了。

PDF製作/使用流程
不可否認，PDF檔案有很多好處，單一檔案可以包含所有圖文內容，使用者有Reader的話還可以做某種程度的註解與填表，但是一般人很容易「誤以為」這種檔案可以編修，但我認為從原理上，這有很高的難度。PDF是為了「portable」而不是「editable」而產生的格式。事實上，原始的設計中，PDF就是要鎖住文件的樣式，讓檔案不會被隨意變更外觀。

從「PDF製作/使用流程」中，各位就可以很容易理解「為何PDF不容易被修改」了：
步驟一：用軟體編修文件
剛開始，任何人使用（幾乎）任何軟體，都可以製作出PDF。舉例而言，如果你使用Word，只要當你在列印文件時，不要指向印表機而改指向「Adobe PDF」印表機，這文件就可以轉成PDF了。

步驟二：把文字列印到PDF轉譯器
在步驟一中，當你把文件列印到Adobe PDF印表機時，其實這不是真正的實體印表機，這是個「軟體」，你只是把列印結果「導向」到你安裝的PDF轉譯器了。此時，PDF轉譯器會啟動，然後讓你把PDF檔案存到你指定的地方。

除了Adobe的Acrobat之外，目前有很多廠商提供這類轉譯器。比方說，OOo Writer可以另存成PDF檔，Word 2007也提供這類選項，Foxit公司也銷售PDF Creator，這也是一個PDF轉譯軟體。

步驟三：讀者可使用PDF閱讀器瀏覽
PDF檔案產生後，用PDF瀏覽器就可以閱讀文檔內容。這種瀏覽器一般都是免費的，但是功能較少。以Adobe公司的產品而言，Adobe Reader是免費的，但是功能有限。但如果你有購買Acrobat這套軟體，除了可以「產生」PDF檔案以外，這套軟體本身也是一個更強大的PDF檔案瀏覽器，而且有非常多非常多的附加功能。

PDF格式是公開的，目前流程中有各種公司的產品，當然Adobe自家的產品是最常見的，但其他「協力廠商」也努力開發相容和加值產品。PDF可以修改？
有時候，你自己拿到個PDF檔案，只是想要改個上面的字，可以乎？
也可以，也不可以。

Adobe官方的工具中，可以修改的是「加註」、「刪除」之類的動作，直接修改則是做不到的。至於「協力廠商」的工具，雖然大多「號稱」可以修改，但實際這格式本來就不是可修改的格式，要修改，你最好還是用原來的軟體修改原來的檔案。

但是，有問題，就有解法。

我得提醒各位，PDF檔案裡面，文字、圖片的位置都是「鎖死」的。什麼是鎖死的？比方說，當你用Word打字，打錯字，刪掉它，它後方的字會補上來，整段文字會重排，你的文件還是整整齊齊。但是到了PDF檔案裡面，以「改個字」這樣的簡單編修動作而言，用某些所謂的「PDF Editor」（大多是協力廠商提供的產品），確實可以簡單編修PDF檔內容，但文字重排的功能不太可能會出現。有時你刪掉一個字，那個字就留下空白。你若刪掉一行字，那行字也是留下空白。若你要改變文章的版面，把圖文來個大對調，那也是幾乎不可能的事情。

可是PDF內容有錯，我就是非得要改啊？！可以，請用原來你產生PDF檔案的軟體（Word、Excel、PowerPoint、InDesign……），重排原始文件。若想直接修改PDF，我總覺得那是「逆天而行」，難上加難。我不敢說「鐵定不行」，各位就是「一定想要玩玩我也不反對」，可別怪我沒先說過就是。



PDF還可以逆轉
「可我就是沒有原始檔案，但又想編修PDF，怎麼辦？」
是的，有問題，就有解法。

（此時眾讀者說：「你你你，你剛寫過了，這是老梗了！」好的，我承認這是老梗。）

如果你的PDF檔「很明顯」是用Word或Excel編修後轉譯的，而你又想要編修這檔案，市面上確實有銷售「逆向轉譯」的軟體，可以把PDF「轉回」成Word或Excel（或是其他軟體）的檔案格式。如此一來，使用者用Word或Excel，就可以輕易編修這文件，要重出PDF也是可行的。這類軟體中，以「Solid Converter PDF」最知名。不過大家也別以為這種軟體可以「完美的逆向編譯」，它們固然有其用處，但未必可以轉成100%的原始檔案，因為這類軟體其實是以PDF的格式盡可能去「逆轉」，有個六成、八成，大概也就聊勝於無了。

至於為何是逆轉成Word或Excel檔案？那也很簡單，因為用這兩個軟體的使用者最多，就這麼簡單。

關於PDF的外觀
PDF一個單檔把所有訊息包入，但有個「盲點」是：文檔的「字體」檔案怎麼辦？

這是老問題了。如果你把Word檔案傳給別人，別人若沒有安裝字型檔案，看到的文件有可能也會荒腔走板。PDF檔案也有可能會有類似的問題，那該如何？

解決方案也很簡單，就是「內嵌字型」，把字型包到單一的PDF檔案裡面。這會讓PDF檔案變大，但也可以保證PDF檔案的外觀總是會正確。此外，字型包在PDF裡面，傳給別人，別人也無法把字型解開取出來使用，可以避免字型遭到非法複製的問題。

不過，說到這裡，就牽扯到PDF的版本與設定的問題。

PDF這格式據說已經公開，但是它也有好幾個版本，早期的版本不支援中文，後來的版本當然是支援了Unicode。於是乎，產生PDF時的選項，會影響這檔案的「相容性」。我這裡只給一個簡單結論：越新版本的PDF，當然功能就越多，也支援更強的壓縮格式等，但是流通性可能會差些（因為有些使用者並未安裝最新版的Reader）。這種事情沒有什麼捷徑，就是不斷的試驗。當然，尋求原廠的技術支援（看你軟體向誰買的），可能會是一個好的辦法。

PDF的保全問題
PDF既然流傳甚廣，但有時我們對文件除了「不給改」以外，甚至還「不給拷」，連內容的複製都不希望讓使用者做。是的，PDF檔案有此功能。

但是，有問題，就有解法……（夠了！）

同樣的，網路上當然也有很多公司，發展各式各樣的工具，可以幫你破解PDF檔案的密碼，不過這類軟體當然是不便宜，但也確實可以讓你破解各階層的各種密碼。有的密碼僅是讓你瀏覽，不讓你複製；有的密碼則甚至完全鎖住，讓你連瀏覽都不行。這類軟體雖然可以強行破解，但有時也得花費很長很長的時間。基本上的作法是：你想保密，那就乖乖把密碼設得長些、複雜些是不會錯的。如果你密碼設得太「簡單」，這類軟體還真的是可以很快就破解了。

本期結語：要做對事情，得先找對工具
PDF有無競爭對手？有，這裡舉出兩個：
第一個是Microsoft的XPS，它的功能還不完備，但作用很類似PDF，可以讓檔案「方便可攜」。雖然是來自Microsoft的技術，但以後的發展還有待觀察。如果你需要簡單的功能，XPS倒是可以考慮。

另一個就是，其實臺灣也有可攜文件格式，那就是來自威鋒數位的DynaDoc（WDL）格式。這格式稱得上是臺灣專屬，但對一個「可攜式文件格式」而言，是好是壞就很難說了。

這期針對PDF格式，做了簡單的講解，希望能有幫助。希望各位看過以後，出了問題，至少知道可以去找什麼工具來處理。