自救術─文書處理實務：桌上排版初階應用指引

如果你和我一樣，常用Word打字並用A4紙張列印出來，那麼我希望你現在回想一下：你印出來的東西，和一般市面上大量出版的「出版品」有什麼不同？

我想到的項目有：
● 紙張大小不同
一般的辦公室文件都用A4紙張列印，而且只印單面，印雙面有時還會被人罵（我被罵過，說這樣很煩，翻頁看下一頁內容時很累，還要歪著頭看），而一般出版品的尺寸通常比A4大（像：本刊），或是比A4小（像：一般的書籍）。

● 字體大小不同
大多數出版品的字體都比較小（10、12點），因為這樣可以節省紙張成本（字印小點，同樣的紙張內容就可以塞進更多字）。但是辦公室的文件你可別用太小的字（12點以上吧），因為看報告的人說不定眼力不佳而他卻是你的頂頭上司（「你把字印這麼小是要整我嗎？好，你完了……」）。所以文件列印以易讀為主。

● 版面精疏不同
出版品大多讓人感覺比較「細緻」，有所謂的「版面設計」，自己用Word打的東西大多就隨隨便便，只是「文字排出來可以看就好」。如果你用Word就可以排出「某周刊」一般的版面形式，那你大概就不會想買「某周刊」了。

「那又怎麼樣？」我想，許多人會覺得，「就算是這樣也沒關係吧？我用Word一樣也是可以做任何事啊！」

「任何事？」

「對，任何事！」

「包括取你的項上人頭……」

喂！周星星上身啊！

我只是想要告訴各位，Microsoft Word或是OOo Writer的存在，本來就是基於「文書處理功能之必要」而設計的。而且因為這類軟體太受歡迎，走到哪裡都看得到，且已經歷經多次升級，所以軟體不斷（被迫？）增加功能，如今的文書處理軟體除了可以作文書處理，真的是快要可以處理「任何事」了！可各位也不要以為它什麼事都可以做得很完美，你最好得先知道它們的功能與限制在哪裡，以免你做了半天，其實本來就是緣木求魚，逆天而行，不知其不可為但偏偏為之啊！

「文書處理」和「排版」的定義
且讓我們再想想，「文書處理」和「排版」本質上的「定義」和「不同之處」有哪些。

● 文書處理的簡單定義
在文書處理軟體裡面，使用者把文件內容輸入到「虛擬」的紙張上。如果輸入內容超過紙張的「容量」，軟體會自動增加紙張的數量。使用者若是修改文件內容，軟體會自動重新排列文字的增刪結果，所以文件的外觀總是很整潔。

其中，「整篇文件會自動重新排列」是文書處理軟體的關鍵功能。
由於文字會自動重排，所以使用者可以根據需求而任意改變紙張尺寸、字體大小、字體樣式、欄位數量等設定，不會有什麼太大的影響，軟體會自動修正文件的外觀，看起來還是整齊美觀。

● 排版的簡單定義
排版軟體的操作可就很不同了！在排版軟體裡面，排版者得預先設定好「最終」的結果，這最終的結果包括了「到哪裡印刷、出版」、「用哪種尺寸的紙張」、「用多少點數的字體」、「圖片的數量、種類」、「是否彩色印刷」等等因素。然後在這些設定好（而且日後通常不能再改這些設定）的因素下，把文字依據美術編輯設定好的「版型」仔細填入，並適度的修改樣式，讓每一頁的內容都合乎「美觀」的要求。

換句話說，如果你最終的要求是「複雜的版面呈現」，那就用排版軟體會較好，用文書處理軟體去「硬做」也可以，但一定會苦不堪言，或是效果不免打折扣。找對的工具做對的事
所以，「文件/出版品的最終樣貌」，會決定你用哪種工具比較好。因此，我在此先幫文件/出版品的外觀做簡要的分類，並推薦各位用正確的工具處理之。

● 純文字文件
純文字文件通常是一份簡要的報告或是純文學作品（小說、散文……），內容全部都是文字。天啊！這種東西用得上排版軟體嗎？不必，純文字用文書處理軟體最省事。如果有圖片，但圖片也是少量，或是集中在文件的某處，用文書處理軟體來編排這類文件最合適。

何故如此乃爾？我個人看法是：既然文件內容大多是文字，無論怎麼更改其編排方式，軟體都可以適切的重排而不會出什麼亂子，所以用文書處理軟體工作將會最省事，用排版軟體反而失掉了「易於修改」的彈性。

● 少量圖片的一般文件
圖文並茂的文件中，圖片可以被視為「像是一個文字段落」，也可被視為是「一個文字」，視使用者的需求而做設定即可（現在可能各位會聽不懂什麼是「把圖片視為段落、把圖片視為文字」，但日後會詳細說明作法，請勿擔心）。也就是說，你的文件可以保有高度的「重排」彈性，又可以有插圖。

不過，在這種圖片少量的文件中，因為使用者只是把圖當作「段落或文字」而不是擺放在頁面的絕對位置，因此圖片會隨著文字的重排而「亂跑」。也就是說，圖片最後所在的位置可能不甚美觀。如果文件不是嚴肅的出版品，為求省事的話，這樣的缺點也就無關緊要了（畢竟「省事」可能更重要啊）。


用Word也可以進行簡易的排版工作，但如果你用了太多「文字框」和圖片，你將會失去文件重排的彈性。

● 版面絕不容更動的出版品
假設閣下要做一份「形式很嚴格、很精確」的文件，你會用文書處理軟體還是用排版軟體做？

這有很多考量因素，而我照例先從古老的故事講起。

中國的古書，大多是用「雕版印刷」而不是「活字印刷」，何故？據說是因為，雕版印刷還可以雕刻圖畫，而古書其實有非常多是有插畫的（想不到吧！其實古代人也知道一張圖勝過千言萬語），用活字印刷反而沒有辦法做印刷圖畫。

用排版軟體的概念也很類似，如果文件需要精確的版面形式、文字大小等，那用排版軟體更好些，反正你也不會（也不應該）再把東西大改，因為改變版型就等於重作，否則怎麼叫做「形式嚴格、精確」呢？

各位也不要覺得需要「精確版面」的文件一定是圖文並茂的，未必。有時，一些純文字文件（像是科技期刊文章、論文）更需要極端精確的版面配置。

排版軟體罕見是個難題
但排版軟體容易找嗎？

是不太容易。

我透露一個不知道算不算祕密的事情：用文書處理軟體其實也可以「形式嚴格而精確」，可以，但是絕對比不上用排版軟體就是。此外，這麼做的的話，文書處理軟體的操作將會像是「削足適履」，但若你因為成本考量，非得這麼做，或因為「我就是只會用文書處理軟體，手上既沒有，也不會用排版軟體」，那也沒辦法了，打鴨子上架，非做不可。

目前而言，辦公室用電腦的人「大概」都是文書處理軟體的使用者，文書處理軟體則是由公司購買（以Microsoft Office為主）或是免費軟體（以OpenOffice.org為主），各位大概都沒有接觸過排版軟體吧？

就中文排版軟體而言，可用的產品還真的不多，Microsoft Publishe雖卻是一個不錯的產品，但因為排版軟體需要的概念要複雜得多，所以這軟體一直是使用者不多，可惜了這套軟體還蠻實用的。

另一個常見的排版軟體就是專業級的Adobe InDesign CS４，這套產品要賣32200元，而且通常是以套餐形式（價格更高達五、六萬以上）賣給專業人士/公司行號，使用者大多是受過專業訓練的美術工作者／編輯。

如果從沒接觸過這些軟體，突然就叫你去試著排版，恐怕也是「臨表涕泣，不知所云」吧！

本期結語：用文書處理軟體可以做任何事，只要會做即可

所以，雖然某些情況下還是讓開讓專業的去做，但這裡我得說：既然專業的軟體我們弄不到也沒學過，那不如就假設我們得用文書處理去逆天而行一番，非要當作排版軟體一用。

那要怎麼做呢？

很簡單，你得學點「正確的」排版概念──即使你用的明明是「文書處理」軟體。只要觀念正確，腦筋清楚，你還是可以得到不錯的排版結果的（畢竟你是本欄的讀者啊！）。

以Word而言，它其實已經支持了很多基本的排版功能，像是「文字欄框」或「圖片、圖表和美工圖案的插入」，但它也預設為「文書處理功能」，所以有一些奇怪的選項（像是「文字貼齊格線」）會影響排版的精確性。也就是說，用Word排版行嗎？行，但你也得知道，一旦用排版概念去編排文件，文件將會失去「易於重排」的彈性。此外，用Word編排的文件比較不利於專業的印刷出版。不是不行，只是不那麼適合。如果使用者真的要做專業的排版，還是找專業的軟體會比較好。

我還記得，大約15年前，在大學裡面碰到從俄國來的教授，為了發表論文希望可以用Word排版。以前他的祖國（當然是俄國）會出錢幫他編排論文，一頁的費用是500美金（他說的，也不知道真的假的），他如今已經離開祖國，到臺灣落地生根，雖然獲得了自由，但排版費用他就得自己出了。為了省這費用，他問我「能否用Word編排論文呢？」當時我自以為Word是萬能的，非常自信的跟他說「沒問題，可以的。」不過，事實上，我幫他解決了不少問題，但用Word排版這件事情始終沒有做得很好。現在想想，當然不行，當時的Word根本功能不足啊！

當時的我真是天真爛漫啊……

下期，希望可以說明用文書處理軟體進行排版的實務。