已經學過的文書處理技巧 |
● 文書處理檔案的文件格式 ● 文字、段落和整篇文章的選取方法 ● 剪貼簿的概念 ● 文件「段落」的定義 ● 段落標記的顯示開關設定 ● 紙張大小和邊界設定 ● 文件的結構(文件由各種屬性不同的段落構成) ● 文字樣式的調整方法 ● 段落樣式的調整方法 ● 段落縮排的調整方法 ● 定位點與表格的概念 ● 定位點設定實務 ● 樣式設定實務 ● 表格製作基礎 ● 用Word或Writer列印郵寄標籤 ● 檔案格式的初步了解 ● PDF檔案的簡單應用 |
如果你和我一樣,常用Word打字並用A4紙張列印出來,那麼我希望你現在回想一下:你印出來的東西,和一般市面上大量出版的「出版品」有什麼不同?
我想到的項目有:
● 紙張大小不同
一般的辦公室文件都用A4紙張列印,而且只印單面,印雙面有時還會被人罵(我被罵過,說這樣很煩,翻頁看下一頁內容時很累,還要歪著頭看),而一般出版品的尺寸通常比A4大(像:本刊),或是比A4小(像:一般的書籍)。
● 字體大小不同
大多數出版品的字體都比較小(10、12點),因為這樣可以節省紙張成本(字印小點,同樣的紙張內容就可以塞進更多字)。但是辦公室的文件你可別用太小的字(12點以上吧),因為看報告的人說不定眼力不佳而他卻是你的頂頭上司(「你把字印這麼小是要整我嗎?好,你完了……」)。所以文件列印以易讀為主。
● 版面精疏不同
出版品大多讓人感覺比較「細緻」,有所謂的「版面設計」,自己用Word打的東西大多就隨隨便便,只是「文字排出來可以看就好」。如果你用Word就可以排出「某周刊」一般的版面形式,那你大概就不會想買「某周刊」了。
「那又怎麼樣?」我想,許多人會覺得,「就算是這樣也沒關係吧?我用Word一樣也是可以做任何事啊!」
「任何事?」
「對,任何事!」
「包括取你的項上人頭……」
喂!周星星上身啊!
我只是想要告訴各位,Microsoft Word或是OOo Writer的存在,本來就是基於「文書處理功能之必要」而設計的。而且因為這類軟體太受歡迎,走到哪裡都看得到,且已經歷經多次升級,所以軟體不斷(被迫?)增加功能,如今的文書處理軟體除了可以作文書處理,真的是快要可以處理「任何事」了!可各位也不要以為它什麼事都可以做得很完美,你最好得先知道它們的功能與限制在哪裡,以免你做了半天,其實本來就是緣木求魚,逆天而行,不知其不可為但偏偏為之啊!
「文書處理」和「排版」的定義
且讓我們再想想,「文書處理」和「排版」本質上的「定義」和「不同之處」有哪些。
● 文書處理的簡單定義
在文書處理軟體裡面,使用者把文件內容輸入到「虛擬」的紙張上。如果輸入內容超過紙張的「容量」,軟體會自動增加紙張的數量。使用者若是修改文件內容,軟體會自動重新排列文字的增刪結果,所以文件的外觀總是很整潔。
其中,「整篇文件會自動重新排列」是文書處理軟體的關鍵功能。
由於文字會自動重排,所以使用者可以根據需求而任意改變紙張尺寸、字體大小、字體樣式、欄位數量等設定,不會有什麼太大的影響,軟體會自動修正文件的外觀,看起來還是整齊美觀。
● 排版的簡單定義
排版軟體的操作可就很不同了!在排版軟體裡面,排版者得預先設定好「最終」的結果,這最終的結果包括了「到哪裡印刷、出版」、「用哪種尺寸的紙張」、「用多少點數的字體」、「圖片的數量、種類」、「是否彩色印刷」等等因素。然後在這些設定好(而且日後通常不能再改這些設定)的因素下,把文字依據美術編輯設定好的「版型」仔細填入,並適度的修改樣式,讓每一頁的內容都合乎「美觀」的要求。
換句話說,如果你最終的要求是「複雜的版面呈現」,那就用排版軟體會較好,用文書處理軟體去「硬做」也可以,但一定會苦不堪言,或是效果不免打折扣。找對的工具做對的事
所以,「文件/出版品的最終樣貌」,會決定你用哪種工具比較好。因此,我在此先幫文件/出版品的外觀做簡要的分類,並推薦各位用正確的工具處理之。
● 純文字文件
純文字文件通常是一份簡要的報告或是純文學作品(小說、散文……),內容全部都是文字。天啊!這種東西用得上排版軟體嗎?不必,純文字用文書處理軟體最省事。如果有圖片,但圖片也是少量,或是集中在文件的某處,用文書處理軟體來編排這類文件最合適。
何故如此乃爾?我個人看法是:既然文件內容大多是文字,無論怎麼更改其編排方式,軟體都可以適切的重排而不會出什麼亂子,所以用文書處理軟體工作將會最省事,用排版軟體反而失掉了「易於修改」的彈性。
● 少量圖片的一般文件
圖文並茂的文件中,圖片可以被視為「像是一個文字段落」,也可被視為是「一個文字」,視使用者的需求而做設定即可(現在可能各位會聽不懂什麼是「把圖片視為段落、把圖片視為文字」,但日後會詳細說明作法,請勿擔心)。也就是說,你的文件可以保有高度的「重排」彈性,又可以有插圖。
不過,在這種圖片少量的文件中,因為使用者只是把圖當作「段落或文字」而不是擺放在頁面的絕對位置,因此圖片會隨著文字的重排而「亂跑」。也就是說,圖片最後所在的位置可能不甚美觀。如果文件不是嚴肅的出版品,為求省事的話,這樣的缺點也就無關緊要了(畢竟「省事」可能更重要啊)。
用Word也可以進行簡易的排版工作,但如果你用了太多「文字框」和圖片,你將會失去文件重排的彈性。
● 版面絕不容更動的出版品
假設閣下要做一份「形式很嚴格、很精確」的文件,你會用文書處理軟體還是用排版軟體做?
這有很多考量因素,而我照例先從古老的故事講起。
中國的古書,大多是用「雕版印刷」而不是「活字印刷」,何故?據說是因為,雕版印刷還可以雕刻圖畫,而古書其實有非常多是有插畫的(想不到吧!其實古代人也知道一張圖勝過千言萬語),用活字印刷反而沒有辦法做印刷圖畫。
用排版軟體的概念也很類似,如果文件需要精確的版面形式、文字大小等,那用排版軟體更好些,反正你也不會(也不應該)再把東西大改,因為改變版型就等於重作,否則怎麼叫做「形式嚴格、精確」呢?
各位也不要覺得需要「精確版面」的文件一定是圖文並茂的,未必。有時,一些純文字文件(像是科技期刊文章、論文)更需要極端精確的版面配置。
排版軟體罕見是個難題
但排版軟體容易找嗎?
是不太容易。
我透露一個不知道算不算祕密的事情:用文書處理軟體其實也可以「形式嚴格而精確」,可以,但是絕對比不上用排版軟體就是。此外,這麼做的的話,文書處理軟體的操作將會像是「削足適履」,但若你因為成本考量,非得這麼做,或因為「我就是只會用文書處理軟體,手上既沒有,也不會用排版軟體」,那也沒辦法了,打鴨子上架,非做不可。
目前而言,辦公室用電腦的人「大概」都是文書處理軟體的使用者,文書處理軟體則是由公司購買(以Microsoft Office為主)或是免費軟體(以OpenOffice.org為主),各位大概都沒有接觸過排版軟體吧?
就中文排版軟體而言,可用的產品還真的不多,Microsoft Publishe雖卻是一個不錯的產品,但因為排版軟體需要的概念要複雜得多,所以這軟體一直是使用者不多,可惜了這套軟體還蠻實用的。
另一個常見的排版軟體就是專業級的Adobe InDesign CS4,這套產品要賣32200元,而且通常是以套餐形式(價格更高達五、六萬以上)賣給專業人士/公司行號,使用者大多是受過專業訓練的美術工作者/編輯。
如果從沒接觸過這些軟體,突然就叫你去試著排版,恐怕也是「臨表涕泣,不知所云」吧!
本期結語:用文書處理軟體可以做任何事,只要會做即可
所以,雖然某些情況下還是讓開讓專業的去做,但這裡我得說:既然專業的軟體我們弄不到也沒學過,那不如就假設我們得用文書處理去逆天而行一番,非要當作排版軟體一用。
那要怎麼做呢?
很簡單,你得學點「正確的」排版概念──即使你用的明明是「文書處理」軟體。只要觀念正確,腦筋清楚,你還是可以得到不錯的排版結果的(畢竟你是本欄的讀者啊!)。
以Word而言,它其實已經支持了很多基本的排版功能,像是「文字欄框」或「圖片、圖表和美工圖案的插入」,但它也預設為「文書處理功能」,所以有一些奇怪的選項(像是「文字貼齊格線」)會影響排版的精確性。也就是說,用Word排版行嗎?行,但你也得知道,一旦用排版概念去編排文件,文件將會失去「易於重排」的彈性。此外,用Word編排的文件比較不利於專業的印刷出版。不是不行,只是不那麼適合。如果使用者真的要做專業的排版,還是找專業的軟體會比較好。
我還記得,大約15年前,在大學裡面碰到從俄國來的教授,為了發表論文希望可以用Word排版。以前他的祖國(當然是俄國)會出錢幫他編排論文,一頁的費用是500美金(他說的,也不知道真的假的),他如今已經離開祖國,到臺灣落地生根,雖然獲得了自由,但排版費用他就得自己出了。為了省這費用,他問我「能否用Word編排論文呢?」當時我自以為Word是萬能的,非常自信的跟他說「沒問題,可以的。」不過,事實上,我幫他解決了不少問題,但用Word排版這件事情始終沒有做得很好。現在想想,當然不行,當時的Word根本功能不足啊!
當時的我真是天真爛漫啊……
下期,希望可以說明用文書處理軟體進行排版的實務。
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