自救術─文書處理實務：為何圖片總是不聽話？

我的噗浪客噗友「utopian烏托皮安」轉貼了一篇文章，是「凱洛」寫的「WORD是上班族的悲歌」，裡面提到了「徵求各種曾經被萬能的Word創治玩弄的悲慘經歷…（http://www.plurk.com/p/130xqj）」，其中「牛小虎」說：「圖在上圖在下，文繞圖，每次改圖片插入的方式，不是點不到圖，就是找不到圖跑哪去了。」

簡單的說，因為大多數人不知道Word裡擺置圖片的行為模式，所以常對於「圖會亂跑，跳來跳去不知道跑到哪了」感到痛苦萬分。
但既然要用Word排版，而排版這件事又總是需要「圖文並茂」的，那且讓我們在此簡單的研究一下，看看能否理解Word擺置圖片的行為模式？

先了解「圖文框」
首先要說明的是：排版工作是以「頁」為單位，每一頁每一頁去調整內容的擺置。當然，如果大部分的頁面都有共同的元素，還是可以做一些共同的設置，但一般而言，每頁的每個元素，排版者都得親自設置好。

其中一個最重要的概念，就是「框（frame）」。

簡單的說，文字要放在文字框，圖片可放在圖片框，框有時可以「變形」或是「旋轉若干角度」，但暫且不管這特殊狀況，你可以說，「版面就是由各種圖文框構成的。」排版者的工作常常就「只是」適切的把圖文框擺到每一頁的適當位置，讓版面看起來美觀、舒適且易於閱讀。

通常圖片是獨立的個體，會以「絕對位置」的方式固定在頁面某處（別忘了，排版是以頁為工作單位，排好了就不會亂動亂改），但文字會有「流動」的問題。雖然你排版是以頁為工作單位，但文章裡的文字不會都只有一頁就排完了吧？不太可能。所以在排版軟體裡面，「文字框」的文字會有「鍊結」的問題。這鍊結不是一般人所知的「超連結」，不是的。這鍊結的概念比較像是：「這文字框所能容納的字數已經放滿了，剩下的文字要放到哪兒？」

所以，文字框還有「鍊結」的問題。排版者得控制「這個框的文字放不下以後，剩下的文字放到哪裡去。」把每一頁的文字框、圖片框都擺置好了，文字框內的文字在若干次的鍊結之後，應該也會「走完」。一切就緒之後，排版工作就算完成

文書處理軟體會自動產生文字框
「文書處理軟體裡面好像沒有文字框這東西？」

恐怕並非如此。

雖然不必親自做文字框的設定和文字的鍊結工作，但其實還是有文字框的。每當你打開文書處理軟體，一開始就產生的虛擬紙張頁面就是文字框，只是文書處理軟體直接幫使用者做好了，因為一般使用者要的可能就只是打字功能，那也不必囉囉唆唆費工夫去設定文字框了。至於文字鍊結？很簡單，這一頁的文字容量滿了以後，自動產生的下一頁就是文字鍊結的所在處。

但如果你真的有一套排版軟體（像是，Adobe InDesign CS4，該公司官方網站有30天試用版可供下載），你可以自己試試看，新增空白文件之後你是否可以打字？不行，因為文字框你得自己設置，沒有加入文字框就不能打字（因為這不是日常工作用，這是「讓開，讓專業的來」用）。

假設你在文書處理軟體裡面，設置了某些「看似複雜」的版面，像是「多欄」，但那也還是「循序的文字流」，所以一樣也只是由文書處理軟體幫你自動設置好文字的鍊結。自動的好處就是「省事」，壞處就是「缺乏彈性」。

所以當你要用文書處理軟體做排版，可不能忽略文字框的存在──即使那文字框是自動產生的。

該死的格線設定
在講解圖片擺置的行為之前，另一個值得一提（且十分重要）的要點是：「文件格線」。

在排版軟體中，也有所謂的「參考線」或是grid的概念。但Word底下這文件格線，因為是個「隱藏項目」（也就是說，這項目存在，但一般人不知道它的存在），所以更不知道它還「真的有作用」。所以常有人做了一些段落樣式或是版面設定的工作時，卻老實覺得「Word沒有聽話」，怪怪？

是的，我個人習慣，如果要讓Word的排版或是外觀形式「比較聽話」，把這選項關掉可能會好點。

請到「版面設定」的對話盒中，把「文件格線」中的「指定每頁的行數」改成「沒有格線」，這可讓Word把段落的間距調整控制權「還到使用者手裡」。有時設定了貼齊格線會讓段落中的文字「亂跳」，大概是因為強迫對齊吧？總之，Word裡面的文件格線貼齊的行為不好預測，乾脆關掉可能還較為省事（我的個人看法）。


有時調整了Word的行距設定，但版面的形式卻不聽話（不動，或是一下就動了很多），那通常是「文件格線」這個全域設定在作怪，我通常都關掉它，自己調整行距設定。圖片的貼齊形式
有概念之後，且讓我們先從Word 2007的「文繞圖」開始研究起吧！

雖然圖片的形式有很多種，當你選擇Word的「插入」功能之後，可以插入的包括了「圖片」（一般照片、圖片檔案）、「美工圖案」（Microsoft附贈的Office圖案）、「圖案」（各種單純的圖形，輔助文件內容用的）、「SmartArt」（較複雜的圖形，也是輔助文件內容用的）和「圖表」（商用圖表，可自行依據數據繪製）。

不過，這樣的分類只是便於使用者製作時的分類，就「擺置」而言，這些都是圖片。所以，你可以插入一張圖片（我自己是選擇Windows XP內建的圖片）作為練習之用。

進行前，我給各位一些簡單的概念：一張圖，你可以把它看成「單一文字」，在文字裡面隨著文字「流動」；它也可以被視為「一個段落」，左右兩邊都沒有文字，但會隨著文字的增刪而在頁面中上下移動（就像段落一樣）；它也可以是個「單獨存在」的物件，浮動於頁面中的任意位置。

請開啟Word，插入一張圖片，然後點選「版面配置」功能區，然後點選圖片，按下「文繞圖」按鈕，就可以看到圖片的擺置方式有七種。

●與文字排列
這就是把圖當成一個字，有時你畫了一個小小圖，讓它當成文字的一部分時，可用這選項。

● 矩形
選這個項目時，圖片就變成獨立的圖片框，像是「浮動」於文件的任意位置，你可以用滑鼠拖動，文字將會繞過圖片本身。當你增刪文字時圖片「理論上」不會移動，但是，事實上是會，增刪圖片前方段落文字時，圖片會上移或下移。

用此功能時，某種程度你是在「排版」了，當你調整文字樣貌之時，這圖片已經不受正常的「管轄」，它的擺置行為就是浮動的。最好，你乾脆把文章都用「文字框」來控制。

● 緊密
行為同「矩形」，但文字繞圖形時，會依據圖形的外觀來繞（若圖形非方形時，會有曲線繞圖的情形）。

● 文字在前
行為同「矩形」，但文字會壓過圖形本身。

● 文字在後
行為同「矩形」，但圖形會壓過文字本身。

● 上及下
左右不會有字，像是獨立的段落（但可以插在落落中央，左右兩邊不會有字）

● 穿透
行為同緊密，但文字不只在圖片外圍繞，圖片內有空白的部份文字也會出現。

也就是說，除了「與文字排列」和「上及下」，其餘的圖片擺置行為都是浮動的（只是文字繞行的方式有差別）。但是一旦你版面改變，圖片的位置自然就難以預測（因為它也不是絕對擺置，而是「上下相對，左右絕對」的擺置）。


Word的圖片擺置有七種設定方式，但嚴格說來只有三種（把圖當成字、把圖當成段落或把圖當成浮動物件）。你大致了解圖片的設定和行為後，就不怕它亂跑了。

本期結語：圖片擺置本來就不該太有彈性
看來不難的圖片擺置，其實在工作中本來就有很多狀況。Word畢竟不是排版軟體，而為了遷就「大多數人也未必要有精確的工作要求」，所以它的取捨就是「不太精確，但一般人希望它的工作行為是如此」。也就是，圖片的擺置是「上下位置會隨著段落增刪而移動，但左右位置則否」（如果你選的是浮動擺置的方式）。

問題就來了，如果你文章的文字大改，版面形式更換，或是改變紙張的邊界設定，那圖片還會乖乖擺著嗎？不會的，你想得太美了。

我個人建議，如果是一份大的文件，含圖，那建議你最好把文件切成一個一個小單元，這樣可以避免大改的時候會有「圖片亂跑」的狀況。當然這也會有些缺點，但怎麼權衡就看你自己的需求了。

但如果你想要Word很聰明，那我也跟各位說，不可能的。一般專業美編的排版，排好了也是幾乎啥都不能改。改？其實就等於重排了。你用Word就希望它變成Superman？那只能說，你想太多了。