初探Office 2010的3大應用特色

文書處理、試算表、簡報及電子郵件等工具，是現代人最常使用的辦公軟體，而微軟針對這些工具軟體也持續改進。自從2006年底推出Office 2007後，歷經三年，微軟將在2010年6月發布新版的Office軟體。

內建OneNote，並且發行x64版本

Office 2010的主要產品和前幾代差不多，以Word、Excel、PowerPoint、Outlook等產品為主要成員，但這次首度將OneNote列為所有Office版本的標準配備。

在這一代的Office，微軟強調最大的特點，是可以緊密結合後端的Exchange Server 2010、Office Communications Server （OCS）2007 R2及SharePoint 2010。搭配這些應用伺服器，使 Office 2010在整合通訊與協同合作上，能有更方便的作業流程。

從適用的系統來看，Office 2010終於同時具有32與64位元的版本，在64位元Windows作業系統與Office 64位元版本搭配時，使用者將能夠運用更多的記憶體，以發揮更好的運算效能，對於使用Excel軟體時，這樣的版本幫助很大。

搭配OCS 2007 R2，強調整合通訊

在整合通訊方面，同時與多人溝通時，由於方式眾多、訊息管理上太複雜，於是產生整合多種通訊管道的必要性，目的是使工作更有效率，並降低通訊費用成本。

而Office 2010的作法是結合OCS 2007 R2，將傳統電話線路、VoIP、行動電話、視訊、電子郵件、IM軟體等加以整合，如此一來，在各個Office軟體中協同作業或開會時，將會很實用，其中，特別是在Outlook中，使用者將明顯可以感受到整合通訊的便利性。

利用SharePoint 2010強化協作

Office 2010搭配SharePoint 2010後，可在內容管理及企業搜尋方面，達到很強的互動性，並將員工整合在單一平臺上進行工作，讓資源、人力能夠更有效地運用，管理階層也更容易掌握員工動態。

協同作業

較上一版Office軟體而言，在協同合作上，新版Word、Excel、PowerPoint等Office文件皆可透過SharePoint 2010平臺，支援同時多人線上編修文件，這樣的協同作業方式將更即時，提升文件管理上的效率。由於能夠透過SharePoint控管文件瀏覽、編修權限，因此在分享文件的同時，也能兼顧到安全性。

而且，不只是透過SharePoint，現在也可藉由Office Web Applications，讓使用者可以直接利用瀏覽器顯示與編輯Office文件內容，而且，不論是使用電腦或手機，都可以藉由瀏覽器來完成這些工作。

我們以Word 2010為例，使用者在SharePoint上編輯一個Word文件檔，若同時有其他使用者編輯同樣的檔案，不僅會顯示有多少人正在線上編輯，也會顯示出其他人正在何處編輯，很方便的是，使用者可同時藉由電腦及手機上，即時分享文件與編輯，而共同存取的資料，也會即時出現在文件畫面中。如此一來，協同作業可減少等待與匯整的時間。

未來，在Windows Live使用者的免費網路儲存空間SkyDrive上，微軟表示，也會配合Office 2010提供類似企業的文檔分享協作。

企業搜尋

在SharePoint 2010中，也特別加強了搜尋的分類與面向。在搜尋文件時，檢索結果可依文件類型、資料來源、關鍵字、作者等條件分類顯示，而且我們還可以直接預覽與觀看文件內容，而不用再等待下載檔案後。例如我們點選PowerPoint分類，可以迅速找到相關PowerPoint檔案、即時預覽該檔案，更可透過瀏覽器直接開啟。同時，搜尋結果能夠依照搜尋者與對方的組織關係列出，並且將摘要內容呈現在搜尋結果頁面中。

由於企業搜尋的對象也不單單是文件，人脈也是重點之一，透過上述的平臺也能夠在搜尋頁面中找到相關領域的專家，並利用組織樹狀圖與社交功能，讓企業資源能夠有效共享與利用。

結合社群

同時，SharePoint 2010也加入類似Facebook社群網站的工具，讓使用者可以很快找到重要聯絡人及資訊，並且可以加入群組、建立知識庫，進一步提升企業內的協同合作管道。

SharePoint除了提供公司制定好的功能頁面，它也有個人網站的機制，使用者可以從中看到公司組織圖，同時也提供企業內的社群網站，如果使用者想要隨時想關注對方的狀態，可以透過Outlook上的Outlook Social Connector，連結到SharePoint的個人網站。

基本使用介面與Office 2007差異不大，僅強化部分操作面板

至於整體Office 2010軟體的操作介面上，各個軟體基本功能與介面的其實變化不大，比較明顯的調整就是取消Office 2007將檔案選單功能置於左上角圓型圖示的方式，將儲存、開啟，與一些作用結果不會顯示在頁面上的功能進一步整合，微軟稱之為Backstage。其中的常用功能中的列印視窗，就有很明顯的變化──點選列印選項後，即可直覺地預覽列印畫面，而調整文件時，也可以很即時的呈現。

Office 2007才開始內建的Ribbon風格工具列介面，新版中也加入可隱藏顯示的設計，只要按下工具列右邊隱藏按鈕，就可以隱藏Ribbon工具列，讓文件工作區能夠有更大的顯示空間；同時，現在的Ribbon配置更彈性，使用者可以自由設定工作列裡顯示的圖示類型。

操作上，預覽「貼上」的內容也是新增的功能，只要文件內容儲存在剪貼簿中，而使用者將滑鼠移至「貼上」鍵的相關選項時，就可以預先顯示將某個物件貼入文件後的樣子，減少貼入失敗進而執行復原功能的次數。而且，大部份的Office 2010系列軟體，都支援這項功能。

此外，我們還可以直接編輯文件內插入的圖片，例如在圖片上面添加效果；而文字應用圖片特效，也能使文字的陰影、發光等特效得以實現。

其他值得一提的Office 2010新功能還包括：One Note 2010加強了瀏覽搜尋與剪貼功能，使用者可以很方便地將網頁上的內容，以及各種Office資料剪貼的內容，直接匯整至OneNote的筆記本中。文⊙羅正漢特色1 藉由

企業搜尋與人力資源的掌握

SharePoint 2010在搜尋上提供各式不同分類的方法，並且更注重人脈網路的呈現。

在SharePoint 2010中，公司組織以樹狀形式呈現，更能突顯同事關係與檢視背景資料。

整合通訊的會議形式

透過整合通訊的方式，可以更直接的使用文字、聲音、影像與桌面分享交流。

特色1 藉由PowerPivot提升資料分析力

在Excel 2010中，最受人注目的就是PowerPivot功能，強化了以往的樞紐分析圖表工具，可以在前端匯入、處理龐大的資料，使得每個人都可以自己將資料做資料分析與圖像化的顯示。

PowerPivot原是SQL Server 2008 R2的分析工具附加套件，在Excel 2010中，可藉由此套件提供強大的資料分析能力，事實上，PowerPivot就是Excel的增益集，使用此功能時，我們需另行下載PowerPivot for Excel 2010安裝。

透過PowerPivot，我們可以將大量的外部資料來源匯入Excel中，微軟Office產品行銷經理盧昊表示，PowerPivot可以支援超過一億筆資料，而執行速度上，藉由資料壓縮以及創新的記憶體應用功能（In Memory Processing），因此在資料處理方面，不易受到資料量過大而影響。附帶一提的是，Excel 2010工作表最大的欄位跟列數，仍與Excel 2007相同，每張工作表最多可容納1,048,576欄。

匯入資料來源後，啟用交叉分析篩選器（Slicer），Excel可以針對

樞紐分析表（Pivot Table）中的資料進行過濾，並動態分割和篩選資料，並能以豐富的視覺化效果呈現樞紐分析表視圖，進而顯示所需資料，以便使用者自由地分析這些多維度資料。

相較於以往的樞紐分析圖，在新版Excel中，使用者可以很直覺地勾選搜索篩選器，即可對資料表和樞紐分析表視圖中的大型資料集進行篩選，進而減少格式設置時間，提升分析效率。

同時，我們也能將結果發布至SharePoint上，方便與其他同事一起進行決策，而此時SharePoint端也需要安裝PowerPivot for SharePoint 2010，如此一來，動態資料也能即時更新呈現。除此之外，若使用Excel 2010的64位元版本來彙整海量資料，由於操作上可以運用更多的記憶體，處理效能也將提升。

在新版的Outlook中，現在企業可以搭配微軟推出的OCS 2007 R2伺服器，有效結合電子郵件、即時通訊、桌上電話、會議工具等，以便直接在Outlook聽取語音留言，並且也能從中看到未接來電的詳細資料與即時通訊的交談記錄；Outlook同時加入使用者狀態的燈號顯示，以綠、黃、紅等顏色，分別表示使用者目前是線上、忙碌或離開，讓我們能更簡易地瞭解對方是否處於可聯絡的狀態，同時，藉由聯絡人的聯絡資訊卡，我們可以即時地利用Office Communicator的即時通訊軟體，以便使用文字、語音、視訊或是桌面共用等方式來通訊。除此之外，使用其他Office 2010軟體線上共同作業時，也有這樣的燈號輔助顯示，可讓你掌握他人的相關動態。

新版Outlook在操作與管理上，也提供符合目前使用習慣的方式，以減少重複性的人工動作。在Ribbon面板上，Outlook現在提供類似巨集方式的快速步驟功能，能將需要多個步驟的操作，設定為按一下即可批次執行的命令，例如將附件傳給指定群組的操作、將郵件移動到特定的資料夾等。

過去以「個人資料夾」的命名方式來管理信件，Outlook 2010現在則改以電子信箱帳號顯示，這的確較符合目前一般人對郵件的操作習慣。另外，Outlook也具有新的交談式郵件列表，系統可自動將主旨相同、往返回覆的電子郵件，顯示在相同的目錄下，更貼近目前電子郵件軟體管理上的普遍經驗，來往的郵件集中在一起呈現，一目了然；若是不習慣這樣操作的使用者，仍可選擇傳統Outlook的顯示方式。

快速步驟功能

Outlook的快速步驟功能，可將多個程序的手動操作，設定為按一下即可執行的命令，以減少重複動作。

郵件交談主旨檢視

Outlook將來往回覆的電子郵件顯示在相同的主旨或寄件人下，對使用者來說，比較容易看到管理與掌握郵件往返的資訊。

特色3 可召開投影片廣播會議　

在PowerPoint 2010中，最大的特點就是新增了投影片廣播功能（Broadcast Slide show），可以讓其他使用者透過網路同步觀看特定電腦播放的投影片，只要主講人開啟此廣播功能，參與會議者即使不在會議現場，也能藉由連線的筆電或手機，同步線上參與。

這項功能使用時，從投影片廣播標籤下的投影片播放選單，選擇投影片廣播功能後，這時需要輸入Windows Live ID或.NET Passport，若已登入帳號便無須理會，待連結至伺服器後，接著系統將會自動分配一個網址，只要將此網址發送給其他會議成員，讓每個與會的使用者，藉由瀏覽器連接到此網址即可。如此一來，除了不在現場也能參與簡報之外，而且對方也不必安裝PowerPoint 2010，就可以看到簡報。

除此之外，新版PowerPoint對於場景轉換方面，增加更多內建的動畫與轉場特效，尤其是多了許多3D轉換效果，並提供更方便的影片編輯設定。我們可以擷取想要播放的片段畫面，並且可以添加影片效果，讓影片、音樂淡入、淡出的特效畫面，簡報場景的控制性比舊版本好。

投影片廣播功能

我們在Slide Show的選單下，需開啟Broadcast Slide Show功能。

發送網址

開啟功能後，將會得到一組網址，我們可以發送給對方，加入觀看。

手機瀏覽

舉例來說，我們利用手機上的瀏覽器連結該網址後，便可以同步觀賞投影片播放的內容。