如何活用Dropbox快速發布檔案

日常生活中只要使用到電腦，每個人都有傳輸檔案的需求。在過往，最常透過電子郵件的方式來發布檔案。但由於寄送上有些不便，像檔案大小的限制，而且要一次寄出，不能因應網路斷線的狀況。因此，在發布檔案上，則較綁手綁腳。

後來出現一些檔案儲存空間分享的網路服務，當中又以Dropbox最為人所知，透過檔案同步機制，它讓使用者能快速發布檔案給其他人外，還提供線上儲存、備份、同步等功能，甚至像版本控制這類的進階功能也提供。

與Windows桌面整合度高

在發布上，Dropbox提供以資料夾及單檔等兩種方式。

要分享資料夾，使用者只需在Windows檔案總管，對Dropbox預設的同步資料夾路徑點選滑鼠右鍵，執行其中的Share this folder功能，就會自動登入到使用者自己的Dropbox網站首頁，使用者此時可以輸入對方的電子郵件位址，以便寄邀請函。但這種方式有個麻煩地方在於，對方需要以該電子郵件位址作為Dropbox帳戶名稱來申請會員，才能夠存取到你所分享的資料夾。

而單檔分享該怎麼進行？你需把檔案特別放置在Dropbox同步資料夾中的Public資料夾，接下來在這個檔案上以滑鼠右鍵點選Copy public link的功能，即可產生一個分享的下載網址，然後完成分享。你可以把這個網址用電子郵件或即時通訊軟體傳給需要的人，請注意，「任何人」只要取得這個網址、並以瀏覽器開啟下載連結，就能直接接收該檔案。

簡單來說，Dropbox的架構分成代理程式和網頁控制臺。在代理程式方面，使用者能夠設定Dropbox是否開機時即自動執行、同步資料夾的磁碟路徑，以及上下傳頻寬及代理伺服器。而且，Dropbox跟微軟的桌面整合性很高，像使用者能直接透過檔案管理員操作，直接新增或分享目錄、檔案。並且不需重複輸入帳號密碼，只要登入一次，之後開機執行Dropbox都會自動登入。

此外，Dropbox多數文檔管理的設定都在網頁控制臺裡面，它提供了資料夾、事件、分享等功能。以資料夾功能來說，使用者能瀏覽檔案與資料夾及目前空間的使用量，使用者除了能夠建立資料夾、更改檔案名稱外，也能夠設定分享資料夾，以及查詢已刪除的檔案。像日常使用到的PDF檔，是能夠在Dropbox網站上直接開啟、檢視內容，但像Word、Excel及PowerPoint等格式的檔案，則不能開啟。

具有檔案復原與版本控制功能

在Dropbox上，除了能將檔案儲存在雲端上，也具有復原與版本控制的功能。像是檔案若是誤刪，Dropbox保留了任一檔案過去30天內的所有版本。所以若是需要找回之前的資料，都能夠透過該功能再次復原。相較於將資料儲存於硬碟中，多了一層保障。

以一個軟體開發專案來說，光是文件與系統指令檔，數量隨便就是上百個。如果使用過往的備份方式，除了每次進行變動時，就需要備份外。若是一個檔案需要找回之前版本的程式碼參考時，以傳統的備份方式來說，幾乎不可能留有舊的版本。

而Dropbox提供的版本控制功能，當使用者每次更動文件時，都會儲存各個版本的檔案。透過Dropbox的網頁控制臺，使用者能夠查看各版本資料、變動的電腦名稱、時間及檔案大小。但該功能美中不足的一點是，並沒有提供版本比對功能，使用者只能用人工比對。

發布檔案便利性高，但也帶來資料外洩的風險

而透過檔案分享，還能延伸出協同合作的功能。使用者只需將Dropbox中的資料夾上執行Share this folder的功能，並設定那些Dropbox帳戶使用者能共享該資料夾，即可擁有協同合作平臺。而該功能對於協同作業非常方便，因為Dropbox提供版本控制及同步功能，能夠將所有檔案，即時同步到各個使用者電腦上，且能查詢各版本的資料。

Dropbox雖然在分享上較其他方式便利，但它分享檔案的風險，不亞於一般網路空間。像分享單檔雖然只要有連結就可下載，但這也代表，如果該連結曝光時，所有人都能下載這個檔案。所以在分享檔案上需特別注意，若內容非常機密，應該套用更完善的檔案加密或文件安全管理機制，最起碼要為這個檔案加上密碼保護，若檔案本身不支援，很多壓縮軟體都提供。

MIS人員如何封鎖Dropbox連線與程式執行

Dropbox雖然方便，但若不設限，對企業資安的影響是很大的。因此對IT人員而言，Dropbox是資料外流的風險因子之一。若未管制使得人人都能使用，對於頻寬的占用程度也是無法管理的。所以Dropbox在企業內，要如何管控該類服務則為IT人員的重要課題。

Dropbox的網路連線並不容易阻擋，這是因為使用者要存取Dropbox網頁控制臺時是使用80埠，在傳輸時則用443埠。而這兩個網路埠，企業大多不封鎖，所以大多數人都能使用。

如要管控企業內部人員用Dropbox，往往要搭配軟硬體的方式。硬體方面，可使用支援Layer 7控管的防火牆或網頁過濾產品，來封鎖個人端程式的連線；軟體方面則有不同做法──IT人員可以在電腦中的個人防火牆設定中（例如Windows防火牆），確認Dropbox未列在例外名單上；另一種方式是透過資產管理軟體或端點安全軟體的代理程式阻擋Dropbox代理程式的運作，讓Dropbox的執行檔連開啟都不能開啟，來達到封鎖的效果。

Dropbox除了一般電腦外，也能在平板裝置、智慧型手機使用。透過這些裝置，也能夠線上瀏覽特定格式的檔案內容。圖中為iPad版本的Dropbox，它可直接檢視DOC檔的內容。

復原已刪除的檔案

刪除檔案後，若想尋回資料，可使用檔案復原功能，而對於已刪除的檔案，它能保留30天，在這段期間，可予以復原。Dropbox也結合版本控制，以便隨時回復成指定的版本。

存取動作的歷史事件記錄

在網頁控制臺上，使用者能夠查詢曾經執行的各個動作外，也可以直接點選該檔案，直接查看內容。可惜的是，只能查看最新內容，並不能與版本控制的功能整合。