無紙化會議的6大優點

近幾年，陸續有企業推動無紙化會議，透過提供採用平板電腦開會的方式，解決中高階主管在外差旅時，因為需要攜帶筆記型電腦開會而帶來的不方便。

另外，也有企業希望從小地方做起，從解決召開紙本會議時，許多紙本資料列印、搜整甚至歸檔時面臨的不便，開始借力平板電腦加速開會的效率，進而加速推動企業推動無紙化會議的可能性。

匯集企業推動無紙化會議的經驗，預計可以享有6大優點。

優點1－ 會議資料可即時更新、統一版本
當企業開始推動無紙化會議，第一件事情一定是先將會議附件資料先行電子化後，透過集中化管理方式，統一將開會附件資料集中在某一個存放區，再請與會者下載相關的附件資料，杜絕以往召開紙本會議時，經常面臨許多會議參考資料分散各地的窘境。

哈瑪星科技總經理林鈺鋃表示，會議資料已經集中，若開會前必須更新會議資料，只需要將最新版本的數據資料，上傳到會議資料存放區並取代舊有版本的資料即可。相較於以往召開紙本會議時，一旦面臨要更新資料，必須大費周章進行紙本資料的頁面抽換，推動無紙化會議的資料更新不僅迅速又即時。

不僅電子資料更新方便，更重要的關鍵點還在於，透過統一的版本控管，不會出現檔案錯亂、數據分歧的現象，對於會議順利召開是有正面幫助的。

優點2－ 機敏資料可獲得深度稽核管控
因為紙本資料缺乏一套完整的追蹤控管機制，很難做到將紙本資料控管甚至回收，許多機敏資料的外洩或對外爆料，往往都來自於紙本參考資料的外洩。

第一銀行資訊處處長李進富表示，電子資料有一整套追蹤控管和深度稽核的機制，使用者對於電子資料的使用，都有完整的稽核追蹤機制。第一銀行在董事長指示下，推動高階主管用iPad開會的主要原因之一便是，電子資料容易透過身分和權限控管方式，可以控管到底有哪些人，有權限下載哪些機敏資料。

另外，也有高科技製造業在召開與製程參數相關的內部會議時，除了將所有參考文件統一存放在單一的文件管理區，並透過身分認證進行權限控管外，更針對相關資料進行版權控管，設定機敏文件資料的過期期限，例如開完會議後，該機敏文件就禁止讀取、下載，甚至已經下載到平板電腦上的機敏資料，也能做到在該平板電腦上瀏覽，但不許傳送、截圖、過期檔案無法開啟等功能。

駿永資訊技術總監楊俊彥表示，除了傳統的版權控管機制外，另一種常見的作法就是，將會議文件轉檔成統一的電子書格式，進行各種機敏資料權限管控；或者是，將相關的機敏資料放置在一個模擬的沙箱（Sandbox）環境，預設某一段時間後，自動清空該文件儲存區，設定相關文件的使用權限等，確保參考資料的機敏性。

優點3－ 會議參考資料可加入影音多媒體資料
許多會議的參考附件，只有某些圖像或文字的資訊，可以進行紙本列印。但以目前企業對於各種資訊流需求的情況，某些情況下，多媒體資料不僅可以重複播放、增進人們的理解程度，看影片對於許多複雜資訊的吸收和理解，也比單純平面資訊來的快。

另外，透過平板電腦的即時性，甚至還可以做到現場拍照、攝影，像是日本的佐賀縣議會議員，也透過iPad接收民眾陳情的資訊，並匯集各種多媒體影音資訊，即時回傳到會議中做為進一步決策分析的參考資料；還可以提供360度環場照片，有助於進一步掌握會議所需的影音資訊。

優點4－ 創造環保節能的社會形象
政府部門本身都有政策示範效果，對於政策落實在意程度往往比企業更深。行政院資訊處處長趙培因表示，配合總統府發起「節能省碳」的政策，以行政院藉由推動文件雙面影印，並將行政院的各種開會與上課資料，都以電子郵件傳送，達到節能省紙的目的，而推動院內電子公文系統等，更可以有效做到紙張減量的方案。

不只政府在意節能省紙，有許多企業也在想打造企業環保形象，「節能省紙」就是可以著手進行的優先步驟。以第一銀行召開的審查會議為例，光是一次會議的議案數量可能高達70～80個，影印紙用量每次至少用500到1,000張。

優點5－ 「同步功能」提供與會者有自己的會議步調
以往，會議上若是採用投影簡報，與會者看的簡報檔都與臺上簡報者一致，但若是翻閱紙本資料，則可以按照自己的進度，先行翻閱有興趣的議題。以會議實務而言，紙本會議的與會者，反而可以按照自己的喜好和步調，自行查閱所需的簡報內容。

因此，包括政府和企業推動用無紙化會議時，為了縮短和召開紙本會議時的差異，除了提供與會者可以在自己的電子簡報檔上，進行各種畫線、註記功能外，有些無紙化會議系統則會提供「會議同步」的功能。宇軒數位執行長李昆謀表示，這個「同步」功能其實是提供與會者可以「不同步」的選擇。他說，投影在螢幕上的簡報進度大家都一致，但透過無紙化會議系統提供的「同步功能」，則讓與會者可以像參加紙本會議，自行閱覽有興趣的電子簡報後，再透過同步功能，與會場簡報進度一致。

這樣的同步功能也讓陳?在召開院會時，在其他部會首長進行簡報時，可以先後閱覽相關的簡報或者是上網查詢所需要的資訊後，再透過同步功能回到會場的簡報進度，讓陳?可以保有自己的會議步調，又不至於跟不上會議進度。

優點6－ 隨時隨地可以開會
信義房仲集團資訊長蔡祈岩表示，3G或者無線網路搭配平板電腦等行動裝置，對該公司帶來最大的優勢就是，加速溝通的效率，打破開會場域的限制，真正做到「隨時隨地都可以開會」。

蔡祈岩笑說，只要有網路可以讓在外面奔波的員工收開會的簡報資料，或者是存取放在雲端的會議資料，再加上各種網路通訊App，兩相配合之下，只要有一個不受干擾的環境，就可以就地開會了。也因此，許多的會議不僅有快速又效率，更重要的是，員工具有更高的機動性，不像以往只能在公司的會議場所中開會而已。

為了延伸平板電腦的應用，第一銀行也在iPad上安裝了企業版視訊會議App和VoIP（網路電話）App。李進富表示，許多高階主管經常要到全臺各分行巡視，時間安排幾乎滿檔，配合銀行內部已經有的視訊會議系統和升級VoIP，將相關的App安裝在高階主管的iPad上，一旦有需要和相關人員聯繫，不論是視訊會議或者是撥打行動分機就可以找到人的VoIP，都可以大幅提高高階主管的機動性。他說：「第一銀行針對高階主管推動用平板開會，最終目的希望可以達到行動化辦公室的終極目標。」