挑選複合機，該注意哪些評估要點？

雷射複合機是辦公室中常見的輸出設備，具有穩定文件列印速度與品質，不論企業是直接購買或是採用租賃的方式，選擇一臺功能、預算符合的設備，其實並不是件簡單的事，尤其這類設備的規格細節相當瑣碎，因此，瞭解目前機種的功能特色，以及列出單位需求，就是這次我們的重點。

在這次採購特輯中，我們針對印速40PPM（每分鐘A4單面輸出張數）以下的A3、A4黑白雷射複合機加以介紹，請廠商提供符合這次採購需求的產品，這次共有Brother、Canon、Epson、HP、Fuji Xerox、Lexmark、Kyocera、Rioch與Toshiba回覆並確認資料，我們整理這54臺產品規格，並瞭解各廠商新產品的功能與特色，以便你瞭解目前市場上的機種。

A4黑白雷射複合機的需求看漲

從臺灣中小企業環境與使用習慣上來看，黑白複合機產品仍有穩定的需求。近年各列印設備廠商在推出新款產品時，雖然以彩雷機種為優先，但後續也會推出同系列的黑白機種。

其次，這一兩年來，過去以A3尺寸紙張輸出為主的設備廠商也開始推出A4複合機，像是Canon、Kyocera與Ricoh。由於多數中小企業以A4文件輸出為主，為了讓產品線更加完善，因此這些廠商推出對應的A4機種。目前，Canon與Kyocera已經推出多款A4的黑白、彩色複合機，而Ricoh雖然已推出A4彩色雷射複合機，但黑白機種要等一段時間才會上市。此外，這些新推出機種多在30PPM以上，不像過去A4機種多以低階為主。

從近年複合機的產品變化來看，還有一些功能變化值得注意。像是彩色掃描功能不像過去，僅出現在彩色機種與部分黑白機種，我們看到，目前新推出的黑白機種都是搭配彩色掃描功能，唯有前幾年推出的黑白機種，還是黑白掃描。此外，USB列印、掃描功能也幾乎成為這類設備的標準配置，少數機種還可插入SD卡，像外接USB裝置一樣，可以直接透過SD卡列印、掃描，像是Ricoh新推出的Gestetner MP 4002SP。只是目前這類外接裝置整合，以USB埠較普遍，支援SD卡插槽的設備相對少很多。

而近年很夯的雲端應用也成為近年產品提供的附加功能，像是使iOS裝置可以直接傳送文件列印，或是結合雲端服務，從機身上便可登入該服務來掃描與列印，在HP、Canon的新設備上，都有這些新特性。之前，HP是將這類應用在消費型的低階機種當中，現在，較高階的Laserjet M525系列雷射複合機也配置了同樣的功能，讓複合機可以從HP的ePrintCenter存取不同雲端服務，舉例來說，使用者可以從設備上登入連線至BOX網路儲存空間、Google日曆等雲端服務，並能從上面直接列印內容。

在Canon新推出的iR-A 4000系列產品中，也可以讓使用者從裝置上存取Google Docs與微軟SharePoint等雲端服務，直接掃描、列印。以目前趨勢來看，各設備廠商可在提供應用程式平臺的機種上，針對需求客製化其功能，達到同樣的目的。

還有一點，現在的進階機種幾乎都會搭配較大尺寸的觸控螢幕，在這次採購特輯中，螢幕尺寸大約在5～9吋之間，部分機種可以在觸控螢幕中預覽列印、掃描畫面，同時也提供圖像式故障排除指示，方便使用者處理簡易的設備問題，不像低階產品僅具備文字顯示的液晶螢幕，搭配方向按鍵使用，操作較不方便。特別的是，有越來越多廠商將操作面板設計成可調整角度，讓設備擺放位置更彈性，對身高不同的使用者而言，也可以感到很便利，像是Canon、HP、Ricoh等廠商的A4新產品中，都有這樣的特性。

這些不同特色，可能隨著使用習慣與需求改變，從目前各廠商紛紛強化不足的功能情況下，未來，這些特色將慢慢變成多數設備都內建的功能。

挑選複合機，從月印量評估開始著手

挑選這類設備時，首先我們可以從印量、使用人數與部門環境需求來看。首先，印量的評估是相當重要的。一般說來，印速越快的設備所承載的月印量也越高，同時可以增加我們的辦公效率，不至於浪費時間等待列印作業。

其中印量評估相當重要，設備實際印量若超過使用負荷量，將導致故障頻繁，使用壽命減少，影響工作流程。

各廠商都會在產品規格中說明產品的月印量，但要特別注意的是，月印量的規格上，可以分成最大月印量與建議月印量。

雖然各廠商對這兩個數值可能有不同的定義，但大致而言，最大月印量指的是每月「可以負荷的最大印量」；而建議印量則是考慮設備使用壽命、耗材穩定、耐用性而建議的每月「最佳印量」。

普遍來看，印速高的機種，理所當然可以承受較高的印量。不過，實際印量最好不要超過設備的最大列印量，避免因為超過機器負荷，使得維修頻率變高。但也應避免挑選超過本身需求的高階設備後，因設備使用頻率過低，這些也是隱形的成本浪費。

一般而言，月印量在一兩萬張以上辦公環境，我們建議你最好選擇30PPM以上的機種。如果每月印量更大，自然必須選擇更高速的機種，而目前專業級的輸出設備在印速上，可以達到每分鐘80、90頁。此外，若是相當在意列印效能，像是印量多，但每份文件頁數少的情況很頻繁時，可以留意設備的首頁輸出時間與暖機時間，以現在的列印技術來看，印出首頁文件的時間都在10秒內，暖機時間則不超過30秒，而強調首頁輸出時間的機種，可以在5秒內印出首頁文件，暖機時間在20秒以內。印大量文件時可能不會感到太大的差異，但每次只印一、兩頁時，若是走到設備前還沒出紙完畢，當這些影響累積下來，工作流程便會受到一些影響。

需綜合評估單位人數、印量，並考量部門環境需求

以小型部門單位來說，人數可能在10人以內，月印量最高不超過一兩萬張，他們可以選擇印速在30PPM以下的機種。若印量較高、人數稍多的單位，由於使用率較高，使用情形可能較複雜，盡量挑選30PPM以上的設備。

以最基本的部門環境來說，若無A3掃描、列印需求，可選擇純粹A4機型，而在某些單位，A3輸出是不可或缺的需求，因此，可兼容A3、A4輸出的A3複合機將是必然的選擇。

從產品功能來看，以使用人數的較少的入門級設備來說，像是印速30PPM以下的設備，由於使用人數較少，這類設備通常僅提供基本的影印、掃描、傳真、列印功能，操作介面較為簡單而不具有觸控螢幕，相關管控功能也少見於這類設備中。

比較進階的機種，通常是可負擔印量較高的設備，由於適用的印量、人數較多，因此會搭配較多的安全性功能與擴充性規格，像是功能權限管控、資訊安全防護的功能，這些設備可選購的軟硬體配件也較豐富，甚至可以因應企業工作流程的整合而提供客製化的設計。

從基本的擴充性上來看，企業在這些進階機種上，可以彈性的選擇更多的紙匣、分頁裝訂器，以應付高印量的需求，而傳真套件的選擇上，也能便於企業彈性配置。像是部署多臺輸出設備的環境中，可能不需要每一臺設備都具有傳真功能，或是利用Remote Fax的方式，透過一臺安裝Fax配件的核心主機，其他無Fax配件設備則由主機傳送傳真，以節省傳真套件的購買費用。

目前進階的複合機種，已提供多元的設備管控能力與安全防護性

在功能權限管控上方面，一般來說，可以分成針對使用者、部門與功能上的管控，更進一步，列印張數也能加以管控。管理人員可以讓使用者加入網域，或是自訂使用者帳號密碼的方式，來進行登入驗證，此外，支援讀卡機身分辨識的列印管控，也是近年常見到的應用。使用者需要刷卡後才能啟用複合機，印出的文件可藉由刷卡驗證的動作，才會開始輸出，避免他人誤取。搭配跟隨列印的解決方案，使用者可以在各設備前都能夠取得列印文件，

在資訊安全防護方面，這些設備本身也有許多安全強化設計，像是支援IP/MAC address過濾、網路安全防護協定等功能，資料傳輸上採用256位元的加密標準，或是建立強制可連線清單，防止遠端列印和掃瞄工作被駭客存取。此外，為了防止通訊錄資訊外洩，可以選擇Address Book加密功能，而搭配硬碟的機種也提供加密與資料覆寫功能。

此外，為了防範印出資料被人拿取，在複合機前輸入密碼驗證，或刷卡放行的機密列印功能，也是近年各廠商不斷強調的功能之一，為的是避免重要內容印出時被其他人看到。而進階的安全浮水印功能，也是值得注意的功能，可以防拷貝或防偽造。

此外，設備的環保設計與後續的維護服務，也是廠商所重視的部分。近年這些設備不斷提供相關功能，像是降低待機、休眠功耗，以節省電費，採用熔點更低的碳粉、LED技術、0秒預熱技術，也是能帶來更佳的節能效益。而設備維護方式與耗材成本也是企業關心的重點項目。像是主動式的維護服務，可以減少管理人員在設備維護上的心力。

從過去維護上的流程來看，通常是由管理者事先設定，當設備出現警示時以電子郵件等方式通知管理者，遇到簡單的問題，使用者可以從圖示化的故障排除導覽，依步驟來解決問題，或是打電話通知廠商來處理。

現在也有廠商強調主動式的維護服務，像是Kyocera在TASKalfa系列機種的操作介面上，提供「線上叫修」或「碳粉訂貨」的服務，使該設備可以主動通知原廠客服中心人員與使用者聯繫，這有點像是服務鈴的方式，對使用者來說相當簡便。此外，富士全錄現在也有類似的服務，當設備發生問題時，設備能夠自動將錯誤訊息發送至原廠的維護中心，此時，原廠維護人員可以透過電話聯繫，或主動前往維修的方式，協助解決設備問題。這種主動式的服務，可加快故障排除的解決時間，也減少管理者的負擔，確保工作流程可以穩定進行。

綜合來說，採購前，不論是直接購買或是租賃的方式，在一般企業環境中，企業最好先瞭解自身的所需的使用方式與工作流程，再向廠商諮詢並提出需求，以選擇適合的設備與解決方案。若是大型企業環境，企業也可以請設備廠商協助規畫列印環境，目前來看，各廠商都可以採專案的方式提供這樣的服務，藉由實地查訪以協助改善列印設備部署方式與文件輸出、數位化的流程，並依據實際狀況，提供完整的客製化分析報告。

桌上型的A4黑白雷射複合機

以近年的A4黑白雷射複合機來看，不僅產品數量越來越多，操作性與耐用性也比以往高，像是這臺設備印速為40PPM，最大月印量達7萬5千張，雖然耐用性仍不如同印速等級的A3機種，但已經能夠適用於多數單位環境。

像是圖中的HP Laserjet M525dn，這臺設備提供8吋的彩色觸控螢幕，以我們實際使用經驗來比較，尺寸越大的螢幕介面配合大比例圖示，確實讓使用者可以感受到操作更直覺，功能設定項目也更易被找到。在管控功能方面，這臺設備雖然未能將身分認證、權限管控的機制內建，但也能透過選購配套方案的方式，增加設備的管控能力。

落地式的A3黑白雷射複合機

A3黑白雷射複合機目前仍是企業中最主流的設備，以近年調查的出貨量數據來看，仍比A4機型高，主要是這類設備可以應付複雜的列印需求，也能夠負荷相當高的印量，同時，其內建及選配的功能相當多元。

以圖中這臺Ricoh Gestetner MP 4002SP來說，它的印速為40PPM，每月建議印量可達1萬張，提供不錯的基本效能，當發生紙張用盡、紙張尺寸不符等問題時，設備也能跳過錯誤工作，執行接續的工作。而且，這臺設備支援多種管控方式，用戶並能視本身需求，來選擇多元的選購配件與解決方案。

此外，這款今年新推出的產品，不只改進了操作面板與操作介面的設計，在工作流程上，若搭配他們的文件解決方案，在執行文件掃描時，可同時轉換成Word、Execl、PowerPoint等文件格式。

(看大圖)

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