如何做好紙本的文件銷毀作業

紙本文件的銷毀方法較為簡單，不外乎水銷與火燒兩種，不過這類型儲存媒體比較大的問題，在於產生或印出來之後時常需要保存一段時間，且紙張因為體積的關係，在處處充滿紙張的辦公環境中，很容易被忽略，因此相較於銷毀方式的選擇，或許比較要注意的是文件保存方式，以及要如何落實紙張銷毀的過程。

少量紙本自行保管，大量委外存放

紙張的保存方式，仰賴每位使用者的習慣，例如隨手將文件分類與歸檔，只要每位使用者都有這樣的習慣，就可以將紙本文件所帶來的資安風險降到最低，且日後在尋找檔案，以及需要銷毀時，都可快速找到，馬上使用或攪碎。

但需要儲存的文件最先碰到的問題，就是要存放在哪裡？才可以安全保存，同時可快速取得。

其實，坊間目前有一些廠商就有提供文件保存的服務，他們所提供的服務，就是讓客戶不用自行保管文件，而是交給他們集中管理，同時也提供硬碟與磁帶等儲存媒體的儲存服務。而將文件交由這些廠商管理，一來是不必在空間有限的辦公環境內找地方存放，二來是保管的風險與責任全部轉交到文件保管廠商，可以讓企業減少負擔的同時也降低風險，就真的像把貴重物品存放在銀行金庫一般。

而參考了這些廠商的作法之後，我們發現真正要做好保存，需要投入的工作其實比你想像得還要複雜。以專門提供這類服務的Recall公司而言，他們採用固定形式的紙箱將文件運至保管的廠區，而且這個紙箱是可耐重壓，且可使用束帶封閉，不會輕易讓文件外露的特殊紙箱，而且運送的過程中，不論是車輛、人員、運送時間與路線等都會全程記錄，甚至何時何地某個車門被開啟，都會有詳細的紀錄，目的就是掌握每個細節，確保文件沒有被他人看過，甚至竊取。

如果企業要自行比照這樣的嚴謹程度實施文件保管並不容易，因此我們建議，若要保存的文件數量不多，可選擇在現有的辦公環境內尋找安全性較高的作法，例如需要較高權限才可進入的管制區或保險箱等，但是如果需要保存的文件數量相當多，而自身環境又不容易實際建置一個管制區，我們建議可以尋求這類廠商的協助。

使用碎紙機粉碎，只是銷毀執行的其中一步

在文件銷毀的方式上，目前企業在處理廢紙的作法，有可能是集中整理，或使用碎紙機攪碎，但是最後的步驟，往往都是直接交由大樓清潔人員，一來清潔公司不會多收費，二來是他們還可將這些廢紙拿去資源回收賣錢，但是資料外洩的危機就是在這種情況下發生。因為清潔人員收到整袋的紙張，不論是完整的，或是絞成碎片的，都是直接交給資源回收商處理，這過程如果被有心人得知，他們就可以輕易得到這些內含機密資料的廢紙，再加上，如果碎紙機粉碎的程度較差，還是有機會將這些文件復原，並且擷取其中的資料，可看出這樣處理的方式，其實風險相當高。

應選擇低風險的銷毀場地

接下來是銷毀場地的控管，不論你打算自行處理或委外都需注意。限制閒雜人等不得入內，自然是基本條件，有些文件銷毀廠商連客戶都不准他們進去參觀，目的就是確保文件全部都在掌控中，絕不讓任何文件外流。

以同時提供文件儲存與銷毀服務的Recall為例，我們向他們提出希望能進入紙張銷毀作業區採訪的要求時，他們便以客戶的資料安全為由婉拒。Recall表示，即使是客戶，也無法進入他們的儲存管理中心，要調閱資料時，僅能在外部的調閱區讀取自己的文件，而銷毀作業也是基於資料安全理由，客戶僅有在自己的文件要銷毀的時段，才可獲准進入銷毀作業區，親眼看見文件被攪碎，隨後被包成紙磚，可見他們對於安全控管要求相當嚴格。

比照這類管理與銷毀步驟，企業平時要管理紙本文件或實體硬碟，可在辦公室較內部的區域，建置一個門禁較嚴謹的環境集中管理，而文件需要銷毀時，除了用碎紙機當場攪碎，並自行將文件送到紙廠水銷回收或焚化爐燒毀，建議全部過程都要錄影存證，並派遣如政風人員隨同見證加強公信力。

而採用這種自行銷毀流程的優點，在於企業可從頭到尾監控過程，並且親眼看見文件水銷或燒毀，而缺點則是可能會花費較多時間與人力，因此比較實際的紙張保存與銷毀的作法，依然是落實員工教育，平時就將不需保存的文件使用碎紙機銷毀，減少需要集體銷毀的文件數，而少量機密文件則收於保險箱，或者委託文件儲存廠商保管。

文件銷毀委外的廠商處理流程

文件銷毀廠商處理廢棄文件的重點，除了確實將紙本文件銷毀之外，另一個重點就是安全與嚴密的過程，包括採用的紙箱、運送的車輛，以及執行人員等，都要嚴格控管，再加上徹底的粉碎與水銷回收等步驟，可以將紙本文件上所記載的機密，從這世界上徹底抹除掉。

步驟4 文件初步分類

將待銷毀的文件送至銷毀作業區，途中這些箱子都是密封，確保銷毀作業前，沒有被其他人動過。照片提供／Recall

步驟5 切碎刀切銷毀

大量文件銷毀時，可採用輸送帶將文件送進碎紙機，而少量則採用人工輸入將文件粉碎。照片提供／Recall

步驟6 打包成紙磚

切碎的紙張，也是直接用機器打包成紙磚，並送到水銷場再次銷毀與回收。照片提供／Recall

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