紙本文件的銷毀方法較為簡單,不外乎水銷與火燒兩種,不過這類型儲存媒體比較大的問題,在於產生或印出來之後時常需要保存一段時間,且紙張因為體積的關係,在處處充滿紙張的辦公環境中,很容易被忽略,因此相較於銷毀方式的選擇,或許比較要注意的是文件保存方式,以及要如何落實紙張銷毀的過程。
少量紙本自行保管,大量委外存放
紙張的保存方式,仰賴每位使用者的習慣,例如隨手將文件分類與歸檔,只要每位使用者都有這樣的習慣,就可以將紙本文件所帶來的資安風險降到最低,且日後在尋找檔案,以及需要銷毀時,都可快速找到,馬上使用或攪碎。
但需要儲存的文件最先碰到的問題,就是要存放在哪裡?才可以安全保存,同時可快速取得。
其實,坊間目前有一些廠商就有提供文件保存的服務,他們所提供的服務,就是讓客戶不用自行保管文件,而是交給他們集中管理,同時也提供硬碟與磁帶等儲存媒體的儲存服務。而將文件交由這些廠商管理,一來是不必在空間有限的辦公環境內找地方存放,二來是保管的風險與責任全部轉交到文件保管廠商,可以讓企業減少負擔的同時也降低風險,就真的像把貴重物品存放在銀行金庫一般。
而參考了這些廠商的作法之後,我們發現真正要做好保存,需要投入的工作其實比你想像得還要複雜。以專門提供這類服務的Recall公司而言,他們採用固定形式的紙箱將文件運至保管的廠區,而且這個紙箱是可耐重壓,且可使用束帶封閉,不會輕易讓文件外露的特殊紙箱,而且運送的過程中,不論是車輛、人員、運送時間與路線等都會全程記錄,甚至何時何地某個車門被開啟,都會有詳細的紀錄,目的就是掌握每個細節,確保文件沒有被他人看過,甚至竊取。
如果企業要自行比照這樣的嚴謹程度實施文件保管並不容易,因此我們建議,若要保存的文件數量不多,可選擇在現有的辦公環境內尋找安全性較高的作法,例如需要較高權限才可進入的管制區或保險箱等,但是如果需要保存的文件數量相當多,而自身環境又不容易實際建置一個管制區,我們建議可以尋求這類廠商的協助。
使用碎紙機粉碎,只是銷毀執行的其中一步
在文件銷毀的方式上,目前企業在處理廢紙的作法,有可能是集中整理,或使用碎紙機攪碎,但是最後的步驟,往往都是直接交由大樓清潔人員,一來清潔公司不會多收費,二來是他們還可將這些廢紙拿去資源回收賣錢,但是資料外洩的危機就是在這種情況下發生。因為清潔人員收到整袋的紙張,不論是完整的,或是絞成碎片的,都是直接交給資源回收商處理,這過程如果被有心人得知,他們就可以輕易得到這些內含機密資料的廢紙,再加上,如果碎紙機粉碎的程度較差,還是有機會將這些文件復原,並且擷取其中的資料,可看出這樣處理的方式,其實風險相當高。
應選擇低風險的銷毀場地
接下來是銷毀場地的控管,不論你打算自行處理或委外都需注意。限制閒雜人等不得入內,自然是基本條件,有些文件銷毀廠商連客戶都不准他們進去參觀,目的就是確保文件全部都在掌控中,絕不讓任何文件外流。
以同時提供文件儲存與銷毀服務的Recall為例,我們向他們提出希望能進入紙張銷毀作業區採訪的要求時,他們便以客戶的資料安全為由婉拒。Recall表示,即使是客戶,也無法進入他們的儲存管理中心,要調閱資料時,僅能在外部的調閱區讀取自己的文件,而銷毀作業也是基於資料安全理由,客戶僅有在自己的文件要銷毀的時段,才可獲准進入銷毀作業區,親眼看見文件被攪碎,隨後被包成紙磚,可見他們對於安全控管要求相當嚴格。
比照這類管理與銷毀步驟,企業平時要管理紙本文件或實體硬碟,可在辦公室較內部的區域,建置一個門禁較嚴謹的環境集中管理,而文件需要銷毀時,除了用碎紙機當場攪碎,並自行將文件送到紙廠水銷回收或焚化爐燒毀,建議全部過程都要錄影存證,並派遣如政風人員隨同見證加強公信力。
而採用這種自行銷毀流程的優點,在於企業可從頭到尾監控過程,並且親眼看見文件水銷或燒毀,而缺點則是可能會花費較多時間與人力,因此比較實際的紙張保存與銷毀的作法,依然是落實員工教育,平時就將不需保存的文件使用碎紙機銷毀,減少需要集體銷毀的文件數,而少量機密文件則收於保險箱,或者委託文件儲存廠商保管。
文件銷毀委外的廠商處理流程
文件銷毀廠商處理廢棄文件的重點,除了確實將紙本文件銷毀之外,另一個重點就是安全與嚴密的過程,包括採用的紙箱、運送的車輛,以及執行人員等,都要嚴格控管,再加上徹底的粉碎與水銷回收等步驟,可以將紙本文件上所記載的機密,從這世界上徹底抹除掉。
步驟4 文件初步分類
將待銷毀的文件送至銷毀作業區,途中這些箱子都是密封,確保銷毀作業前,沒有被其他人動過。照片提供/Recall
步驟5 切碎刀切銷毀
大量文件銷毀時,可採用輸送帶將文件送進碎紙機,而少量則採用人工輸入將文件粉碎。照片提供/Recall
步驟6 打包成紙磚
切碎的紙張,也是直接用機器打包成紙磚,並送到水銷場再次銷毀與回收。照片提供/Recall
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