建置經驗談：透過郵件稽核，保存法務證據

威剛科技是生產記憶體相關產品的主要廠商，導入郵件稽核的時間點，是在郵件系統從IBM的Lotus Notes，轉換成微軟Exchange Server時，決定購買桓基的MailSherlock——採軟體型式安裝在另外準備的IBM伺服器，並搭配磁碟陣列櫃，保存員工的郵件。威剛在世界各地有多個據點，而郵件系統則是部署在臺灣總部及大陸蘇州，分別提供800及300多位員工收發郵件。外寄而來的郵件，會先經過閘道端的垃圾郵件過濾設備，然後轉寄給後端的郵件伺服器，而稽核設備則是採Journal的平行架構備份郵件。資訊服務部資訊技術應用部經理莊其穎表示，扣除重複收到的郵件不算，他們每個月平均會收到55萬封的郵件，經過壓縮後，儲存在離線磁碟內的郵件檔案約有112GB。

為了保護專利權而導入，並要求客製化郵件稽核產品

他們是基於法務、維護專利的需求，而導入郵件稽核的產品，系統並不開放給員工查詢個人郵件，而主管則必須向資訊部門提出需求，才會開放臨時的權限。

莊其穎接著表示，以MailSherlock來說，從安裝測試到完成採購，一共花費4個月的時間，除了產品原有的功能，威剛也要求桓基必須在測試階段，就要因應他們的需求，客製化3項功能。首先是員工寄出郵件時，可透過MailSherlock的郵件規則，檢查是否有不當的內容，對於觸發規則的郵件，系統仍然會准予寄出，但是會發送通知信給管理者，做為備查。其次，是主管向資訊部門提出調閱郵件的申請時，僅能根據當時所申請的範圍做查詢，不能自行輸入條件。最後一項，則是根據需要，僅備份某些重要的郵件，有效使用系統的儲存空間。

評估階段中，威剛也向其他3家廠商提出需求，結果因為廠商支援能力不夠（例如技術人員太少、無法到蘇州提供現場支援）、備份機制的不夠完整，及客製化功能過多等原因，最後決定購買目前使用的產品。

縮短90%郵件查詢的時間

莊其穎說，導入產品後，最明顯的成效就是縮短郵件查詢的時間。在Notes的時代，郵件是燒錄成光碟離線備份，在調閱某位員工為期一年的郵件，大約需要18個小時才能完成作業，光是將光碟裡的資料集結到同一個資料夾，就需要10到12個小時，再透過自行開發的Notes應用程式查詢郵件，這個過程大約是5到6個小時。而在導入MailSherlock後，從接到申請到提供資料，半個小時就可以完成。

他們在臺灣和蘇州各布有2臺MailSherlock伺服器，達成分流的目的，屬於某地分公司的郵件只會透過特定的伺服器做備份，2臺伺服器會將郵件寫入到同一個MySQL資料表，並且每周固定透過FTP，把歸檔後的資料傳送到後端的一臺Windows Server 2003暫存主機，而最末端的備份主機則會連接到這裡取得郵件檔，透過備份軟體寫入磁帶，並刪除暫存檔案。

案例資訊

威剛科技

● 員工人數：1,100多人（全世界）

● 使用的郵件稽核產品：桓基MailSherlock

● 數量：4臺（臺灣和蘇州各2臺）

● 建置時間：6個月（從2009年7月完成採購至今）

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