Google前CIO的私房資訊整理術

在我童年時代，大家對失讀症仍很陌生，不像現在廣為人知。我也是到了高中才逐漸明瞭，原來自己的學習障礙是肇因於失讀症。不過，我很慶幸父母家人未曾放棄我。這一路上，他們總是耐心陪著我學習。在不斷努力下，我在學業上逐漸有了出色的表現，最後取得了博士學位。我專攻認知科學，童年的經驗驅使我去探索人們學習與解決問題的方法，讓我自然而然走向認知科學的領域。同時，我也希望透過認知科學，協助當年那個小男孩，以及其他有類似困擾的孩童，能夠樂在學習，不再傷心、害怕和焦慮。

找出混亂根源
根據我的研究，傳統的數學教學方法（其他科目也是）大多在設計上出了問題，並未順應人腦實際的運作狀況。不論是常人或失讀症患者，大多數人學不好數學，不是因為笨或懶，單純只是因為教學方法不對。更甚者，我還發現這個世界的建構運行方式，大部分竟跟人腦的運作背道而馳，所以我們在做系統整合時特別辛苦。

既然有那麼多的學習障礙（加上我患有失讀症），我這個心驚膽跳的小男孩怎麼有辦法一路讀到博士，還當上Google的資訊長？事情是這樣的：正因為我的學習歷程太艱辛，我花費許多時間在思考，找出令我學習頻出狀況的諸多限制，並試圖加以解決。我也努力發展出各式技巧與系統來減緩我腦中的壓力，幫助我全心全意專注在我真正想學的東西上。我不能把什麼事都當成理所當然。

我比別人多付出的努力，以及那些為了統整資訊發展出的系統，終於讓我在學業上獲得成就。幸運地，多年後，這些努力也讓我找到好工作，順利進入Google負責「全球資訊的系統化管理」。

從小到大，我都在不斷發展各種系統，讓自己更有組織，我也從這些經驗中學到許多。其中最值得一提的是：大多數現代人日子過得如此混亂，是因為我們從不正視自己腦部的先天限制，也還沒找到辦法解決這些限制。
就拿記憶來說吧！我們的短期記憶一次只能記住五到九件事。每個人手邊都有一大串待辦事項等著盡快處理，加上周遭有無數資訊持續進到腦中，難怪我們總是忘東忘西。當一件事緊接著另一件事，情況更糟，那只會讓短期記憶整個癱瘓。這說明一個事實：人腦不能同時處理許多事。

悲慘的是，人腦不善於做決定。舉例來說，有太多時候，我們之所以做出抉擇，單純只是出於害怕失去某樣東西，而不是渴望得到它。由於我們無時無刻不在面臨抉擇，難怪到了一天結束時，我們總是筋疲力盡。

不過，大腦並不是造成我們雜亂無序、充滿壓力的唯一原因。我們不能有效做好整理，有不少是起因於現今世界的建構方式。事實上，我們活在過時的社會形態，遵循著跟我們實際需求相違背的信念，卻毫不自知，仍努力在其間找出生活的秩序。以今日的企業為例，我們仍奉行舊有的行程表，也就是專為管理勞工階層而設計的，完全無視於當今社會早已轉型為以資訊服務產業為主。像這樣固守過時的勞工行程，只會徒生壓力，並造成許多其他問題。我們按照舊表操課，遵循前人腳步：先送小孩上學，再上場工作（我可不是說棒球場）。我們過的生活模式，年代已相當久遠，那是當電腦還沒成為人類生活重心的時代、當父母親只有一人需要工作的時代、當知識還是力量的時代，還有當住宅區和商業區明顯分野，但通勤距離卻很近的時代。

啊！美好的舊時光！

可是，我們現居的社會架構裡，有賴於我們擁有一顆超大容量的腦：隨時得記住一堆事情，於是，我們認為的腦部與社會運行方式，跟它們實際的運行方式之間存在巨大落差，加上還有無時無刻不在博取我們注意的大量資訊，這些都是造成現代人混亂的核心問題。

問題還不止這樣，更糟的是，一旦有什麼突發狀況，我們的壓力指數會飆升，並影響我們。或許你的壓力驅使你拿起這本書（感謝你的抬愛！），又或許壓力讓你寫下一大串待辦事項，然而，清單上的項目卻永遠只增不減。你也總是擔心擠不出時間看小孩的功課，憂心自己永遠趕不上進度，像我就常有這種感覺。

咱們就打開天窗說亮話吧！混亂引發壓力，壓力讓你我不知所措。不知所措又會加重我們的壓力，讓我們變得更不知所措，形成惡性循環。我知道卡在這種循環的滋味，我曾經歷過。

馬丁和我寫這本書的初期，正好碰上我在轉換工作，我馬上要搬到另一個城市，得趕緊找到新住所。當時我剛離開Google，正要進入百代唱片公司（ＥＭＩ）接掌數位事業、兼任新潮音樂部門的營運長。

身兼音樂迷與科技狂，我欣然接受這個挑戰。不過，從矽谷搬到洛杉磯，卻也帶來其他挑戰。我一度以為搬新家後我永遠不會知道雜貨店在哪兒。當然，我也以為永遠不可能搞懂新東家的運作狀況！我以前建立起的系統與制度，竟然不再適用。突然間，我又變回那個理平頭的小男孩，彷彿自己是世上唯一學不會、唯一受苦、唯一得挑燈夜戰做習題的人，明明是很簡單的習題卻搞不懂。壓力真的好大！幸運的是，我後來還是拋開壓力，順利走了出來，運用的正是我研發出來的各種整理妙法。

所以，罹患失讀症給我機會去了解人類學習的模式，而認知科學的專業，又讓我看清楚人腦及現今社會體制如何跟我們唱反調。憑藉這些知識與角度，我理解到找出混亂根源有多麼重要！很不幸的，市面上談整理的書大多不把「找出混亂根源」當一回事，有的甚至完全沒提到。我希望這本書能幫你找到答案，看出讓你無法有效統整的源頭，而你很快會發現，這一切都不是你的錯！這世上有許多強大的力量正在聯手對付你，使你感到散亂無序。

不過，好消息是你可以扭轉情勢。我會跟你分享各種策略，讓你應付職場和生活上的各種挑戰，這些都會引發壓力或影響效率。我不會教你太瑣碎的整理技巧，像是如何做好衣服的收納（你來教我吧）。在本書我要分享如何管理生活中的大小事項與資訊，又如何讓你有效率地達成目標，卻不用擔太多心。

結合人腦、人性、科技的整理術
本書不會列出一堆整理的通則，像是「永遠保持電子郵件收件匣淨空」、「資料夾裡新增另一個資料夾來整理電腦檔案」、「申請電子對帳單」等等。我要是一天到晚都得反覆做這些，我肯定還沒上工就一團亂了。

坦白說，這些通則我一樣也沒遵守過，即使它們聽起來好像對整理滿有幫助的。我並不是做不到，而是我找到更適當的方法，更能有效應付當今職場與生活上的問題。

像我在Google工作的這些年，我就學到怎樣利用科技統整資訊，才不會讓每天撲向我們的大量資訊給淹沒。我見識到科技幫助我們更有組織、更有效率，讓生活過得更自在；我也見識到科技幫助我們消弭壓力，藉由減少記憶的負擔，讓大腦為我們工作，而不是跟我們作對。

這就是我寫這本書的原因！我想跟你們分享我的私房整理密技（有些運用科技，有些沒有），這些方法有助於我們擺脫人腦、社會等眾多限制的影響。我的目標是讓你發展出一套自己專屬且對你管用的系統，讓你做起事來更有組織、更成功、壓力更少。我希望幫助你，不再浪費時間和精力去做無意義的事，而你甚至不知道它們在浪費你的時間和精力。我也希望幫助你釐清哪些事該做？哪些又不該？透過清楚的意識、努力和更有系統的管理，你會發現自己進入正向循環。你的思考會更清晰，也更有餘裕去做更有趣、更有效和更重要的事。（摘自本書前言）

Google時代一定要會的整理術

梅瑞爾 Douglas C. Merrill、馬丁 James A. Martin／著；胡琦君／譯
天下文化出版
售價：320元

作者簡介

梅瑞爾（Douglas C. Merrill）

Google前任資訊長，曾被美國著名IT雜誌《eWeek》評選為「全球IT業百大最具影響力人物」。

馬丁（James A. Martin）

資深撰稿人，為《PC World》、《華盛頓郵報》網路版等多家媒體報刊撰稿。