Gartner：企業短期抗疫推BCP得留意細節，長期抗疫則可藉疫情來加速數位轉型

武漢肺炎全球大流行的現狀直接衝擊了企業的營運表現，不少企業早已訂定了一套營運持續計畫（BCP），或因應疫情而緊急訂定，不過，Gartner CIO研究及顧問副總裁李貴權最近一場研討會中提醒，企業訂定BCP得留意許多細節，例如不同因應情境的時間單位不一樣。

李貴權建議，BCP應加入時間的概念，即時反應以小時為單位、復原措施則可以天數衡量、另外還要有以周或月為單位的長期應對策略，並在事件發生後的不同時間內，執行對應的措施；「企業應該認知到，整體反應時間不斷縮短。」比如過去核心系統中斷，還能容忍以天為單位的修復時間，但現在就算趕在幾個小時內修復，也可能不被業務單位所接受。

另外，訂定BCP的同時，也要一併考量到觸發應變措施的條件，以及負責執行者，來減少應變過程中的不確定性，以及因不確定性而導致的決策緩慢，「才不會錯過最佳執行計畫的時機。」同時，設定明確的觸發條件也更易於與員工溝通。李貴權舉例，比如設定1位員工病毒檢測陽性，就觸發對應的計畫。

BCP是企業風險管理的一環，但李貴權坦言：「但令人沮喪的事實是，許多企業並無意識到風險管理的重要性。」Gartner觀察，部分企業的風險管理業務沒有指定負責人、負責人經驗也不足，也並非因自身業務需求去評估風險，反而是受到外部法規所驅動，甚至沒有訂定系統性的營運持續計畫；再者，絕大多數利益相關者缺乏相關意識，就算有計畫，也未展開壓力測試和相關演習。

對於企業被動、缺乏組織性的風險管理現況，李貴權建議，企業應根據自身所屬行業、地理位置等面向進行風險評估，訂定出適合自己的營運持續計畫，比如根據B2B或B2C的業務類型、容易發生地震或颱風的地理位置屬性不同，對業務的影響也不同，需要確實評估與分析；接著，應先擬定大方向的復原策略、再進一步訂定細節，若預設的情境真實發生，就須確實執行計畫，若沒發生，也應定期安排演習，並持續透過測試來改進流程。

Gartner對CIO的長期IT建議

面對武漢肺炎疫情，許多企業要在短期內維運遠距工作的IT環境，比如確保員工能連線到公司並維持工作效率、確保遠距辦公的資訊安全，或實踐IT維運的A、B分組機制等。不過李貴權也表示：「CIO除了基本的IT支持，應向更多長期的IT維運面向來進行探索。」

比如說，企業面對疫情，可能會走向數位化業務與數位生態系，或是改為採用RPA等自動化技術，甚至因疫情長期對供應鏈的衝擊，可能因供應鏈轉移、流動到其他地區，引發企業併購等重新配置的狀況。面對企業在疫情中可能發展出的新商業模式、工作流程、或客戶的新需求，「IT系統是否有足夠的彈性來因應？這是CIO可以趁這一波疫情思考的問題。」李貴權表示。

Gartner的一篇報告中也舉例，部分企業製造業已經根據疫情需求來調整產品類型。比如日本電子產品製造商夏普（Sharp），將其中一家工廠改為製作口罩；而中國富士康，也將其部分因疫情而需求低迷的傳統產品，改為生產需求更高的產品，如防護裝備等。這都是快速因應新商業模式而做出改變的案例。

因此，李貴權也建議，企業可以藉著疫情來加速數位轉型，比如導入敏捷開發流程，來改變企業內部文化與工作方式，「之前一直沒機會做的，現在是一個好機會，將一些新的工作方式、新的思維方式進行實踐，來提升整個團隊、企業的能力，幫助企業在危機中勝出。」

CIO除了縮減IT預算，還能用IT加值業務

在IT預算上，多數CIO為了因應疫情對企業造成的衝擊，已經規劃縮減IT預算來降低企業整體營運成本。不過，李貴權指出，企業IT成本通常占整體企業的2～10%，就算消減IT預算，對企業的效果有限，因此，CIO也可以思考如何進行成本優化、甚至價值優化，來更有效的提升業務流程的效率與價值。

首先，在IT成本降低方面，CIO可能採取的作法，包括停辦一些培訓、供應商活動，或降低顧問的支出，也可能對員工進行交叉培訓，讓每位員工獲得更多技能，來減少員工數的增長；其他作法，還包括推遲大型IT項目的建置，或是減少員工獎金的發放，來直接降低IT預算。

不過，CIO也能進一步思考，如何透過IT來提升業務流程的效率與生產力，幫企業降低整體業務的預算支出。比如投資遠距工作、協作工具、安全工具，或是評估業務上雲的可能，來實際增加業務效率，並降低業務本身執行的成本。甚至，CIO還能藉此釐清業務對IT的需求。最後一步，則是直接透過IT來賦予業務新價值，達到價值的優化。

對此，李貴權也提醒，CIO要制定預算縮減計畫時，也要根據可能發生的場景來訂定多種方案，比如以預算縮減比例為指標，在需要縮減不同比例的預算時，採取對應的措施，隨著情況不同而調整。

CIO面對武漢肺炎疫情衝擊，可能需要縮減IT預算，但除了預算的直接縮減，用IT來提升業務效率與生產力，進而減少業務的預算支出，也是一種解方。