【居家辦公實例：台灣世曦工程顧問】數百人遠端3D繪圖大挑戰，2對策解超大檔存取與精準操作

3月18日這天，台灣世曦工程顧問（以下稱台灣世曦）第一次演練居家辦公，才第一天就遇到了不小的考驗，單是要讓設計人員在家，也能夠同樣順暢完成遠端3D模型繪圖作業，就讓資訊團隊傷透腦筋，尤其，繪圖作業，講究的是滑鼠精準度，一旦操作稍有延遲，就會影響繪圖精確性，甚至缺乏高速網路與快速資料存取架構，使用者在家連打開圖都會有問題。對於台灣世曦IT來說，這是居家辦公必須克服的挑戰，甚至進一步還要做到線上多人協同繪圖作業。

就在3月14日這天，在WHO宣布全球疫情大流行的兩天後，台灣世曦馬上採用分區辦公方式來防疫，但同時間也正在緊鑼密鼓準備幾日後的居家辦公的演練計畫，因為台灣世曦的高層相當清楚，一旦疫情大爆發，嚴重甚至要封城的時候，居家辦公就是最後手段，所以早在農曆春節收假前的最後一天，他們就決定居家辦公演練的計畫。

為了讓員工更容易熟悉居家辦公，台灣世曦IT有提供一份居家辦公的操作指引，就放在該公司首頁防疫專區裡，讓員工可以快速參考，裡面羅列出一些居家辦公的參考事項，並依據演練結果來同步更新調整。圖片來源／台灣世曦

遠端存取數百MB的3D圖檔，連在家開啟都有難度

台灣世曦公司的員工，以設計人員為主，光是臺北總部大樓一千名員工當中，設計人員就占了三分之二。但在開始規畫居家辦公時，台灣世曦資訊團隊馬上就面臨了一大挑戰，就是需要建立超大檔案遠端資料存取的環境，來滿足設計人員在遠端繪圖作業的需求。

台灣世曦資訊系統部副理張智欽就表示，設計工程師每一個完成的3D模型圖檔都是很大的檔案，單是一個工程圖檔，就要數百MB大小，有時候，模型檔案之間更互相關聯，例如放在一個3D模型裡面就有十多萬個檔案，而在工作儲存區裡，現在已累計上億筆這樣的設計圖檔，合計超過上百TB，也因為這些檔案很大，只是要將圖檔資料下載到使用者端，對於網路都會造成沉重負擔，更不用說，想要在使用者家裡打開都有難度。

因為3D模型繪製對於硬體性能要求很高，張智欽表示，至少需要接近工作站，才能處理得來，但改為居家上班後，員工家裡很難有這個環境，就算將應用程式安裝到電腦裡，連應用開啟可能都是問題。

為了解決這個難題，台灣世曦IT團隊的作法，就是透過遠端桌面軟體工具，讓員工連回自己的電腦桌面來操作。張智欽說明，採用這種連線方式的好處，一來，就是它的操作習慣較接近辦公室作業，無論取檔案，或操作這些應用程式，就像在辦公室一樣，有助於降低使用門檻。二來，所有資料都留在企業內部，只透過網路傳遞畫面到使用者家裡電腦來呈現，所有存取都還是在公司電腦上完成，透過原有的端點稽核同樣能管控得到，來降低資料外流的風險。

在決定資料存取方式以後，接下來，還要解決連線人數遇到爆量的問題。張智欽提到說，該公司原先已有導入虛擬桌面架構（VDI），透過虛擬機來支撐這些遠端桌面的使用，但僅能容納最多100位使用者同時上線，如果是平時要用還好，一旦遇到疫情惡化，得增加比現在多十倍的連線量時，現有的硬體架構就會撐不住，勢必得要準備其他備案。最後則是採用了Splashtop這套雲端遠端連線工具，「簡便、立即可行的方法，就是我們的優先選擇。」他說。

張智欽也指出，在選擇連線工具時，不但要考量到能迅速部署，對於既有辦公環境跟資安影響，也要盡可能降到最低，就連操作介面也優先選用有繁體中文的工具版本，來讓員工迅速上手。

目前該公司是採用雙軌並行的方式，讓員工能夠使用Splashtop工具連進公司自己桌面來作業，現今已有約百名員工使用，當有需要大規模在家辦公時，IT人員就會增加連線數，來支撐這些員工在家辦公所需。至於有些特定專業應用軟體，則可使用本地端部署的VDI虛擬桌面來執行，同時也當作備援，以便在雲端連線出現問題時，還可以透過VDI接手暫時提供原有連線服務。為了避免網路頻寬擁擠，他們還重新調整基礎網路環境架構，例如將公司對外網路連線速度加大，還獨立出一條1Gb頻寬以上的線路 ，提供給員工遠端連線使用。

這種遠端連線方式雖然方便，但還是有它的不足，尤其是在繪圖作業的時候，操作容易會有延遲的情形，這是因為員工每一個操作滑鼠動作，都會透過網路回傳到公司電腦上再轉成指令來執行，使用者再依據電腦上回傳畫面來執行操作，因為往返需要時間與運算處理，反應就沒辦法很即時，張智欽坦言，如果只是一般文書處理還好，一旦用於需要高精準度的3D繪圖時，反應差個半秒鐘，就很容易影響到繪圖的精確性，「這也是為何用遠端桌面操作繪圖，仍無法取代在辦公室作業的原因，」他也說，要達到像在辦公室作業那樣，除非是透過VPN連線方式，讓員工把應用程式跟檔案拿回家，才有可能很即時，但同樣面臨到軟體部署的授權、員工網路環境，以及缺乏足夠硬體等問題。

除了單人電腦作業，還有另一組專案團隊正在測試以居家多人協同繪圖，共同完成3D模型編輯作業，並以視訊會議來進行線上討論、畫面分享。

不過，就算所有員工居家辦公，在該公司裡還是會預留一組IT人力，不受到14天居家管理的限制，以便於必要時可以回到公司處理。儘管，台灣世曦早在十年前設計機房時，就有建立遠端維運的機制，讓員工可以在家遠端作業，不需要大老遠跑回公司維運，但還是有例外情況，如設備故障，或電源排插壞掉等，就得有人進機房，他也強調，在目前資訊架構下，除非是全公有雲環境，否則機房裡一些需要實體接觸的操作，還是少不了。

台灣世曦於3月先後做完二次演練，第一次在家上班演練是3月18日，先是以各部門資訊聯絡窗口約30人為對象，接下來，一周後再進行第二次演練，這次人數則提高到100人，測試項目也不少，像是開啟視訊會議、取得遠端資源、遠端桌面、即時通訊等，若員工演練遇到問題，IT人員也可透過遠端連線反向連到員工電腦，來協助處理操作或硬體問題。

雖然，這家公司近4成員工都有遠距辦公經驗，但剩下6成員工，都是沒有在家辦公的新手，這些員工對於科技的接受度並不高，突然要他們改變原有作業習慣，難免會碰上反彈與阻力。而張智欽的解決方法，就是加強員工教育訓練，透過定期舉辦線上、線下課程，讓這些員工逐漸熟悉這樣的工作環境。還有一份居家辦公的操作指引，就放在該公司首頁防疫專區裡，讓員工可以快速參考，裡面也簡單羅列出一些居家辦公的參考事項，包括適用對象、網路操作環境、連網設備、系統環境等等。並依據演練結果來同步更新調整。

在完成演練以後，張智欽也考慮日後讓員工可以彈性選擇在家上班，而不單單只是模擬演練，並期望藉由平常上班方式的改變，讓這些員工可以更熟悉居家辦公模式，IT也能從員工獲得更多反饋，進而找到許多還未改善的問題。

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