【行動自然人憑證應用：臺北市政府】憑證行動化實現行動公文簽核，改善一年354萬件公文處理效率

對中央或地方政府公務人員而言，經常需要使用自然人憑證，例如登入內部資訊系統、簽到簽退、公文簽核等等，而使用自然人憑證，卻受限於電腦及讀卡機，還需完成終端電腦讀卡環境設定方能使用，每臺電腦軟硬體規格不同，甚至還可能遇到無法順利讀卡的狀況。

實體憑證的種種限制，將因憑證行動化而改變，過去在電腦才能使用的自然人憑證行動化後，手機化身自然人憑證，打破實體憑證的限制。公務機關看到憑證行動化後的可能性，尤其是站在服務民眾第一線的地方政府，公務人員常常需要外出執行公務，過去為了使用自然人憑證簽核公文，他們得在外勤與辦公室間來來去去，或是外出攜帶筆電、讀卡機及實體憑證，現在只要一支手機就能簽核公文，憑證行動化後的應用可能性，吸引臺北市、新北市等地方政府，計畫導入行動自然人憑證。

去年一年臺北市共處理354萬件公文，市府將在今年中，先在公文系統導入行動自然人憑證，以解決長久以來實體憑證的限制，實現行動公文簽核，加速公文處理效率。

公文由紙本到線上化

臺北市早期的公文處理做法，承辦人到各層級的主管蓋墨水章或簽名，代表個人意見的表示，一部分的案件因較為複雜，由於需同時參照多個文件，單位主管仍習慣紙本對照。

臺北市政府逐步推動電子化的公文作業環境，先將公文製作電子化，再列印公文以人工方式簽呈公文，但紙本公文處理方式，仍不易追蹤案管。柯文哲市長上任後，要求提高市政效率，加速推動公文作業的線上簽核，目前從公文製作、流程、案件管理做到完全無紙化。

臺北市資訊局系統研發中心主任林郁傑表示，一次推行可能面臨更大的阻力，因此分階段慢慢調整，朝百分百線上化前進。例如從簡單的公文案件著手，慢慢擴大到高階主管常見的複雜案件公文，如附件繁多的採購案件，以階段性方式達到全程線上化。

資訊局先修改公文系統，改為Web網頁介面，使用更便利，以此吸引同仁及主管接受，一方面在市長意志要求之下，市府從技術、政策多方推動，成立一支團隊，協助各機關排除使用上的問題，或依各機關使用情境客製調整，加上網頁技術愈來愈成熟，開發門檻降低     ，不斷優化線上公文處理。現在北市已打通公文線上簽核，從承辦人一路到市長，可以全程線上簽核公文。

發展行動簽核公文

儘管公文簽核從紙本推到電子化、線上化，始終無法克服一個根本問題，還是要用自然人憑證簽核公文。

臺北市資訊局系統研發中心主任林郁傑表示，實體憑證在使用上有許多限制，例如採購電腦要注意是否有讀卡機，資訊部門需安裝簽章元件，但由於每臺電腦環境不同，軟硬體的安裝有許多環節，有時即便完成軟硬體設定，仍會發生無法使用實體憑證的情形。

另外，因職務工作的性質，人員或主管若經常需要外出，不在辦公室，得等到回辦公室才能使用自然人憑證簽公文，導致公文處理可能因此卡住，承辦人需時常追蹤公文處理進度，確認相關人員或主管是否完成公文簽核，難以提升公文處理效率。

後來，臺北市政府找到一個折衷方法，在一般公文簽核流程裡，新增批核的流程，讓負責人員或主管在外先以平板電腦或手機批核公文，承辦人員依批核指示處理公文，等人員回到辦公室再補簽公文。這是在行動自然人憑證出現之前的改良做法。

林郁傑表示，過去要等到主管回到機關內，承辦人員才能拿到被簽核的公文，後來找到的採折衷辦法，將公文分為批核與簽核，主管在外面就能先批核公文，讓公文照流程往下跑，等回到辦公室後，再使用實體自然人憑證補簽已批核的公文。

但是，這項折衷辦法還是沒有解決根本的問題，最後還是要使用實體自然人憑證來補簽公文，雖然主管在外可以行動批核公文，但最終還是要回到辦公室補簽。公文處理仍得面臨時效內簽核的問題，超過時效就無法結案，而超時公文也會標示「逾期」，承辦人員可能遭追究行政疏失。

直到內政部推出行動自然人憑證，這個根本的問題才看到解法。不需電腦、讀卡機，一支手機就能以行動憑證隨時隨地簽核公文，臺北市政府計畫在今年中先在內部的公文系統導入，徹底實現公文的行動簽核。

林郁傑表示，市府公文系統導入行動憑證後，人員或主管在外就能一次完成公文簽核，不需要再回到辦公室使用實體憑證補簽公文，公文簽核效率將得以獲得提升。未來承辦人員外出執行公務，如需製作公文，也只需攜帶筆電，再使用手機的行動憑證簽核公文，不需攜帶讀卡機、實體自然人憑證。

不只公文簽核，憑證行動化帶來更多元的應用情境

目前北市消防局人員外出稽核，多在平板電腦上使用電子報表，稽核結果再以手機簽名，未來若導入行動自然人憑證，稽核與受稽核方以手機掃碼就能完成電子簽章。攝影／洪政偉

林郁傑認為，自然人憑證從實體卡片到行動化，最直接的好處是省下電腦、讀卡機，以及安裝簽核元件的環境準備，手機行動憑證讓使用門檻降低，未來應用情境有機會更多元。

例如市府部分的公務人員，因為執行公務的需要，經常外出到餐廳、道路、公園、學校、工地等現場執行稽核，由於不需製作公文，大多使用電子化表單，因此只要攜帶平板電腦，針對表單上的項目逐一稽核，最後由稽核人員與受稽方，輪流在稽核表單上手寫簽名，如果需要簽名的人較多，表單往往需要預留較大的空白，每個人輪流手寫簽名也相當花費時間

林郁傑指出，未來如果稽核人員與受稽核方都使用行動自然人憑證，只要手機掃描電子表單上的QR Code就完成簽核，比輪流手寫簽名效率更高，稽核結果若發生爭議，需要比對手寫簽名筆跡，而使用憑證簽章，由內政部憑證中心驗證身分、簽章，市府可以擴大應用情境範圍。

資訊局正梳理不同的公文應用情境，針對不同的公文情境導入行動憑證應如何調整進行規畫。臺北市的策略是先由公而私、由內而外，即先從公部門內部的公文系統先導入，未來再慢慢擴展至私部門對外服務。

林郁傑認為，現代人的生活，工作、購物、娛樂都和手機有關，過去很少人會隨身攜帶自然人憑證，而憑證行動化後與手機結合，等於隨身攜帶行動憑證，憑證的應用將更為多元。例如過去信用卡沒有虛擬化，出門購物一定得攜帶卡片，但有了Apple Pay、Google Pay等行動支付工具，通過生物辨識、掃碼就能線上付款，讓支付更方便、應用情境更多元。他期許「行動自然人憑證未來應用多元，會是很好的工具」。

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