高林企業打造行動BI讓主管隨時下決策搶單

在臺灣，無論是傳統製造業、或是高科技製造業的產業型態，都跟上下游廠商有很密集的互動，像是貨源多寡、物料供應能力、拿到貨源的時間等，會決定一家製造業廠商供貨跟接單的能力，所以，供應鏈管理可說製造業相當重要的命脈。

高林正是一家大量仰賴供應鏈的傳統製造業公司，主要業務是生產銷售縫紉機相關的機器，像是拷克車、三針車、手提及各種多針環縫車，同時擁有自有品牌「SiRUBA」，銷售的地區與國家就高達80多個。

目前高林在全球總共擁有7個據點，在臺灣分別在臺北與南崁設有研發中心與工廠，在中國大陸共有4個據點，其中2個據點為工廠，2個為銷售據點，另外在美國與印度也都各有1個銷售據點。高林整個集團的員工人數約為1,200人。

其實在臺灣這種規模的企業並不少，只不過，能夠像高林一樣善用BI來管理自身供應鏈的企業卻不多見。高林在2008年前，最主要的資訊系統，就是ERP跟HRM，2008年時成功導入BI，上線至今3年，使用BI的人數約為150人，今年第三季開始，高林更進一步花了3個月的時間導入行動BI，就是為了讓常在外面跑業務的高階主管，可以快速看到平常不容易掌握到的資訊，像是缺料狀態，以便能快速回覆訂單查詢的需求。

導入BI，讓集團的資訊更加透通

高林導入BI的過程大約分成四個階段，行動BI是第四個階段。高林資訊室經理葉仁祥表示，起初導入BI的目的，是為了要讓營運總部從資訊封閉，走向資訊透通。

其實在2008年時，高林的ERP已經上線多年，不過，仍需要財務部門人工產出財務報表給營運總部的高層，而且還是以月報的方式呈現，因此，各個子企業每個月的營運資料，都得等總部完成差異分析，比較不具有時效性。

另外，這些人工製作的工廠或是子公司的統計報告，並不是直接從資訊系統自動產出，為了讓總部看到較好看的數據，處理人員難免會美化資料，對營運總部來說，集團管理數據就不具有正確性。

為了要讓資料的傳遞更快速，也為了資料的準確性，高林決定導入BI來提高營運總部決策能力。高林BI的系統每天更新資訊2次，分別為中午12點以及午夜12點，讓使用者隨時掌握企業營運的相關資訊。

高林一開始導入BI的規模包含了集團銷售、庫存、製造、供應鏈加工點缺料警示、應收帳款、應付帳款、人工效率與成本以及合併財報。

2008年是高林導入BI的第一個階段，最主要的工作就是要先確保系統數據的正確性。葉仁祥表示，不正確的數據會導致使用者對BI系統的不信任，而BI上的數據會有錯誤，往往是因為交易系統缺乏完整的記錄。

以料帳的日清日結來說，理論上，領料當天就應該一併結清帳務，但是有時候，工廠人員可能為了趕貨，今天領料，會等到明天才扣帳，這對每天更新的BI系統來說，當資訊產生與事實有落差時，數據就會變得沒有參考性。

完成好前端系統的數據品質管控後，高林也就進入導BI的第二個階段，這時候高林開始打造資料倉儲系統，也開始定義KPI並架構BI的骨幹，其他像是設計BI報表與儀表板也是這個階段的工作項目。

葉仁祥認為，這個階段正是一般企業導入BI最容易失敗的時候。最主要的原因是，BI是每日即時更新的資訊，因此每個事業部使用資訊系統所產生的數據，都必須要更有紀律，必須遵照一定程序如期產出，這就會牽涉到企業的流程再造。「如果企業的日清日結做得不夠好，BI上出現的資料就會不夠即時，也不夠完整，最後還是得以人工整理資料，這就導致後續的BI建置失敗。」

從被動查詢走向主動通知，BI經歷第一次簡化

高林在順利跨過第二個階段以後，接著到了2011年初，高林導入BI進入第三個階段，開始將重要的訊息，主動推送給管理者。所謂的重要訊息有兩類，一種是管理上需要的營運資訊，像是未來四個月的生產主排程與推估庫存、直接人力需求缺口、銷售達成與成長等；第二種則是潛在風險的事件，像是工單缺料、低毛利接單、逾期帳款等資訊。

在這個階段最主要的挑戰是設定風險警示點。當警示點設定太低的時候，系統會不斷發送通知給管理者，過多訊息時，警示的效果就會降低。所以，高林的作法是藉由觀察管理者，接到主動傳送的訊息後，是否啟動後續的管理行為來評估警示點設定的正確性。

比如說，在低毛利風險的訊息發出給主管以後，主管是不是會點閱接單的狀況，如果有，表示警示點設定正確，如果沒有，則代表管理者認為該警示點還沒有達到需要馬上處理的急迫性，那麼警示點就必須重設。

不過，葉仁祥認為，在第三個階段對於整個導入BI的重要性，其實是收斂BI。之所以要收斂BI，是因為一旦使用者開始仰賴BI以後，不同職位的人想要看到的資訊並不一樣，隨著需求越來越多，BI上的資訊變多，報表也跟著變多，但是這麼一來，當初BI想要精簡呈現企業營運狀況的精髓，也就慢慢消失。因此，葉仁祥認為，主動通知可以讓BI上更重要的資訊被凸顯。

導入行動BI更快速掌握供料，並回應訂單

事實上，到了第三個階段，高林在BI的應用已經有一定的深度，不過，到了今年第三季，他們進一步導入行動BI。「這是為了要讓使用者可以更快取得資訊，提高企業的競爭力。」葉仁祥說。

更快取得資訊之所以對高林來說很重要，因為越快取得資訊，就能讓企業從接單到出貨的敏捷度越高。

舉例來說，當企業想要提高業績，就必須準備較多庫存，才能在訂單來的時候，馬上出貨，可是庫存太多，企業資金流動較慢，除此之外，如果市場上突然出現另一項新產品時，若要生產新產品，舊產品的庫存就不具市場銷售力。

企業想著盡量降低庫存，卻又能快速應付接單，締造業績，那麼，企業就必須清楚掌握原料供應的狀況，才能在沒有庫存的情況下預判生產速度來接單。

不過，高林大部分的高階主管，因為業務的關係時常外出，沒有辦法隨時回到辦公室使用個人電腦察看BI上的貨料狀態，所以當有客戶想要下訂單時，就必須等到高階主管回到辦公室開啟個人電腦，才能確認供貨情況並回覆。

為了提高高階主管對於原料與訂單的掌握，高林在2011年第三季開始導入行動BI。葉仁祥表示，打造行動BI有個很重要的觀念，那就是當使用者用不同的裝置來使用BI時，他的行為不同，動機也不同，代表想看到的資訊也不同。「行動BI的使用者介面就需要重新設計，才符合需求。」

用點擊率分析找出主管最想看的關鍵指標

要找出關鍵指標並不是容易的事情，不過，高林有一個優勢，就是他們的BI使用率很高，導入BI的時間也將近3年，所以，他們可以藉由使用者點擊率分析，也就是使用者在什麼時間存取哪些資訊，從這些資訊的統計分析中，找出點擊率最高的幾項指標，作為行動BI內建指標，「透過行為分析得到的指標，通常準確率很高。」葉仁祥說。

事實上，在導入行動BI的過程中，葉仁祥也發現，主管在移動中想要看的資訊，都是迫切想要看到的數字，所以通常跟主管個人的表現有很大的關係，換句話說，「就是跟主管們不容易管理到的資訊有關係的指標。」

舉例來說，高林在大陸有兩個工廠，這兩家工廠雖然都是在生產機器，但兩家主管關心的議題也不一樣。以A工廠來說，因為他的上下游供應商就在工廠附近，聯絡比較緊密，所以不容易發生缺料的問題，因此，對A工廠的主管來說，工單與訂單的達交率才是最重要的。相對來說，B工廠因為跟上下游廠商的地點都有一點距離，所以，B工廠主管的管理重點就不在工單的完工，而是缺料的問題，以及原料的品質等等。

葉仁祥表示，在設計行動BI的介面時，重點是在分析目標達不到的原因，並且提早掌握那些原因，不同主管的需求差異也就更加明顯。

目前高林的行動BI已經在10月上線，對於葉仁祥來說，最大的挑戰是資訊安全。他表示，BI是一個提供集團重要資訊的系統，而行動裝置比起個人電腦遺失的可能性又更高，因此，目前高林採取的方法是讓使用者登入行動版與電腦版時，採用不同的帳號密碼，以此確保當某一行動裝置版本的帳號密碼遺失時，也不會對電腦版系統的資訊安全造成威脅。

不過，那是因為目前高林使用行動BI的人數規模還不多，未來如果人數增加，高林打算採2層登入的方式來增加安全性，使用者在登入BI之前，還要先輸入另一組帳號密碼登入VPN。

高林行動BI除了現階段已完成的集團內供應鏈管理之外，未來他們還打算將行動BI延伸到外部經銷商以及供應鏈的供應商，進一步深化供應鏈的管理，「讓供應鏈兩端的協同可以越來越緊密。」葉仁祥說。

比較高林電腦版BI與行動BI

高林特別為了行動BI，從使用了3年的電腦版BI中萃取重要指標，藉由畫面比較，可看出高林行動BI比起電腦版BI精簡不少，才能讓主管在螢幕較小的行動裝置上很快看到營運狀況。總體而言，電腦BI會採用較多資訊並排於同一個畫面。

行動版BI

高林的行動BI版本指標簡化不少，僅剩下銷售額的數字、百分比以及成長下降等3個指標，讓主管比起電腦版的BI更一目了然，也更快速掌握營運狀況。資料來源：高林提供，2011年11月

行動版BI

行動BI的設計著重在易於閱讀了解，因此，各種圖表、圖形都用單一頁面來呈現，更小比例的數字，也會再多拉一個圖來解釋。資料來源：高林提供，2011年11月

電腦版BI

在電腦版中，一個時間點就有8個指標，每個指標的數據也會仔細呈現，比如說，除了以箭頭顯示業務成長變化以外，還進一步提供成長下降的比率。資料來源：高林提供，2011年11月

電腦版BI

為了讓使用者同時比較數據跟圖形變化，電腦版會將所有資訊容納在一起，提供給使用者最完整的資訊。資料來源：高林提供，2011年11月

高林資訊室經理葉仁祥表示，行動BI的使用者動機不同，想看的資訊也不同，因此，一定要重新打造行動BI專屬的指標，才能讓其發揮最高效益，通常關鍵指標都是主管平常最不容易管理到的資訊。

行動BI也支援下拉式選單功能

雖然畫面較為簡單，但行動化BI也可以透過觸控點選，下拉展開出更細部的訊息，例如可以從各公司內，再拉出業務區，讓主管可更深入了解特別需要管理的地方。資料來源：高林提供，2011年11月

用App或是瀏覽器開啟BI有什麼不一樣？

企業在導入行動BI時，只要企業內既有的產品有支援行動化版本，就會優先考慮延伸應用既有產品的行動化模組，而現在BI行動化方案，有的是用App方式開啟，有的則是以瀏覽器的方式開啟，但在應用上，究竟有什麼不一樣？

前進國際技術長劉本淦表示，用App的方式最大的好處是在於可以離線瀏覽，對於不斷移動中的高階主管來說，即使在不能連線的情況下，也能瀏覽資訊。

除了可以離線瀏覽之外，App在畫面的呈現上，也較能傳達出BI的精髓，因為BI有許多圖形、表格，透過App的方式，每一個資料往下展開時，在操作上就能用點選的方式，還能進行拖拉、縮放，呈現最佳視覺化。

另外，App也可以支援主動推播的功能，針對異常事件管理時，BI系統可以直接推播到使用者的行動裝置中，而不用另外再透過電子郵件的方式傳送。

相對來說，以瀏覽器的方式開啟，當然不若App可以完全展現出行動化的特色，但是，劉本淦表示，企業採取瀏覽器的方式開啟BI，相對來說，轉換成本較低，對於不同作業系統的適應能力也比較強，因此，企業所需要投入的資源相對也較小。

前進國際技術長劉本淦認為，以App的方式打造行動BI有利於畫面動態呈現，以及離線瀏覽，但是，以瀏覽器頁面的方式，企業付出的成本相對較低。

高林導入行動BI特色

1. 已高度使用BI系統3年多，導入行動BI是第四階段。

2. 行動BI的簡化指標是由過去的BI點擊率分析而來。

3. 為導入BI，進行企業流程再造。

4. 目前使用行動BI人數為5人。

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