沒有建置OLAP或資料倉儲，如何先導入BI儀表板？

在尚未建置資料倉儲及OLAP的情況下，就現行的資料庫及Excel檔案，直接進入BI領域建置儀表板，並不是每個企業都一體適用的一帖良方。它的先決條件是──企業需具備一定的資訊成熟度。

所謂的「一定的資訊成熟度」，是指企業針對希望分析的部分，必須已建置完整的資訊化系統，而且資訊整合度高，否則前置期會很漫長。

資訊整合度要高，才有東西可以分析

各自為政的套裝軟體，財會只結財會的帳、出貨歸出貨、業務歸業務，這種情況下，資料關聯性沒有建立，也就沒什麼好分析的。

所以，佳醫集團財務長高省表示：「如果企業只有套裝ERP軟體，也沒很多報表的話，建置儀表板的前置作業會很長。」

同樣的，以趨勢科技為例，他們早期遍布全球的分公司，分別採用了不同的系統，在資訊各自獨立沒有彙整的情況，管理高層對於各事業體的營運能見度有限。

因此，他們從5年前開始針對ERP、CRM、業務及財會等系統，都逐步建置了小型的資料超市或資料倉儲，集中彙整各地的資料。也在這樣的基礎建設為前提之下，決定導入儀表板。

小規模試行，讓主管看到效果就更有意願參與

有了一定的資訊化基礎，企業可以選擇一個小模組開始試行，佳醫集團選擇規模較小的醫學美容事業做為嘗試的開始，而趨勢科技從資訊成熟度高而資料格式固定的財務系統起步。

有多年導入BI經驗的臺灣澳圖美德資訊長杜奕鋒表示，企業導BI不妨從最在乎的部分下手，例如業務或財會，成效最為顯著。

剛開始設計儀表板，IT人員最大的苦惱是：不知道高階主管要的是什麼。這部分可以既有的報表為基礎，杜奕鋒認為：「先把『死』的報表變成『活』的儀表板，效益就會很明顯。」所謂「死」的報表，指內容無法做變化，當它可以變換排序、欄位順序、明細變統計圖、X/Y軸對調，就「活」起來了。

高省也是先以既有的報表設計儀表板，展示給主管看，當他們看到儀表板的動態效果，很快就衍生出更多的想法，因此更多的創意就浮現了，而別的部門看到這樣的效果也會心動，於是紛紛提出導入的需求。

排程和自動化機制省去人工作業的負擔

事實上，企業不太可能直接以交易資料庫連接儀表板展示資料，除了可能拖慢ERP等營運系統的效能之外，少了ETL（Extract－Transform－Load，擷取－轉換－載入）的過程，也會導致分析結果內存在著無效資訊，例如作廢的訂單也列在其中。所以，趨勢科技決定針對各系統建置資料超市（Data Mart），少部分國家的資料仍是人工透過Excel整理。

不論是匯出至資料超市、資料庫或者Excel，盡量利用排程使作業自動化處理，可減少出錯機會。雖然單靠IT人員下SQL陳述式篩選出資料，然後透過Excel編修內容，也是可以產出管理者需要的分析資料，但是經年累月下來，不僅花費的時間和人力可觀，也有竄改或誤植的可能性。

在這方面也突顯儀表板工具的好處，因為欄位的對應及計算公式，在系統中會被記錄下來，所以後續資料若有更新，儀表板自動根據內容產生新的分析圖表，人工的作業就更少了。

使用共同語言，資料的分析與預測才會更精準

此外，杜奕鋒強調：「BI最花功夫的不是分析，而是資料的整理。」趨勢科技全球財務資訊處資訊服務部資深經理林鴻傑也提到：「過程中最辛苦的部分是資料的搜集與定義。」即使大家都說中文，也可能因為各方對名詞定義的不同，而產生認知的差異。

就以「報價」為例，美國的「報價」是在專案很後面階段的動作，因此成交機率高達80%；而在日本「報價」是專案前期的工作，成交機會可能20%都不到。這些沒有定義清楚，高階主管對下一季營收的預測就會不準確。

高省對「共同語言」打了一個比方，大家必須明確定義「出貨量」的計算方法，除了賣出去的產品，折讓要不要扣？退貨要不要扣？贈品要不要扣？樣品要不要扣？以前在ERP系統內，這些最後都會歸結到成本和收入，所以並沒有太大的問題。然而，現在要開始分析了，這些若不定義清楚，結果就會出現很大的差別。

所以使用「共同語言」在BI的應用層面重要性很高，而推展儀表板的過程中，勢必要把這些定義清楚。這即使在後續建置完整的BI平臺，也是必須的工作，趁此機會先把定義弄清楚，對企業未來的BI發展也是有明顯的好處。

建置儀表板的經驗，將使未來OLAP的設計更有概念

當然，企業若是後續有建置資料倉儲及OLAP的規畫，難免會擔心：基礎建設尚未完成，先透過Excel和資料庫建置儀表板，似乎是「打帶跑」的作法，會不會因此付出更高的成本？

事實上，為了建置儀表板而整理資料的許多經驗，對未來建置資料倉儲及OLAP很有幫助。就OLAP來看，過去多維度資料模型（Cube）的建置流程，通常需要調整好幾次才能符合管理者的需求，很難畢其功於一役。

像趨勢科技目前尚未建置OLAP，然而林鴻傑參與導入Xcelsius發現，決策高層在看到Xcelsius展示的分析圖之後，提出許多意見回饋，讓他對未來的OLAP更有想法。

杜奕鋒認為：「這樣的過程等於是資料模型的建置工作，至少做過第一回了。」因為互動的過程中已經抓到主管的需求，未來實際建置時會更有概念。

針對資訊架構，需考量到未來擴充的彈性

無論你的公司打算遵循正規的BI建置程序，從資料倉儲、OLAP到儀表板；或者時效上等不及了，參考趨勢科技和佳醫的案例，在既有的資訊基礎上，先導入儀表板，開始做「分析」這件事。杜奕鋒提醒：「企業一定要評估現階段的作法，是否具備擴充的可能性。」

試想未來資料量變大時如何因應、轉換成資料倉儲時，會是怎樣的規模、資訊架構是否保持擴充的彈性……等，避免把自己綁死在單一廠商的解決方案。

不過，現行各家儀表板廠商的方案，後端對應的資料來源都很多元，如果現行是連結Excel檔案，未來轉移到資料倉儲或OLAP只需調整資料連結即可，所以這方面的問題不大。

一旦資料的整理與定義確立，最艱困的工作已經完成，剩下的工作是如何展現分析的結果，而效果的優劣主要是取決於應用者的功力與創意。

如何在一頁儀表板中透過量測軌、顏色警示、地圖、統計圖及文字敘述展現最豐富，且又兼顧理解性的資訊是一門學問。針對這部分，各家廠商都提供了各式的應用範例，所以使用者在尚未抓到設計的竅門時，不妨由範例中挑選喜歡的樣式、直接複製、然後修改資料連結，就可以很快地完成一個專屬的儀表板，這是最簡單的入門方式。

臺灣澳圖美德資訊長杜奕鋒表示：「第一步先把原本『死』的報表變成『活』的儀表板，互動與即時性的效益就很明顯。」

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