降低軟體授權費用的四大策略

圖片來源:

iThome

有一家高科技製造公司幾乎每年收到軟體廠商的存證信函，要求自行改正非經授權的軟體使用。這家公司因此每年就多添購2至3套的軟體授權，雖然購買的套數還是不符合實際使用數目，但大多數的軟體廠商就會自動撤銷存證信函。

這麼一來，也平穩的過了幾年，但今年5月該家公司不只收到存證信函，還收到BSA的律師函。

收到BSA的信函對於這家公司而言是非同小可的，於是，趁著這一次機會，該公司資訊部門開始推動使用正版軟體計畫，希望到明年能徹底要求員工完全使用正版軟體。

資訊部門第一步就是讓使用者清楚知道自己在使用軟體的合法性，有些使用者甚至不知道自己在使用非法軟體，於是，資訊部門開發出一套軟體，當使用者登入企業內網後，系統就會自動掃瞄使用者電腦的軟體，告知使用者是否有使用未經授權的軟體。

第二步是由總經理發出公告，要求每位員工移除所有的非法軟體。

但在進行這一步時，就會發生一些問題，比方來說，有些員工的工作屬性就需要繪圖軟體，但使用者從來沒提出申請，所以公司也沒有購買合法授權，針對這種狀況就統一由公司購買，補足不夠的授權。

另一種形況則是常用軟體，大多數使用者最常使用的非法軟體如翻譯軟體，由於這些軟體並非公司重要的軟體應用核心，該公司資訊部門就要求使用者改用同性質的免費翻譯軟體，或是透過團購的方式要求員工自行購買。

雖然有了公告，並鼓勵使用正版軟體，但盜版問題仍是層出不窮，於是，該公司決定在明年建置一套資產管理軟體，可以隨時監測企業內部所有軟體應用的狀態，如果發現員工使用非經授權的軟體，資訊部門就能立即發出警告，要求這位員工改善。

但這套資產管理軟體還是有部分盲點，因為當員工私自攜帶個人電腦來到公司，如果沒有連上內網，資產管理軟體就無法做到有效控管。

於是，該公司計畫在明年啟動一項規定，要求企業內部所有使用的電腦都必須經過資訊部門認可，才能在企業內部使用。

經過這一件事情後，該公司也開始思考使用免費的自由軟體，該公司表示，大環境不景氣，軟體廠商還大力查緝，他們不得不開始思考大量使用免費軟體的可能性，以降低授權費的支出。「例如，對部分使用者而言，免費的OpenOffice文書軟體就能滿足需求。」該公司說。

在這次「iThome 2009軟體授權爭議企業意見調查」中也呼應了類似的作法，高達93％的CIO表示，他們會因為軟體廠商不合理或者是不合時宜的授權方式，而開始評估其他替代性的解決方案。

其中有126位資訊部門主管經驗，可以彙整出四大因應策略，包括「尋找替代方式」、「強化開發能力」、「改變使用方式」、「調整採購策略」。這四項並沒有先後順序，而是可以依照企業自身營運特性和需求來運用。

1.尋找替代方式

多數CIO都認為，避免受限於單一廠商的方法是尋找替代軟體，例如企業可以從開源軟體、共享軟體或甚至是免費軟體中尋找適用的替代產品。此外，像是改採用軟體服務模式，透過軟體租賃，或者是按使用量付費的方式，來降低不必要的軟體支出，如選擇近幾年興起的雲端運算供應商。

聯合報正是因為導入開源軟體，而省下了2千萬的軟體授權費。在2007年時，聯合報用免費的OpenOffice軟體，汰換了三千名員工的文書處理軟體，因而省下原本要購買微軟Office軟體的費用。

負責導入的聯合報系資策會執行小組召集人何銘傑指出成功轉換的關鍵：「企業必須建立整體配套，才能解決轉換過程的適應問題。」

首先，必須要解決OpenOffice軟體普及率不足的問題，要讓員工在公司外面也能使用。

聯合報自行研發了一套可攜式作業平臺UPP（U-Portable-Platform），將OpenOffice安裝在隨身碟中，只要員工帶著UPP隨身碟，就能隨時到任何電腦上執行OpenOffice，開啟ODF格式的檔案。

解決軟體部署問題後，下一步則是要解決員工的使用問題，何銘傑透過各單位的資訊聯絡人，對內部員工提供教育訓練，資訊部門則全力支援這些資訊聯絡人。

此外，何銘傑也尋求高層主管公開宣示對開源軟體的支持，並且將內部系統的資料，轉換成OpenOffice的ODF格式，並且進一步分階段禁止員工上傳微軟的Office檔案格式。

透過這樣的汰換方式，來提高ODF檔案的使用率。到了2008年，聯合報已經全面使用免費的OpenOffice來處理所有的文書作業。

2.強化開發能力

第二項因應策略是強化開發能力，由企業資訊部門自行開發需要的IT系統，來取代廠商的產品。即使企業的開發能力可能還無法打造出如ERP這類核心系統，但仍可以針對一般性的系統，開發自製的應用平臺。

業務部門使用自製平臺的功能，就能降低對廠商的依賴。更有CIO建議，企業可以每年重新評估自行開發軟體的可能效益。

廣達電腦則是同時運用上述兩種策略，即使是核心的ERP系統，也不用受限於單一廠商的產品。廣達電腦副總經理方天戟表示，現在若要設立新廠，後端系統會考慮採用微軟的ERP產品，再透過企業入口網站提供使用者熟悉的前臺SAP介面。

因為使用者是透過企業入口網站（EIP）來取得ERP中的資料，廣達開發團隊自行開發了EIP和新ERP系統之間的資料連結機制。

雖然後端系統更換成另外一家的ERP產品，使用者還是可以看到習慣多年的操作畫面。

採取同樣的方式，廣達也幫了幾間協力廠商導入微軟的ERP系統，都能夠和廣達使用的SAP ERP系統串接。

還有一家千億規模的高科技製造業者，為了省下軟體維護費用，直接向本土軟體廠商購買ERP系統的原始碼，由內部資訊部門接手進行客製，甚至還挖角廠商的開發成員，來強化企業資訊部門的開發能力，讓自製系統能夠和國際認證的ERP系統串接。

3.改變使用軟體的方式

企業可以採用的第三項策略是改變使用軟體的方式，例如避免進行非必要的軟體升級；或者引進資產管理軟體，清查使用需求，減少非必要或不常用者的軟體授權數量；也有企業導入Thin-Client架構來提高軟體使用率，企業在伺服器端只需要安裝最大同時上線人數的軟體套數，而不用在公司裡的每一臺電腦中都安裝軟體。

4.調整軟體採購策略

最後一項因應策略是調整軟體採購策略。例如透過集體採購的方式，由集團總部統一進行議價，進而壓低軟體簽約價格。

也有不少CIO寧可不和軟體廠商簽署維護合約，等到五年改版後，直接採購新版軟體。

此外，也有金融業者建議，可在伺服器升級硬體時，盡量選購處理器數量較少但運算效能較高的伺服器，來降低以處理器計價的軟體維護費用。

企業因應軟體授權爭議的四大策略

1. 尋找替代方式

從Open Source、Shareware、Freeware選擇替代軟體，或者選擇願意提供ASP Model、軟體租賃的廠商。

2. 強化開發能力

自行開發替代系統、或自製非必要功能來降低軟體授權人數。

3. 改變使用方式

避免非必要的軟體升級、減少非必要使用者的安裝數量、導入Thin-Client架構。

4. 調整採購策略

透過集體議價、購買高速但處理器數較少的高階伺服器、不簽MA等五年重新採購新版。

企業因應軟體授權爭議的四大策略

熱門新聞