要靠IT賺管理財

公司小檔案 ●企業名稱：上奇科技（6123） ●成立時間：1991年7月 ●資本額：4.83億元 ●營收規模：合併營收34.55億元 ●員工人數：全球550人 ●IT部門人數：8人 ●IT預算：2,500萬元

上奇科技是臺灣少數以繪圖軟體起家的軟體代理商，迄今成立超過20年，陸續透過併購其他公司，將公司的經營觸角延伸到影印機租賃等服務。

早在1991年，當時的創辦人之一、現在的上奇科技集團執行長許承強心中便清楚知道，只有專注在臺灣或中國市場，公司整體發展的力道有限，從1996年起，上奇科技集團逐步將公司拓展到新加坡、馬來西亞和印尼等亞洲國家，也是臺灣少數在其他亞洲國家耕耘有成的軟體代理商。

尤其在經歷亞洲金融風暴之後，許承強認為，在公司規模和人力不變的前提下，如何能夠創造更好的員工績效，善用IT做為提升員工效率的工具，大賺管理財，是他認為上奇科技集團可以持續發展的重要原因之一。

尊重每一間公司的發展，不強制採用同一套系統
因為上奇科技在其他亞洲國家都有分公司，在面對區域、文化甚至是公司規模大小的差異時，許承強雖然肯定IT對於公司治理帶來的效益，但他並不認為，一定要每一個國家的每一間分公司或子公司，都採用和母公司相同的系統，他說，甚至有些規模較小的公司，不需要全部改成大型的ERP系統，或許只要能提供一套OLAP分析系統，就可以達到同樣的公司治理要求。他說：「建置IT系統不是一定要花大錢，花大錢買用不到的功能，其實就是一種不必要的浪費。」

許承強說：「IT系統的採用不應該削足適履，要求每一家公司都穿著同樣一個尺寸的鞋子。」他認為，IT系統只要能夠提供公司營運所需的報表，依照公司大小和產業別不同，維持原有的系統或進行部分調整，在不強制每一間分公司、子公司都使用同一套的ERP系統，還是可以達到相同甚至更好的管理效益。

他也坦言，因應尊重每一家公司既有系統的前提下，IT部門是最辛苦的一個單位，必須花更多的時間和心力，協助各國分公司、子公司的系統做調整。例如，為了達到同樣的訊息布達效果，上奇科技IT部門花很多時間建置了一套完善的EIP（企業入口網），可以讓不同國家的經營主管，在第一時間內，了解各個分公司的營運現況，即時做出決策因應。

再者，透過單一的EIP平臺，完整傳遞公司的政策，讓公司營運發展不會受制於不同國家語言和文化的差異，產生不必要的誤解和隔閡。第三點，也是許承強認為最重要的一點，透過EIP平臺做好內部的溝通管理，在同樣的人力條件下，透過系統化的複製與分享，就可以將最好的營運模式複製到每一間分公司和子公司上。他說：「IT系統協助上奇科技大賺管理財，拉高和其他同業進軍亞洲市場的門檻，成為上奇科技集團能夠立足亞洲市場最主要的競爭力之一。」

透過IT提升員工素質
許承強表示，IT工具對上奇科技集團最重要的價值在於，可以透過既有的資料分析基礎，以各種可視化的數據和報表，達到營運情報及時預警的目的，也讓員工有正確且即時的資訊，找到最適合的解決方案。

一套好的IT系統要能夠貫穿公司每一個部門和每一個流程，非常重要的關鍵在於，設計這套系統的人，必須非常清楚公司的營運流程以及公司未來的發展目標，才能夠設計出一套實際符合營運需求的公司系統。

而技術背景出身的許承強則表示，上奇科技目前沒有單一的IT部門主管可以做這樣的事情，而是採用分工的方式，一起打造公司所需的系統，例如，許承強最了解公司的業務流程和未來發展，因此由他設計公司系統所需的規格；再由財務長從稽核控管的角度，設計每一個查核點；最後由最嫻熟技術的IT部門同仁，一起完善這個系統架構。

「目前IT系統已經可以囊括50％的作業流程，」許承強說，剩下的50％則需要依賴公司代理的產品以及人員完成。因此，上奇科技在設計每一套公司營運所需的系統時，主要的目的都是希望能夠提供公司同仁和高階主管即時所需的各種資訊，並透過這樣的方式，大幅提升同仁即時作戰能力和高階主管即時決策的能力。

許承強認為，目前企業內的各種IT系統應用發展，都必須符合「服務化」的發展趨勢，包括3C產品服務化、通訊服務化，連銷售行為也都走向服務化。因此，上奇科技在IT系統的設計上，也從原本的網路化，逐步邁向行動化和雲端化，而上奇科技專注亞洲市場也帶來IT系統發展區域化的趨勢。

也就是說，目前包括上奇科技的EIP等重要的營運系統，都必須從網路化的階段，進一步發展到行動化及雲端化，讓原本只服務公司內部客戶（員工）的系統，可以透過行動化和雲端化的方式，延伸到能夠服務外部客戶上，例如，在現有的EIP平臺上強化CRM（客戶關係管理）功能，透過行動化和雲端技術，同仁就可以直接在顧客端，了解客戶到底需要什麼樣的服務。此外，為了打破國家的實體邊界，許承強表示，上奇科技也計畫引進網真視訊系統，讓跨國的同仁都可以無國界互動，進一步提高彼此的溝通效率。

過去上奇科技每3年都會進行一次IT系統的升級與翻新，許承強說：「歷經過去9年的調整，IT系統已經成為上奇科技發展生根的重要策略之一。」文⊙黃彥棻