人的記憶只有一天而已

關於職場工作上的溝通，我們常常說不要靠記憶力，因為溝通的兩造記憶力不同，所以溝通的結果的「有效期限」不同，有些人提早到期，有些人可以放很久還記憶猶新，這樣的結果當然很容易造成誤會與誤解。最近有一篇研究報告，將過去我們常常講的「健忘」這種事情量化之後，得到一個結論：「對於一堆不相關的事情，人的記憶力只有一天而已」，而且，過了30天可能就忘得一乾二淨。也就是說，人的記憶力有「意圖性」與「關聯性」的特質，缺乏這兩個特質的記憶，很快就會被大腦給拋棄了。這也就是為什麼考試才剛過，之前苦讀的內容就忘光光，因為意圖性突然之間消失了，而大腦只需要一天就會把這些東西清掃乾淨。

記事本是很好的工具，不管開會與溝通，養成紀錄的好習慣是重要的。而且盡量能詳細記錄，不然有可能過了三天之後發現自己竟然看不懂當初記些什麼？對於人的記憶力，有80%的人都過度信賴也過度自信，但是要保持對某些事情的記憶深刻，需要有相當的「意圖性」或「關聯性」，可是「意圖性」往往是壓力的來源，長久以往對身體可能有傷害。有很多的工作需要深思熟慮，也有些工作需要放空之後重新思考，養成認真記好記事本的習慣可能有助於靈感的培養。

成功的職場人士也常常有「回顧記事本」的習慣，透過記事本的記錄，刺激思考，尋找盲點，甚至想出新的創意。記事本不只記錄溝通與會議的事項，也可以記錄聽到的「佳句」，「格言」，一些好的Idea，甚至未來可以拿來利用的數字，以及市場情報等等。

「上次交代的事情怎麼沒有辦好？」或者「這事情需要我講幾遍？」可能是職場上常常被K的原因，有很多人太依賴自己的記憶力，只記得任務本體，但是執行任務的配套，品質檢察，還有之前被挑過的錯誤等等都忘得一乾二淨，所以可能事情做好了，但是重覆的錯誤都沒有改過來，白白被挨罵。執行任務並不只是「執行」而已，目標是希望能有「正面的結果」，所以關於能達成正面結果的細節，是不能靠記憶力的。最簡單的做法是Checklist，把要檢查的項目列出來，一項一項勾選。理論上只要持續維護Checklist版本的更新，執行的成效會越來越好，因為所有躲在細節中的魔鬼都會被抓出來。不過Checklist這件事情也很少人去做，總覺得這次做的不一定可以成為下次的參考，只要經驗有累積到就可以了。但是單單只有經驗只能節省時間與降低學習曲線，並不能保證品質，如果沒有正確的態度來面對品質，每次產出的品質會很不穩定。所以，至少要有個Checklist逐項檢驗的依據，隨著每次執行之後修改，自己與團隊才能有所成長。

既然人們都是健忘的，而且如果沒有跟自己有相關的都不太容易記住，那麼就表示我們在發展行銷業務的時候必須要花費的力氣非常大。消費者有太多分心的機會，我們就必須要增加更多曝光的機會並且善用每一次的機會以免消費者轉頭就忘了。對於服務也是如此，對於提醒消費者與通知消費者這樣的動作，大多數的企業也是不厭其煩地進行。「想辦法讓人記住」這件事情所帶動的商機越來越龐大，越能讓人印象深刻，讓人們的記憶延續一天以上，將會是每個行業必須要投入龐大心力的事情。而且，對於讓人產生印象所需要的時間的錯估，也就是品牌需要多久時間來建立與經營，往往都是造成企業失敗的重要原因。

回到我們的職場，了解到溝通的雙方記憶上的落差，我們是不是也該做些什麼來強化對方協助我們的進度呢？經驗上發現，事情或者案子如果沒有跟催，進度就會落後；如果我們沒有把關注力放這邊，同仁們就會把讓這件事情的優先順序往後遞延，最後甚至不聞不問。因為每個人持續被新的資訊所干擾，就好像桌面上快速累積的公文夾，先來的公文夾會被放到最下面，然後很快就被忘記了。如果是同仁是我們自己團隊的成員，或許還可以透過協調工作的方式讓自己的工作提前，可是如果是別的部門的成員，就只能持續跟催了。難道說沒有更好的方法嗎？雖然看到公開的研究成果的數字讓人有點沮喪，但是如果能善用「意圖性」與「關聯性」的話，或許也是一種解決方法。

人性是難以改變的，所以我們也得回頭想想，如果一次交辦太多事情，或者一件任務有太多的細節與注意事項，這樣就難免會因為人們的健忘或分心導致了不好的結果。要嘛我們要求對方抄筆記，要嘛我們就自己控管進度，事情一件一件來。隨時要同仁把工作的細節記錄下來，以及要求製作Checklist進行檢查也是必須要的。如果都持續仰賴自己的記憶力，可能會因為事情忙忘掉了會議或者與別人的約會，相對的也會常常困擾於擔心「是不是還有什麼事情忘了做？」反而不如時常記錄備忘，然後有空的時候翻閱檢查來得悠閒。