百年老店臺灣菸酒用全新IT架構調體質

去年3月15日前，蔡輝煌原本來在財政部擔任簡任稽核，之後被臺灣菸酒董事長黃營杉推薦，兼任會計處和資訊處的「救火隊」任務，會計處的工作同年7月卸除後，即在臺灣菸酒資訊處展開一連串的整頓工作，並規畫出臺灣菸酒的整體資訊架構藍圖，將在未來2年內從資訊系統開始，從內到外結構面地逐步改革翻新。

一人拖不動官僚習氣，會計處救援失利

「因為董事長的推薦，我就抱著嘗試的心理來會計處，想說那麼多人鎩羽而歸，看看問題是不是真的那麼嚴重，對自己的能耐做一個檢定，所以才答應。」蔡輝煌說。當初他也跟黃營杉說，如果不能對公司有貢獻，公司認為他不適任，他馬上就會離職，並為自己訂了3個月的時間，交出成績單。

然而，3個月後、也就是7月，蔡輝煌就提出辭呈。他說：「我發現這裡的問題超乎我能力範圍。這家公司剛剛從公賣局轉成公司，進而要轉成民營，很多人的觀念還是沒有改變。雖然黃董事長來改變很多，但還是不夠，很多菁英都流失，走的走，退休的退休，在巧婦難為無米之炊的情況下，我沒有能力為這個組織帶來太大的改變。」

不只人要改變，作業模式也和過去有很大的差異。自從加入WTO後，市場面臨競爭，腳步要比以前快，在沒有人、事情要重新來、速度又要快的情況下，蔡輝煌疲於奔命，他說：「整體效率沒辦法發揮得很好，不能單靠某些人的努力。」

這份辭呈一到黃營杉那兒，馬上被撕掉，對蔡輝煌說：「你還是給我繼續努力。」於是蔡輝煌接下了整頓資訊處的重擔。

未到任前，資訊處被罵是毒瘤

資訊處過去也有風光時候，但隨著外在環境和內部組織的改變，人才陸續流失，再加上舊制度的轉變，組織運作更不順。最明顯的是配銷制度轉變，過去公賣局的配銷制度是，專賣品配送到營業所，就算是一筆銷售，配銷所公司化後併入營業所，成為組織的一部分。如此一來，很多電腦系統也要跟著改，但改得不是很好。

另外，資訊處不僅面臨配銷端資訊系統的問題，蔡輝煌說，公司化後曾重新建置資訊系統，但IT廠商對公司整理業務不是很清楚，員工也沒有充分表達，導致系統混亂。他指出：「員工沒有充分表達也是因為他們不懂電腦，系統完成後，雖然廠商也排了很多教育訓練課程，但資訊人員一天到晚換人，所以整個資訊系統弄得亂七八糟。」

由於資訊系統和實際作業環境脫節，主管們也不懂電腦，所有問題最後都會歸罪於資訊處，整個運作並不是很理想。蔡輝煌說，IT單位之所以變成代罪羔羊，自己也要負一部分責任。「建置IT系統前做的系統分析和系統設計時，就要充分整合使用者或業務單位的想法，如果沒有這樣做，專案一定會失敗。」他說。

加入資訊處團隊後第一次的主管會報，該公司董事長在會議中罵「資訊處是公司的『毒瘤』」這句話，讓蔡輝煌印象非常深刻。「主管罵人，一方面是過去真的做得不好，另一方面也是對自己有期許，我就做給他看。」他說。

上任第一部：組織重整，工作重新畫分

蔡輝煌說，他在接資訊處前已經做好心理準備。「對學過企業管理的人來說，組織相當重要，沒有人就沒有辦法做事，人沒有分配好，工作沒有分配好，組織就不能發揮最大的效力。」於是，一到資訊處後，就先把人和工作開始進行整合。

過去臺灣菸酒的IT專案是採包工制，也就是由每個課都分配到承包某幾個單位的IT工作，蔡輝煌則將資訊處改成功能式分工，第一個課是軟體，包括系統設計和程式設計，是最重要的主體；第二個課的主體是硬體，包括硬體的維護和採購，加上網路和系統營運；三課是資料控制，確保資料的精確性。

原本1個月的交接時間延長到3個月，資訊處人員把手頭上的工作交代完成後，就重新開始整合工程。過去各單位分別建置的29個子系統，大大小小不一，甚至還有DOS環境的設備，如何在最短的時間內轉到視窗環境，是臺灣菸酒資訊處重整後面臨的第一項任務。

資訊透明化產生良性競爭，毒瘤之名消失

萬事起頭難，尤其要在問題叢生的環境中開始，第一步是關鍵。蔡輝煌說，當時該董事長最需要的功能是「知道今天的營業情況如何」。過去每天的銷售業績通常都要隔天，甚至2天後才能給他，於是蔡輝煌認為，提供即時銷售資料應該是當時組織最迫切需要的應用。

由於過去「玩」過大型電腦，也曾投入IT開發和管理的工作，以蔡輝煌的判斷，這個應用後端僅牽涉到單純的資料轉換，不是大事情，允諾這個資料整合專案只要3個月就能完成。

該專案果然如期完成，並在主管會報中展示，當時該系統像股市看盤一樣3秒鐘資料更新一次的機制，讓在座的主管為之驚豔，資訊處也因這個企業應用整合（EAI）系統一炮而紅。

該系統完成後，剛開始先讓董事長、副總經理和流通事業部協理先使用，機制成熟後，接著再推展到營業處所，讓他們看到最即時的市場資訊，包括交易對象、營業額或交易額、交易內容或產品等，並依照業績排名。

由於臺灣菸酒內部有獎勵制度，營業單位彼此有競爭關係，以往不知道別人做了多少？是第幾名？把即時銷售系統裝上去後，資訊透明後，內部競爭自然產生。「馬上就可以看到自己排名、別人的業績多少，根本不需要事業處催促，數字會說話，過去業務競爭是以月為單位，現在是每分每秒都在比賽。」蔡輝煌說。

接下來該系統會再加控制機制，如業績作假等防弊功能，希望能呈現真實的一面來，不能用欺騙的手段。蔡輝煌說，這部分在營業單位產生競爭和互相監督的效果，並發揮整體績效，從那次之後資訊處就沒有再被罵毒瘤。

接下來是BI和工廠管理系統

行銷面的應用機制完成，接下來蔡輝煌關注焦點轉向成本控制和商業智慧（BI），BI預計今年7月完成。 臺灣菸酒的BI以生產、銷售、庫存等系統為基礎，是高階主管決策資訊來源之一。但BI的建置順位似乎應該在最後，為什麼選擇先做呢？蔡輝煌說：「主要是它的迫切性，不先開發的話，若主管要什麼，資訊處都做不出來，我們會被罵得很慘；只有銷售的資訊，沒有生產和庫存資料，這份給主管的資料不是完整的。」

在會計支出的部分，過去都是由各單位支出，再由會計處開傳票，將來傳票會自動產生，各單位從電腦上申請、核准、採購、驗收，這些流程將完全納入預算動支系。蔡輝煌表示，以後任何一個分支單位，只要動用一分一毛錢，系統都會清楚呈現，每個重要採購都會獨立成專案，審慎評估處理。

另外一個重要的部分是工廠管理系統。蔡輝煌分析，實際上很多成本是在工廠裡發生，以整個成本結構來看，工廠裡發生的大約佔70％以上。過去成本計算都用Excel等軟體，這樣不經濟，效率差；整個生產管理系統會包括物料系統、生產管理系統、QC、成本會計等，系統設計完成後，整個流程會從源頭抓資料、算成本。

資訊處要反客為主，主動出擊

相同的，蔡輝煌精準的控制成本思維也應用在採購系統。以採購來說，未來整個系統會從預算控制開始，細分到分期交貨，重大投資的資本額會單一處理，系統一定要比過去控制得更精細，並提高採購效率，這是從公營到民營的必然趨勢，未來仍有很大的發揮空間。

「資訊透明是資訊化的第一步，你知道我的成績，我知道你的成績，可以互相監督競爭。」蔡輝煌認為，管理到最後是「無為而治」，而系統在初始的規畫、以及之後的討論甚為重要。 南北大大小小的說明會，他多半都親自上場，報告系統規畫目的、方向和過去的成果等，進行宣導工作。

宣導是為了讓臺灣菸酒的員工了解IT系統對他們的重要性，很多人其實不清楚哪些東西對他們很重要，哪些是不重要的。蔡輝煌說：「我不希望和以前一樣，資訊處的人好像是奴才，別人叫我們做什麼，我們就要照著做。我現在要反客為主。」

蔡輝煌的作法是，先透過說明會等方式宣導整體的計畫，告訴大家資訊處將要怎麼做，並於主管會報召集各單位主管，並收集需求，請他們提出我們規畫不足的部分，再去微幅修改計畫，系統才會周延和完善，接下來才會繼續系統分析和系統設計的動作。」

自行分析設計為主，每個專案不得超過7位數

以後端的29個子系統為基礎，臺灣菸酒資訊處規畫整合成9大系統，並以財會為中心，延伸出其他應用，逐漸整合出屬於自己的企業資源規畫（ERP）系統。「從事商業活動的公司要以財務報表為中心，無論是營收或支出，最後都匯集財會系統，後端29個子系統彼此之間也會整合。」

這個以財會為核心的9大系統，將漸漸地取代舊系統。蔡輝煌的想法是，畢竟多數舊系統是在公賣局時代開發出來的，已經沒有辦法運作，為了迎接未來菸酒市場的完全競爭時代，公司需要的是能快速反應市場、提供即時資訊的IT系統，舊系統已經不符合需求。

軟體開發是未來資訊處的主體，但實際能投入寫程式工作的人只有2名，所以未來的專案蔡輝煌將採取自行分析設計為主，委外開發為輔，且每個專案的成本都將控制七位數字內，整年IT支出（加上人事成本）多在5000萬內。

他強調：「系統分析和系統設計我們自己做，所以這個部分在廠商給的報價上都會砍掉，寫程式和系統上線後的教育訓練給廠商作，使用者的教育訓練希望未來自己接手。」

因應前端市場變化，後端系統也要靈活

蔡輝煌認為，不只資訊系統要敏捷，使用者也要快速跟上，過去IT沒有功效才會被抑制。他說：「IT像血管，一旦阻塞，對身體的傷害可想而知；如果企業體要健康舒暢，IT很重要。」

為了把資訊應用推廣到每個事業單位與每個人，臺北已經設立了教育訓練中心，陸續在中部和南部也會設訓練中心。「員工要不斷訓練，組織要從點、線到面不斷地擴展。」他說。

行銷業務部隊在前端打仗，IT也要能支援業務的發展，並發揮其效益。蔡輝煌說：「新東西出來要計算成本，而市場的變化可能來自消費者思維，可能是計價方式和過去不一樣，或新產品銷售策略的差異，因為改變的需求大，IT系統一定要很靈活。」

菸酒市場過去呈現獨占局面，2002年加入WTO後才開放，消費者過去已經養成購買公賣局酒品的習慣，又因為假煙和假酒的案件頻頻發生，臺灣菸酒的產品在消費者心裡已經產生信賴感。

人生哲學：勇於接任挑戰，並全力以赴

「這是我們的優勢。」蔡輝煌表示，未來年輕人市場將是主要競爭戰場，公司也推出像Woops等薄酒，未來仍會因應市場需求變化，而在產品設計方面推陳出新。

如他的名字，蔡輝煌在職場中時常被主管指派為危機處理或救火隊指揮官的角色，但他認為：「不敢說自己是救火隊指揮官，但我希望主管把事情交給我，都能很快地解決，我不喜歡拖拖拉拉，事情總要解決，所以慢不如快。今天解決了，心情會覺得很輕鬆；別人沒辦法解決，我可以解決，我會覺得很有成就感。」

因為主管的信任，讓蔡輝煌常常一人當好幾個人用，或「這個事情解決才解決，另外一件事情接踵而來」的情形，他得到的雖然只是工作帶來的成就感，這就是他的人生哲學。

他說：「我希望在自己人生當中，因為不斷地解決問題與接受挑戰，讓自己成長，達到最高峰後再退休，老的時候才不會因為沒有做後悔，因為我曾經擁有過，曾經做過這些事。」文⊙左宛玉

CIO小檔案：蔡輝煌
財政部會計處簡任稽核兼任臺灣菸酒資訊處處長
●學經歷：交通大學管理科學研究所、大東樹脂人事股長、招商局（陽明海運前身）、陽明海運、國稅局會計主任、財政部簡任稽核。

公司檔案：臺灣菸酒公司
●901年臺灣總督府專賣局成立，為臺灣專賣事業起源；1947年5月26日臺灣省專賣局改組為臺灣省菸酒公賣局，隸屬省政府；1978年各分局轄屬所有菸酒配銷所收回自辦改為配銷處，1987年開放外國菸酒進口，2000年臺灣菸酒特約店開始營運，2002年臺灣加入WTO，菸酒稅法開始實施，開放大陸香菸和啤酒進口，廢止菸酒專賣制度。
●主要業務：1943年前臺灣省專賣局擁有香煙、酒類、鴉片、食鹽、樟腦、火柴、度量衡及石油等8大專賣品，之後這些專賣品陸續開放民間銷售，1968年後臺灣省菸酒公賣局專賣品僅煙和酒。啤酒品類如米酒、陳年紹興酒、臺灣啤酒、竹葉青酒、玉泉清酒、玉山高梁、Woops氣泡酒等。其出產的啤酒市場佔有率約80％，煙的市佔率約30％～40％。
●員工人數：約6000多人，全省共有126個營業所站、8個營業處和20多個工廠 ˙IT部門人數：約30人