春源鋼鐵用Workflow作流程改造工程

以傳統製造業起家的春源鋼鐵，給人印象仍停留在傳統製造業，不過春源鋼鐵在E化建制上卻不遜於其他鋼鐵業者，該公司為了要有效控管企業內部工作流程（Workflow），從1999年開始，自行開發符合自己企業的工作流程系統，並在今年11月完成商業智慧（BI）的第一階段建置，下一步將預計翻新全公司的系統。

自行開發符合企業內部的Workflow系統

之所以會選擇自行開發Workflow系統，春源鋼鐵行政部門資訊部經理何凱權表示，在選擇自行開發系統之前，有直接購買系統較為省事的想法，但比較過Workflow相關廠商系統後發現，一般的Workflow系統只是表單流程自動化，而該公司的伺服器是採IBM AS 400，無法做到有效整合，再加上如果把買來的系統流程放到自己企業內的流程，那麼企業就必須要改變人的習慣、流程「硬」去符合買來的系統。

何凱權表示：「傳統製造產業的流程特殊，尤其鋼鐵業很難找到一套量身訂做的Workflow系統，這也是春源鋼鐵沒有選擇外面系統的另一個重要原因。」。不過是否要選擇購買或是自行開發，要看企業的體質而定，因為春源鋼鐵從1965年就成立了，該公司的體質很老，流程有許多特定的項目，並不是一般外面購買的系統就可以適用的，像是職務代理人這一項流程，他們希望不是只是一個指定的代理人那麼簡單，而是必須評估代理人的權限，一般買來的系統代理人設定，就只是選定一個或兩個代理人，但是無法符合該公司的需求。

因此，該公司從1999年開始自行開發Workflow系統，劉凱權表示為了要開發出符合本身企業的Workflow系統，採用土法煉鋼的開發方式，所以從1999年到2005年之間，是一步一步的由IT人員自行去摸索開發系統。

目前春源鋼鐵的Workflow系統是把Notes、IBM AS 400兩套平臺作整合，Notes扮演Workflow管理企業內部流程的內控角色，IBM AS 400則是把ERP系統作整合，為了要整合這2套系統的工作流程，這也是該公司會選擇自行開發的方式。

因為過去該公司的請假流程是，請假人員把請假卡填完之後，由人事經辦人員把資料鍵入AS 400 的ERP系統，但是又因為簽核必須要整合到Notes，因此現在把兩者結合，請假卡就變成一張電子表單，請假的人把請假需求透過簽核流程即可一關關的傳送。此外，像是該公司逾期帳款部分，也是透過2套系統的訂單整合，直接找到客戶所屬的業務負責人是誰，由被動變成主動過去兩邊做不到的流程整合起來。

藉由Workflow讓訂單即時化

系統上線之後，對於公司最大的好處就是，流程的正規化與自動化。舉例來說，過去紙上作業的流程中，流程審核由誰負責規範不清，造成像是請購單一關關傳送到會計部門時，才發現審核的人不對，而整個流程就必須要重新跑過一次。或是以往員工因為方便性，要加班就直接加班，表單卻等到之後才填寫，無法知道到底該員工是否有加班，這些都造成作業流程的混亂。

何凱權表示，現在春源科技透過Workflow系統把各種簽核、表單的流程，遊戲規則訂定好，一切流程電腦化作業，員工如果沒有確實填寫完流程的表單作業，就無法提出之後的申請需求，Workflow也讓該企業內部管理都正規化，並省去不必要的流程錯誤。

流程自動化後，也幫助企業主管管理員工，像是主管可透過系統掌握有哪些員工要請假，在這天是否有過多的員工請假，可以做適度的調整，這對於工廠、據點分布全國春源鋼鐵來說，就能即時透過系統有效掌握員工請假人數。

導入Workflow系統後，更讓春源鋼鐵直接管理全國13個營業點，即時的掌握各營業的採購情況，因為像是過去當新竹營業點要申請物料時，要先填寫請購單，再經由主管審核後，再寄出請購單，可是用郵寄的方式，總公司收到就已經一個禮拜之後，無法做到即時性，這對於鋼鐵出貨以及營業上會有很大的問題，而導入Workflow系統後，一切電腦化，只要在系統上填寫申購單就可以立即的進行出貨的流程。

BI整合企業資訊，即時作統計報表

春源鋼鐵建置Workflow系統到現在有6年的時間，過程中從開發到部分功能不斷精進，是近年來較大的E化專案，該公司也在Workflow進行到穩定的程度後，在今年導入另一個大型的專案，就是BI。

由於春源鋼鐵全公司的資料都存在IBM AS 400中，但是卻面對會使用AS 400的IT人員越來越少，以及過去當要從AS 400裡面找資料時，因為該系統沒有跟一般使用者的PC資料連接，在Windows系統中沒有資料，必須要透過資訊部門來找資料的問題。

此外，IT部門也常面臨到，主管要求要查詢某項鋼鐵的營收項目的報表，IT部門花了3天寫一個程式，只是為了要做出符合主管需要的報表，但是這樣的資料需要即時性，當資訊部門把程式寫出來，報表做好後，可能已經過時效。

因此，春源鋼鐵就導入了BI，讓各部門不用再仰賴資訊部門寫程式把資料調出來，過去因為報表的欄位改變，資訊部門必須要重新寫一個程式，何凱權也表示，資訊部門在這幾年下來，為了這件事傷透腦筋，花費許多IT部門的人力，甚至寫過上萬支程式，不過現在透過BI工具的連接，可以從AS 400擷取資料，使用單位也可以很快的就取得。

目前春源鋼鐵把導入BI訂定2個階段，已完成BI的第一階段－－線上分析（像Excel樞紐分析）的機制，線上分析對於鋼鐵業來說，可以立即的把各項產品的時間、銷售額、重量、金額等透過報表立即做出來。甚至透過系統，各種報表的格式都可以依照個人角度去改變，何凱權表示，如果沒有BI哪怕只要變更一個物料項目，IT部門都必須要重新寫一個程式。

未來第2階段，會把BI結合庫存資料，對於鋼鐵業來說，通路庫存是一定會有，但如何減到最少將可幫助企業，因此，下一階段就是要透過BI來分析不同的時間點、時機所需要的產品數量，透過不同的報表角度分析，進而把庫存減少，減輕企業的負擔。

6年後系統將全面翻新

由於目前春源鋼鐵系統使採用IBM AS 400，何凱權表示，雖然IBM系統較為封閉、老舊，要與其他應用程式或是系統相容的程度仍不夠，但是就企業的角度來看，這套系統也因為封閉，可以杜絕病毒，防止入侵，不過從IT主管的角度來看，維護上有問題，因為，現在要找到會這種就系統的人不多，尤其會AS 400的人才難找，企業面臨到所僱用的IT人員不懂AS 400，而必須要花時間學習，學完之後可能過幾年後就跳槽一切又要重來，因此，該公司也在考慮是否要將系統換掉。

另外，因為該公司目前所有的系統的年份設定都是屬於民國的2位元運作，現在也面臨到，當過了6年到民國100年時，所有系統的程式將無法運作，因此，該公司計畫將系統翻新，何凱權表示，如果不翻新IT部門就必須要將所有程式盤點，並且再一個一個程式修改，不過程式碼要改並非如此簡單，在改的過程中，也很難確保不會有遺漏沒修改的程式，因此，目前仍在考慮一個有效的解決方案，將系統翻新將會其中一個重要考量。文⊙林怡辰

CIO小檔案－何凱權

春源鋼鐵行政部門資訊部經理
●學經歷：淡江大學電子計算機科學學系畢業，1987年進入春源鋼鐵擔任資訊部門工程師，歷任課長、副理等職務，現為春源鋼鐵資訊部門經理。