光泉用EIP整合40個營業所即時化資訊

在競爭激烈的飲料市場，掌握即時市場資訊成決勝關鍵，光泉牧場資訊部資深經理吳以忠建置企業入口網，整合、交流各部門關鍵資訊，讓公司對市場反應更敏捷。

過去幾年，光泉牧場的資訊化，大多是由企業總部統一管理，所建置的IT設備多以企業內部核心以及高階主管為優先考量，服務20年的資訊部資深經理吳以忠表示，這幾年開始，光泉牧場的E化工作重點有些改變，漸漸走向第一線的業務單位、營業據點來考量企業的資訊化應用。

光泉牧場主要的業務是乳品、飲料的加工製造及銷售，旗下透過散布各處的40個營業所，控管全省各地的零售通路。吳以忠表示，飲料銷售這個行業競爭越來越激烈，早期從上而下的決策已經不夠快了，如果要能快速反應市場需求或者變化，則必須掌握從下而上的資訊，特別是各個部門第一線工作狀況、成果的回報必須更透明、更即時。

而資訊部這一兩年的工作，也因應這樣的策略，重心也轉向想辦法讓終端的資訊能快速反應回來，或者本來隱藏在各部門，但卻對其它部門也有幫助的資訊，能夠公開、透明。吳以忠想到的方法，是建立一個企業入口網，來整合、呈現這些資訊。

報表Web化，提供最即時資訊
光泉從去年開始建置企業資訊入口網（Enterprise Information Portal，EIP），建立起來之後，光泉公司內部各部門的資訊交流都被引導到這個平臺上來做。目前這個入口網中，公司同仁可以看到各部門的業務最新狀況，比如：營運數據、銷售情況、市場資訊、業務資訊、客訴處理統計等等，此外，公司內部的一些活動如線上學習、討論區等也是在這個平臺上進行。

吳以忠表示，這個網站上主要是揭露一些跟營運相關的關鍵數據，而這些關鍵數據從各部門貢獻而來，主要讓企業內部的資訊透明化，舉例來說，行銷部門將一些重要的、大家會感興趣的資訊放在EIP上面，除了行銷部門人員可以查詢之外，做重要的是，同時可以取得業務、通路的各項資料，相反的，其他部門也可取得行銷部門資料，這省去掉過去必須要透過打電話、傳真等方式來取得其他部門的資料的時間。「其實這些資訊以前就有，只是散落在各處，現在提供一個資訊集中站。」他說。

對各部門主管及經營高層來說，這個資訊集中站更是一個好的幫手。

吳以忠舉例，現在在網站上可以看到客服部門所提供的客訴處理的統計資料。這些資料，本來只有在客服部內使用，上面紀錄目前有哪些客訴案件等待處理，分別處理到什麼程度等等。以前大家想要知道，也只能費事地去調閱資料。現在每天都會公布這項統計，也就是說，高層也可以立刻知道這個數據最新的變化，這無形中也給各部門員工一些壓力，不能讓數字「太難看」，加緊腳步處理一些關鍵問題。因此，網站上線之後，客訴案件累積量，便大幅降低了。

「其實這是讓各部門更清楚的知道工作重點要落在哪裡，並且隨時可以去挽救那些看起來告急的地方，」吳以忠說。現在以業務部門來說，就可以看到各品項的銷售狀況，隨時調整針對各品項的銷售進行補強的工作。

目前這個網站上的資訊，能做到2個小時更新一次。吳以忠表示，這些即時資訊，並不一定是最準確的，因為有些單位回報的速度較慢或種種原因，因此這些數據都不一定是100％精確，不過至少可以讓大家最即時的掌握到變化的趨勢，然後即時地去反映市場需求。

EIP下一步做到提供個人化資訊
去年導入這個入口網站平臺，這現在可說完成了第一階段，不過，在這個大架構下，吳以忠還有許多想要做的事。

他說，現在網站上內容仍以企業內重要的資訊為主，每一個人所看到介面內容是一樣，未來吳以忠希望做得更個人化一些。也就是針對不同的部門職級，做一些跟他最相關的資訊整理。

而在這個過度時期，現在的作法是，暫時先透過訂閱資料的方式，將系統內使用者想要看的資料寄到信箱中。

另外一個想要做的事情，是終端設備推及到PDA上，未來一些常在外面遊走的業務人員，或者員工出差在外時，都可以透過PDA直接察看或回報訊息。

下半年擬引進平衡計分卡、KPI等管理工具
到目前為止，光泉已經盡力做到資訊即時化，但吳以忠希望未來更大目標是做到資訊的分析、預測，甚至結合目標管理等，讓資訊能發揮更高的價值。「下半年希望能導入平衡計分卡，以及KPI等管理工具。」他說。在資料的分析上，吳以忠也希望盡快能引進資料倉儲的應用。

現在光泉許多資料仍在企業內的資料庫中，透過企業入口網只是提供部分的重要資訊，但只能做到現有數據的結算，目前可以精確結算到前1～2天。但是這樣的數據到底如何，跟公司目標、部門目標，甚至個人目標的關係如何，還無法作即時線上的分析。

舉例來說，一般業務人員常是做到每個月月底才結算業績及達成率，如果根據他所銷售產品的狀況即時知道他的銷售數據，同時搭配個人業績目標，那麼每天都可以結算出達成率，如果有落後則能夠即時趕上腳步。部門主管也一樣，能夠即時掌握部門目標達成狀況，緊急做調配工作。公司高層更能根據這些精準的數據來做營運預估、協助做出更好的決策。

吳以忠指出，其實這些管理方法早就有考慮，只是一直還沒推動，現在則是工具也漸趨成熟，達到可以推動的時機了。光泉一向是微軟產品的使用者，現在使用的資料庫便是SQL 2000，吳以忠打算今年下半年導入SQL 2005，這個版本將有助於光泉推動那些管理應用。文⊙林怡辰

CIO思考－多在各部門穿梭，IT工具設計更具人性
吳以忠從一開始光泉牧場還沒有IT部門開始，就負責電腦組裝等工作，一直做到現在IT部門的資深經理，已經過了20個年頭，吳以忠表示，最近一兩年，他的工作重點之一是「穿梭在各部門間」，特別是開始做各部門資料整合時，更是常常要到各部門討論事情。而這個經驗，也讓吳以忠學到許多寶貴經驗。

吳以忠說，以前搞技術的人會有一套十分符合邏輯、系統效率的思維模式，比如理論上系統應該如何設計，資料應該怎麼流動，怎麼呈現等等，但是使用者日常的工作習慣或者工作特性不見得就如技術人員想像的那樣，因此常常會出現系統設計出來之後，使用者還是常常要把資料複製出來，再人工完成某些他們要的資料、報表。

像之前吳以忠就發現，有個部門會把系統內的資料，轉存到Excel檔案中，再透過人工作業之後，再把更新的資料打到Excel檔案中，之後再存到網頁上。吳以忠說，這表示之前那樣的系統設計是不好用的，不符合他們的作業需要，事實上要能符合他們的作業流程技術上一點也不難，只是IT人員並不知道他們需要的是這樣的資料。

那麼如何知道他們真正想要的是什麼呢？「必須要找到對的人以及問對的問題。」吳以忠說。主要是因為許多使用部門不太會講目前的問題，或者是這個問題或是流程他們已經習以為常，吳以忠自己的作法是，去觀察各使用部門日常的作業，或者跟各部門稍微熟悉之後，找到一些聊得來，且能夠把問題點出來的人，找出更好的方案。文⊙林怡辰

CIO小檔案－吳以忠
光泉牧場資訊部資深經理
●學經歷：致理商專國貿科、國立臺灣工業技術學院工業管理系，在光泉牧場從IT部門未成立前開始負責電腦維護，到成立資訊部門，隨著部門擴張其間歷經部門主任、副處長、處長、經理到資深經理等職位。

公司檔案－光泉牧場
●公司成立時間：1956年
●主要業務：飲品製造與銷售
●臺灣員工人數：1000人
●IT部門人數：13人
●去年IT預算：500萬
●資訊部門分工：分2個單位，分別為系統發展以及系統維護