NEC從混亂中理出IT管理脈絡

如果你在幾年前和臺灣NEC的員工交換名片，你會發現，NEC不同部門的員工，在名片上的E-mail結尾都完全不同，很有可能有些還是使用免費空間的E-mail信箱。不用太驚訝，當時臺灣NEC的資訊建置的確是一片混亂，直到臺灣NEC MIS課經理陳弘逸上任之後，狀況才逐漸開始改變。

過去山頭分立的資訊管理
要知道陳弘逸到底做了什麼，必須先從陳弘逸進入NEC資訊部門之前的臺灣NEC開始談起。臺灣NEC的業務主要有3大部門，負責軟體開發相關的SI系統整合事業部、負責網路通訊相關產品的資訊與通信產品事業部，以及負責國際採購業務的國際採購IPO部。由於NEC本身就是販售資訊相關產品，公司各個部門也就不乏懂得資訊科技的人員，這也使得臺灣NEC的資訊管理與建置權力，最初是在不同部門的手中。

舉例來說，當時臺灣NEC的不同部門的人擁有不同的E-mail帳號，是因為3大部門下的各個小單位，往往會自行建立自己的郵件伺服器。這使得臺灣NEC一家公司，就有10幾個不同的郵件伺服器，這還不包括那些使用免費空間電子郵件信箱的員工。而整個公司內部網路的管理，也類似這樣的情形，資訊與通信產品事業部負責網路上的管理，SI系統整合事業部負責機房、在網路上跑的軟體管理，再加上每個小部門自己購買的網路設備、軟體，如負載平衡設備等，可以說當時的臺灣NEC在不同段落的網路，就是由不同部門管理，缺乏統一管理的機制。而這時候臺灣NEC的MIS部門到底負責什麼？「那時候MIS部門是附在財務部門之下，除了協助財務部門運作之外，別人不想管的MIS才撿來管。」陳弘逸說。

陳弘逸在1988年進入臺灣NEC，一開始是從事軟體工程師的職務，後來又轉換跑道到業務銷售部門。直到1999年，臺灣NEC為了解決Y2K的問題，將MIS獨立出來，成立專門解決Y2K問題的小組，陳弘逸才正式進入MIS部門，成為解決Y2K問題小組的一員。這個時候臺灣NEC的資訊管理還是山頭分立的情形，不過隨著MIS的人員為了解決Y2K問題，開始與各個部門的人員接觸，了解整個公司資訊建置的情形後，狀況開始有所改變。

逐步收回權限，建立統一資訊系統
在Y2K問題解決後不久，有一次日本NEC的員工，來到臺灣NEC處理公務，看見不同部門的人都擁有不同的郵件伺服器，覺得很奇怪，於是向陳弘逸詢問。陳弘逸解釋之後，日本NEC的員工十分吃驚的說：「這樣不會很奇怪嗎？」這個時候開始，陳弘逸就決定要將所有的郵件伺服器統一。經過陳弘逸和MIS部門人員的努力之後，所有的郵件伺服器才逐步收回，我們現在才能看到每個臺灣NEC員工名片上，結尾統一的電子郵件位址。

不久後，發生了921大地震，臺灣NEC為了安全與業務拓展的考量，決定將公司搬到現在的位置，這個契機才使得臺灣NEC的MIS部門開始收回整個企業內部網路管理的權限。新公司的機房和網路是統一建置的，對於臺灣NEC原本分段管理的模式來說，由於設備將要統一放置在機房中，由各個部門管理一部分，反而成為各個部門管理上的負擔，於是每個部門開始將原本自己建置的網路設備，一一歸還MIS部門管理，整個內部網路的權限也才重回統一管理的正常機制下。「我們必須一一評估這些東西能不能用？該怎麼處理？」陳弘逸說，「那個時候真的是忙得焦頭爛額，常會從各種意想不到的地方冒出網路設備。」

搬到新地點之後，臺灣NEC的MIS部門才算是真正掌握了公司內部整體網路的建置與管理權限，也才解決了過去臺灣NEC資訊管理混亂的情形。不過又發生了一個事件，讓陳弘逸開始正視資訊安全的重要性。有一段時間，有不明的網路駭客開始攻擊NEC世界各地據點的企業網站，包括東南亞、澳洲等地的NEC分公司網頁都被攻下，遭到駭客塗改網頁，臺灣NEC也沒有倖免。

於是日本的NEC總公司發布了規定，決定將各個分公司網頁伺服器都收回管理，每個區域設立一個網頁伺服器管理的中心，以減少分公司網頁被攻擊的可能性。「隨之而來的還有很多安全規範的檢查，」陳弘逸說，「這個時候我才真正體認到網路安全對於企業的重要性。」

至此，臺灣NEC在陳弘逸和資訊部門人員的努力下，才真正成為一個擁有完整資訊管理雛形的企業。不僅只是將資訊設備統一管理而已，臺灣NEC的MIS部門也開始重視企業內的各種資訊安全、網路安全管理，逐步建立起現在臺灣NEC的IT建置規模。

追求進步，逐步以IT武裝企業
隨著臺灣NEC MIS部門的持續努力，直到這個時候，臺灣NEC才正式跨入了日本NEC總公司代表取締役執行役員副社長川村敏郎所稱「以IT武裝企業」的時期。不過陳弘逸並沒有因此而滿足，仍然持續提出各種新資訊建置的提案，提升臺灣NEC的工作效率。

陳弘逸在5年前提出導入能夠提升公司作業效率的ERP（企業資源規畫）系統的計畫。當時臺灣NEC在評估後，決定採用Oracle的R11版本的ERP系統。而今年，臺灣NEC為了未來可能建立的商業智慧（BI）系統，開始預備將此套系統升級至11i的版本，但是由於原本是採用Oracle 9i的資料庫，擔心跑不動11i版本的ERP，於是也開始準備將資料庫一併升級。這對於資訊部門來說，是一項龐大的工作，必須將資料庫備份，目前正在進行中，預計11月臺灣NEC就能完成升級。

此外，臺灣NEC也從去年10月開始建置電子表單簽核系統。目前已經將一些最基本的表單電子化，如假單、請款單等，未來希望能夠做到表單完全電子化，減少傳統紙本傳遞的工作流程時間。而在資訊安全管理上，為了因應NEC的股票將在美國上市，臺灣NEC也開始做一連串的準備，以符合股票上市後必須符合沙賓（Sox）標準規範的檢驗。例如現在臺灣NEC各個部門要採購筆記型電腦，都必須透過資訊部門統一採購，採購來的電腦都會直接安裝磁碟加密軟體，以及相關的安全措施設定。

在陳弘逸帶領下的臺灣NEC MIS部門，也建置了符合日本總公司安全規定的無線網路、供臺灣NEC軟體開發部門使用的專案管理系統等，各種可以提供員工便利與提供工作效率的資訊系統。可以說臺灣NEC能夠進入「以IT武裝企業」的時期，幾乎都是由陳弘逸帶領MIS部門逐步努力的成果，才使得臺灣NEC能從最初資訊管理上的混亂，逐漸走入現在頗有規模的局面。「接下來我們也在考慮要不要建置VPN，」陳弘逸說，「不過相關的安全配套措施很多，還在評估中。」加上手上其他必須建置的案子，如符合沙賓標準的相關措施、電子表單、ERP升級等，我想陳弘逸和臺灣NEC的MIS部門，又有好一陣子要忙了。文⊙劉哲銘

CIO小檔案－陳弘逸
臺灣NEC MIS課經理
●學經歷：明新工專電機科畢業。曾在京日資訊擔任2年的軟體工程師，在此建立起其程式寫作的基礎。之後到精業電腦擔任5年軟體工程師，1988年到臺灣NEC任職，至今已服務18年。

公司檔案－臺灣NEC
●目前公司人數：約480人
●資訊部門人數：6人
●資訊部門分工：軟體應用、網路與硬體維護
●IT預算：約900萬元左右