林明輝為亞力山大量身訂做IT架構

多數資訊部門主管不免遇到IT建置案被否決或導入失敗的情況，而經費和人為因素往往是IT建置的最大阻撓。在亞力山大2年的工作經歷中，林明輝面臨高度客製化的系統開發，以及業務瞬息萬變的需求，卻能順利地推動每一個IT專案。

打造亞力山大客製化IT
當一個會員加入後，亞力山大就必須提供所有的服務，而後端至少會觸發10～20個系統，如交易時完成時，進出場的系統勢必要被告知、入點系統必須明確規範會員可以享有哪些服務、會員何時可以取用贈品、贈品的周期管理規畫、哪些設施可以用、消費後要將相關訊息輸入資料庫以馬上記錄和比對等，因此CRM必須整合至POS系統中，以支援第一線人員的作業，這是亞力山大資訊部門必須面臨的難題。

別於一般採獨立事業運作模式，亞力山大是採多元複合方式經營，包括健身房、SPA、餐飲、周邊商品銷售和目前開始推廣的健康管理，且各個事業下的會員可以互通，所以要串接所有業務、會員的資料便相當困難，而市面上現有的系統也多無法適用，因此亞力山大的系統多數必須自行開發。

亞力山大過去便曾有導入廠商系統而失敗的經驗。既有的ERP系統由於功能不足，因此在2004年時決定採用Oracle的ERP，當初廠商也同意可另外進行客製化開發，但導入後發現系統根本無法上線，以其中某個模組而言，要客製化的程度甚至為100％。

面對無止盡的IT投資，林明輝上任後，便決定停掉這個案子，而當初2,000萬元的投資也付之闕如，林明輝評估，若要繼續建置，2～3年至少要再花1億元的經費。

林明輝也曾找過國外類似經營模式的企業，但都無法適用，主要原因是思考邏輯和架構不同。有鑒於過去的慘痛經驗，因此只要和公司商業邏輯有關的系統，林明輝便自行開發，但也並非全都自己來，否則以現有的人力著實難以應付，所以與商業邏輯無關者便委外。

「以製造業來說，有一定的製程，但對亞力山大而言，變數太多，因此商業邏輯是最困難的，」這也是林明輝在上任2年後最大的體認。他表示，1個月至少生產30幾樣甚至上百樣的產品，產品交叉組合後至少產生幾千萬的可能，若要為26萬個會員提供正確無誤的服務，勢必要有明確的邏輯架構。

此外，邏輯架構又必須隨經營和行銷策略而不斷調整，比如一個短期的促銷活動，必須開放給某些會員使用，但某些會員不能使用，這樣的邏輯可能和之前設定的不同；另外，還必須保留一定的使用彈性，比如在會員忘了帶卡的情況下，要能提供可以確認會員身分的機制，而這些都讓亞力山大的IT規畫更顯困難重重。

「連市面上都找不到適合亞力山大的POS系統，因此我們不得不自己摸索，而這也是我們資訊部門最痛苦也最有挑戰的地方！」林明輝說。

讓IT跟上瞬息多變的環境
除了高度客製化之外，亞力山大的企業和經營特質，也影響林明輝對於IT規畫的思考，他秉持階段性建置、掌握公司經營策略而預先計畫的原則，以因應多變的環境。

「不用一開始就滿足所有的需求，要一次把整個架構和所有環節都想清楚是不可能的，通常等到全部規畫好，公司的策略又改變了！」林明輝表示，因此他會挑選效益最顯著的地方下手，讓使用者有信心後，再慢慢增加功能，但不忘保留系統的最大的彈性，讓日後得以統整。

林明輝上任後，第一個專案便為電子簽核系統的建置。亞力山大的文件申請過去都是依靠傳真和電子郵件，因此作業流程十分冗長，往往申請一個e-mail帳號，就要等一個月，而行政長每天還要帶一大疊的公文回家簽。

看到這樣的現象，林明輝便開始醞釀電子簽核系統的導入規畫，為了讓系統導入更加順利，他則率先挑選2張應用最多的呈核表單做試驗，上線後便獲得大家正面的回應，也讓他鬆了一口氣，於是大刀闊斧地把原有600多種不同表單電子化並縮減至100多張，同時帶動流程精簡，讓過去需要20～30個步驟的流程，縮減為2～3個步驟。

除了熱愛電腦之外，林明輝也涉獵企業經營策略，他認為：「身為一個資訊人員，必須不斷提升自己的高度和拓展自己的眼界，讓自己也具備有經營者的思考，當主管要求你要做什麼的時候，你已經都準備好了！」

林明輝目前便根據亞力山大走向國際化經營而擬定下一階段的計畫。亞力山大從去年開始參與經濟部商業司e化示範性輔導計畫，現階段先從拓展分店著手，並預計下一階段開放加盟，以亞力山大的組織架構而言，有42％為第一線的專業人員，如芳療師、教練等，林明輝表示，人才招募將是走向國際化經營的關鍵所在，因此已計畫明年開發一套專屬人力資源資料庫，以因應快速展店的人力需求。

此外，林明輝也為亞力山大導入BI，以提供快速的報表分析，另外還新增知識管理部門，將資料蒐集、分類，讓未來能做快速的擷取，並製作產品銷售趨勢分析，以作為主管判斷時的重要依據，而這些都是為了讓亞力山大走向國際化的基礎。

最後一步：致力IT建置順利完成
在林明輝過去的工作經驗中，每當資訊部門提出一個建置案，就必須遭遇不斷的效益質疑，即使建置案已經通過，也常常因為許多外在因素而中斷，在之前一家規模不小的企業中，他就遇到一個僅60萬元的IT專案，卻拖了3年之久，而其中耗費的人事成本更不在話下。

林明輝認為，資訊人員除了具備很強的邏輯性之外，還必須能夠將專業知識轉化成別人容易理解的語言，而只要能找出事物間的關聯和脈絡，多數的東西都可以量化。「無法直接量化，就間接量化，再則反向量化，」而將效益量化便是他說服主管建置IT的關鍵所在。

為了降低人為的阻礙，他相當要求IT建置的速度和效率，他表示，「就像吃麵一樣，麵涼了就不好吃，所以要趁大家還在興頭上的時候盡速完成！」此外，他也會預先告知主管將遇到什麼困難、如何解決，和需要哪些人事的配合等，比如系統導入後的3個月內，每個人的生產值會降低，但3個月後，保證可以提升，有心理準備後，困難發生時造成的挫折感也能降至最低。

此外，林明輝也不斷找尋讓公司省錢的方法。以亞力山大去年導入網路電話的專案為例，是採用IP-PBX架構，整合國內26個分部，讓分部之間能透過網路電話聯絡，另外，也配合行動虛擬私人網路（MVPN）使用，讓600多個業務人員在外面也能以手機作為分機撥打，因此一個月能節省近百萬元的通話費。為了進一步讓網路電話發揮最大效益，還開放給大陸的員工使用，讓員工可透過公司的專線與交換機，與國內的家人連絡。

另一方面，他還致力於提高現有設備的使用率。「如果網路只有5％的使用率，那麼我就會想辦法讓他提高至50％」，而從行政部門淘汰的伺服器，他則略加巧思，另外裝上兩臺數據機，讓原本要請回收車送走的機器搖身一變成為傳真伺服器。文⊙許雅婷

CIO小檔案－林明輝
亞力山大企業集團資訊管理處協理
●學經歷：世新大學印刷傳播系畢業、澳洲Swimburne大學大眾媒體/資訊系統雙主修，曾擔任澳大利亞PC供應商網管與華信商銀MMA系統功能規畫工作、裕隆TOBE客服中心及資訊處處長，現任亞力山大企業集團資訊管理處協理。

公司檔案－亞力山大企業集團
●主要業務：健身房、SPA、餐飲、健康管理
●員工人數：2,000人
●資訊部門人數：16人
●每年IT預算：約1,500萬元
●IT部門分工：分為通信網路設備組、系統維護組，另外含知識管理部