新光保全用IT串連保全作業流程

對於新光保全而言，從純粹導入IT專案，到將IT視為達成企業營運目標的工具之一，IT在企業內的應用曾經歷經過大幅度的角色轉變。新光保全資訊部經理江松岳表示，IT對新光保全而言，不僅是對內達到提升效率和落實管理的目的，對外更得肩負提升客戶滿意的責任。

也因此，新光保全從1980年1月成立以來，便一直將IT建置分成傳統IT系統導入，以及保全核心監控系統兩大主軸。江松岳指出，新光保全力求完全掌握核心監控系統，並透過IT做流程串連，進一步提升保全業的服務品質，達到科技保全的目標。

將工作流程落實在ERP系統
保全業近年來產生質變，透過各種高科技產品與技術的輔助，不僅讓保全人力能夠獲得更有效的運用，新光保全也透過將工作流程落實在IT系統中，讓保全工作更有效率、並做到落實管理。

以前新光保全在做IT系統導入時，導入的原則都是「業務導向」，主要是方便業務員接案子。江松岳表示，為了打破業務員可能便宜行事的工作習慣，並提升服務品質，決定在2002年導入ERP（企業資源規畫）系統，將工作流程落實在IT系統中。這也是目前唯一一家導入ERP系統的保全業者。

新光保全導入甲骨文（Oracle）ERP系統（E-Business Suite），江松岳說， ERP的導入和以往IT專案導入有極大的不同，光是前置評估作業，就花了1年多；決定導入後，又花了2個多月選擇、測試廠商。當一切就緒，開始要進行SOP（標準作業流程）的討論時，新光保全讓每一個使用得到ERP系統的使用者單位，都得實際參與SOP的討論。「每一個模組有不同的適用對象，而每一個模組SOP討論時間，都遠遠超過系統實際開發的時間。」他說。

到目前為止，新光保全的ERP系統已經經歷過5次的修正，江松岳認為，對新光保全而言，ERP系統能夠成功導入的關鍵，就在於每一個ERP系統的使用者，都實際、全程參與SOP的討論，再由顧問及IT部門作最後定案。

他指出，SOP與使用者單位每天作業流程息息相關，唯有使用者依據自己的工作狀態，制訂好的工作流程，並落實在IT系統中，才能達到事半功倍之效。江松岳說，「以前公司花錢導入各種系統，使用者沒參與，效率提升有限；而經過ERP導入階段，使用者從旁觀者，成為IT專案的一部分。整個IT專案導入成效至此，才更為顯著。」

掌握核心系統，提供配套服務
新光保全的IT建置可分成傳統IT系統導入，以及保全核心監控系統導入。對新光保全而言，監控系統是保全業的核心系統，必須做到100％完整掌握，其他一般IT系統的導入，最主要的工作重點便是串連整個保全作業流程，達到提昇效率、落實管理的目標。

新光保全早期保全監控系統，是1980年從日本引進，最早期用紅、黃、綠的燈號做系統顯示。「保全客戶越來越多，需要判讀的燈號數量也越來越多時，IT系統就變得更重要，」江松岳指出，當有一些監控作業可以透過IT系統取代時，即便客戶數量越來越多，IT部門人員不需要無限擴張，可以達到用IT取代監控人員的成效。

新光保全藉由導入ERP串連保全工作流程，也自行開發一套「自動化簽核系統」，江松岳表示，IT人力有限，透過OA自動化系統，可以評估要花IT多少資源人力，也可以適時的對使用者說「不」。

新光保全採取自行開發、完全掌握核心的數位監控系統，使其新增其他服務時，更有彈性。江松岳表示，雖然許多同業都有針對無人銀行提供遠端保全監控服務，但新光保全所提供的解決方案，更結合新光集團的優勢在內。

他進一步指出，新光保全推出的銀行產業安全監控暨設備管理完整解決方案（Security All-in-one for Bank），除了針對無人銀行進行環境監控、提供保全服務外，甚至還能夠幫忙找ATM設置場所，並提供ATM租賃，還能夠提供跨廠牌ATM軟體派送解決方案等。

「完整掌握核心系統，並結合集團優勢提供服務，成為新光保全不同於同業的利基所在。」江松岳說道。不論是2006年4月和日本最大無人自動化停車業務管理公司日商普客二四（PARK24）的合作，由新光保全提供日商普客二四經營的無人停車場，24小時客訴電話接聽、24小時遠端監控和障礙排除、運鈔服務、卡鈔排除、緊急勤務派遣等服務；或者是在2006年11月，由OK便利商店推出的無人便利商店Q-Shop，也同樣由新光保全提供遠端監控與障礙排除的服務。江松岳指出，因為新光保全完整掌握核心監控系統，需要與什麼樣的平臺介接、提供怎樣的彈性服務，新光保全都可以在最短時間內完成。

IT部門轉型服務單位
新光保全的IT部門經過角色轉變，江松岳說，從單純IT系統的導入者，變成配合企業營運目標，主動提出IT部門可以提供的相關服務，也因此，服務的對象除了傳統企業內使用者部門外，也包含外部客戶。

一般企業與保全公司接觸最多的，是企業內的總務部門，負責保全服務提供狀況、繳費等相關事宜。因此新光保全為了便利這些一般企業用戶，提供「流水訊號查詢系統」以及「客戶帳務查詢系統」網站服務，讓這些企業用戶可以上網掌握與新光保全的互動狀態。

此外，新光保全另外一群重要的客戶便是金融業，而金融業的系統與新光保全介接時，往往是金融業的IT部門與新光保全IT部門進行測試、溝通，因此，一旦金融業IT部門需要請新光保全提供服務時，IT部門也會從以往的二線支援單位，變成主動接觸客戶的一線部門。江松岳笑說，因為IT人員不再只是對著機器說話，現在找新進人員時，除了專業之外，良好的溝通能力也成為重要條件。

IT部門除了權充客服人員提供技術支援外，對企業內的服務角色也不可少。為了便利中高階主管，IT部門也在2006年2月提出建立內部EIP（企業入口網）的規畫案，兼具ERP和BI（商業智慧）性質，主要目的是讓決策者每天能掌握最新資訊，包括整年業績、預算和各單位執行狀況等。文⊙黃彥棻

CIO小檔案－江松岳
新光保全資訊部經理
●學經歷：彰化教育學院工業教育系電子工程組畢業，一畢業第一份工作就是擔任新光保全的技術士，負責安裝、維護居家保全系統。到新光保全任職迄今已經17年，在技術部門待了6年，後來在1996年轉型到IT部門，迄今也已經11年。

公司檔案－新光保全
●公司成立時間：1980年1月21日
●主要業務：提供各種系統、居家、企業、數位影像、大樓等保全服務
●員工人數：約1700人
●IT部門人數：21人
●每年IT預算：約6,000萬元
●資訊部門分工：分成5個小組，分別負責ERP系統開發維護、自動簽核系統開發維護、個人電腦軟硬體維護、主機及資料庫系統管理，以及核心營運系統開發維護