轉型為企業顧問前要先紮好根基

1999年，和泰汽車集團轉投資汽車租賃、分期業務，和運租車、和潤企業於是正式成立，在短短數年內，和運租車成為業界的領導品牌。除了業務單位是獨立之外，和運租車與和潤企業由相同的後勤單位支援，由於企業成長快速，資訊部門必須隨之配合業務的擴張。

「業務永遠跑得比IT快，而IT必須緊緊追趕」，這是和運租車與和潤企業過去的情況，但是面臨業務成長，資訊部門也開始思索轉型。和運租車與和潤企業管理支援部副理陳煥文說，一方面不打算繼續擴編人力，一方面又希望資訊部門能走向顧問角色，主動協助或提供建議給業務單位。

資訊部門轉型顧問角色，引發新業務
和運租車與和潤企業於正式成立時，當時，陳煥文從母公司和泰汽車小車部轉至該企業資訊部門，成為資訊部門的第一位員工。

在小車部門時，陳煥文負責與經銷商互動和分析市場等事務，讓他體認到IT只是支援業務的工具，因此奠定他日後能以需求為導向的管理思維。

為了進一步發揮資訊部門的影響力，陳煥文於是規畫讓資訊部門走到一線單位，從被動的提供使用者需求，轉為IT顧問角色，以激發業務單位更多的思考，甚至可能引發新的業務。

舉例來說，資訊部門可主動提供使用者單位各種IT訊息，比如廠商新推出的方案，以及其他企業如何應用IT的成功案例。另一方面，資訊部門也會主動和業務溝通專案推動進度，由於其業務單位每年都會訂定新目標，當業務單位確定目標時，資訊部門就可主動叮嚀業務單位提出IT需求，才不會等到最後才開始執行。

然而，若要讓資訊部門走向顧問角色，許多方面都需要配合，以和運租車與和潤企業資訊部門的人力來說，恐怕應接不暇，資訊部門是否擁有足夠的業務知識也是個問題，此外，當資訊部門角色調整後，使用單位的配合和員工績效考核方式，是否也該隨之改變？

為了因應轉變，和運租車與和潤企業做了許多準備，從逐步委外、推動使用者主動學習，到跨部門的教育訓練與績效考核，以讓資訊部門無痛轉型。

增加委外，長期員工重心放在專案規畫
在部門轉型過程中，組織調整是必然的發展。

隨著業務增長，和運租車與和潤企業的資訊部門也隨之擴編，從1個人增加到目前的9個人。但是考量到企業長期發展與人力成本，陳煥文思考如何用有限的人力，因應不斷成長的業務。

於是，陳煥文規畫逐步進行委外，一方面將部份專案開發工作委外，另一方面，將資訊部門日常的維運作業轉由駐點人員負責，而正職人員就可將重心放在專案規畫上。

目前和運租車與和潤企業的資訊部門已有3個駐點人力，在系統開發和維護日常作業的比重上，從兩年前的3：17調整至3：7，並朝向4：6邁進。

推動使用者單位學習負責
資訊部門要走向顧問角色，還需要使用者相互配合，因此，和運租車與和潤企業開始推動使用者主動參與，提升對IT的認知度。

因為IT需求很多，和運租車與和潤企業過去在開發各項IT系統時，最常遇到的問題就是花費許多時間與使用者溝通，由於使用者單位對於資訊部門的不了解，所以可能會提出天馬行空的構想，甚至有些問題，使用者單位本身就可以解決。

要解決這樣的情況，陳煥文引用Richard L.Nolan提出的「階段理論」(Stage Theory)表示，勢必要提高使用者對資訊系統的認知度。該理論指出，組織運用資訊科技時，是一連串的成長過程，目前和運租車與和潤企業正處於從第二階段的擴散期轉向第三階段的管制期，在使用者認知的特徵上，必須從表面熱心轉向被迫負責。

為了提升使用者對資訊系統的認知度，和運租車與和潤企業建立一套業務規格需求書的申請機制，別於過去資訊部門必須配合使用者單位的任何需求，有了業務規格需求書後，使用者單位要提出任何需求時，必須在需求書上明確寫下系統規格等內容。

這種方式無形中可提升使用者對資訊系統的認知，然而，這樣的立意雖好，在推行的過程中仍是困難重重。陳煥文表示，業務規格需求書目前已經推行半年多，但仍無法如預期執行，因為使用者要變作業習慣，絕非一蹴可幾。因此，和運租車與和潤企業希望借重今年要導入的ISO 9001，讓業務規格需求書的推動更加順利。

除了建立業務規格需求書外，和運租車與和潤企業也透過會議交流，提升使用單位對資訊部門的了解。和運租車與和潤企業每個月會舉辦一次資訊月會，邀請各部門主管參與，藉此會議，各部門可提出新的方案和需求，和資訊部門討論執行的可行性，而資訊部門也可藉此會議宣導相關活動或發表訊息。

教育訓練為顧問角色打基
作為資訊顧問，對於業務流程也要有一定程度的了解，和運租車與和潤企業透過跨部門的教育訓練，讓資訊人員對業務流程更熟悉。

和運租車的教育訓練，主要分為兩種，一種為針對整個企業的員工訓練，另一種則是內部各個部門的訓練。

各個部門的教育訓練中，各部門主管必須規畫訓練內容，以資訊部門來說，會定期安排課程，多數由IT人員輪流擔任講師，透過這樣的方式，能讓部門內的同仁更了解他人業務，無形中也加強IT人員的溝通能力，為IT人員要成為顧問奠基。

除了資訊部門自行安排課程外，也會進行跨部門的交流，比如財務、人事、總務等其他部門就會邀請資訊部門去授課，而資訊部門的人員也可去上其他部門開設的課程。

這樣的環境下，資訊部門就可多去參與業務單位所開設的課程，以提升對業務流程的了解。

使用者單位的評比納入資訊部門考核項目
當資訊部門轉型為顧問角色，仍需要檢視IT人員的表現，和運租車與和潤企業就有一套跨部門的考核機制，以因應這樣的需求。

和運租車與和潤企業今年重新調整績效考核方式，在人員方面，先訂定每個人的產出、績效目標，然後每週、月、年度統計出該員工的產出，以及專案時間與成本的掌控績效，另外，每年度也會請各使用單位的負責人針對資訊部門的員工進行評分，讓使用者的意見成為考核的評量之一，考核結果會直接反應在紅利的分發上。

陳煥文表示，當資訊部門走向顧問角色後，因為使用單位可評斷資訊人員表現，就有助於資訊人員更重視與使用者單位的互動。文⊙許雅婷

CIO小檔案－陳煥文
和運租車與和潤企業管理支援部副理
●學經歷：自國立中正大學會計與資訊科技研究所畢業後，曾任職於環國資訊科技、和泰汽車的資訊部與小車部，於1999年和運租車與和潤企業成立後，進入該企業資訊部門，2004年升任副理一職

公司檔案－和運租車與和潤企業
●主要業務： 汽車分期與租賃業務
●員工人數：員工人數：440人（和運租車與和潤企業正職人員）
●資訊部門人數：9人
●每年IT預算：每年編列年度固定維護費用與專案費用，去年約3000萬元
●IT部門分工：分成租賃與分期二個小組，成員除了維護舊有系統的改善外，還要進行各專案開發