CIO唯有深入了解產業知識 才能領導使用者激發更多創意

震旦集團成立於1965年，初期以銷售打卡鐘起家，發展到現在，震旦集團的業務包括各種辦公室系統和設備（如影印機、印表機等），以及辦公家具的銷售，目前在臺灣的辦公室設備市場有將近6成的市占率，全臺灣約有10萬臺由震旦行銷售的影印機，這其中包括了買斷或是租賃（以影印張數計費）等合約。

在震旦集團已經擔任資訊工作25年的震旦資訊總經理陳翠華，可以說是一路看著震旦集團資訊系統的演變和整合。由於產業的特殊，過去震旦集團使用很多不同的ERP產品，以及很多客製化的系統，來符合自己不同業務上的需求；但現在，包括ERP在內，震旦集團的全部系統都已經全部轉由自己開發，大陸據點的資訊架構也使用和臺灣相同的平臺，而這一切的變化，陳翠華都參與其中。陳翠華說：「我現在都還記得ERP系統在2003年5月1日上線時，那種成就感。一打開系統畫面，我眼淚都掉了下來，覺得自己先前11個月的辛勞沒有白費。」

委外廠商倒閉，促成震旦資訊的出現

最早震旦集團和多數的企業一樣，很多系統都以直接購買的方式導入，不過由於產業比較特殊，往往需要很多客製化。舉例來說，當時震旦集團使用了包括鼎新和SAP等廠商的ERP系統。但在這樣的狀況下，系統的維護和資料的轉換上，往往會有許多不便之處。

這個缺點隨著集團版圖擴增，越來越明顯，後來，出現了一個契機，才使得整個震旦集團的資訊系統轉為自己開發，那就是某家委外廠商的倒閉。陳翠華說：「當時我們正在進行租賃業務系統的導入，使用一家叫做IFS的廠商所推出的產品，但是當專案進行到一半，這家公司竟然倒了。這也是我唯一一次軟體專案失敗的經驗。」

當時震旦集團面臨兩個選擇，一是重新再找一家有類似系統的廠商；或是全部改由自己開發。最終，他們選擇了後者，而且成功了。隨著此一系統的開發成功，震旦集團的資訊部門開始著手進行其他系統的更換、改造，讓系統能更切合自己業務上的需求，這也成了後來震旦資訊這家公司出現的契機。到了2003年，終於所有的系統都逐漸轉由震旦自己開發，這時候震旦資訊也成立，由陳翠華擔任總經理，開始將這些原本內部開發的經驗，轉化為商品，對外提供服務。「其實過去太多客製化的小系統，對於企業的成本來說也很不划算，維護上花費的成本太高。所以當我們將系統轉為自己開發後，我們認為這些經驗可以提供給其他企業，協助他們開發系統。」陳翠華說。

現在，震旦資訊不僅負責震旦集團內部的資訊需求，也對外提供服務，替其他公司開發人力資源、ERP等系統。但陳翠華並不認為這樣的雙重角色有什麼苦，反而他認為是替自己培養經驗的好方法。

「其實對外服務的經驗，反而能讓我們能再回頭進一步優化我們自己使用的系統。對於資訊工作人員來說，也是另外一種工作上可以突破的機會。」陳翠華說。

自行開發發揮綜效，帶動流程改造

自己開發系統除了替震旦集團解決了內部系統整合的問題外，單一平臺的綜效也逐漸顯現。舉例來說，現在帳務系統就可以結合震旦集團管理帳務的精神。陳翠華表示，震旦集團在評估每個主管的績效時，很重要的一個指標是責任中心制度，其中被稱為「管理帳」的帳目，就是很重要的指標。

管理帳和稅務帳不同，必須計算產品庫存和應收帳款等帳目，如此才能具體的呈現除了資產之外，每個部門的業績和現金的狀況。陳翠華說：「比如應收帳款如果太高，管理帳內必須要扣帳款資金成本；庫存太多，管理帳內就必須要扣庫存成本。而扣除這些成本之後，才能用管理帳的數字來評估集團內不同公司的績效。」這些都是過去震旦集團使用別人開發的系統，無法透過財務系統顯示出來的。透過將責任中心制度的概念結合到帳務系統中，管理帳現在可以清楚做為每個事業的營運績效指標。

除了系統可以發揮更多綜效之外，在將系統整個轉換為自己開發的過程中，也連帶帶動了業務流程的改造。比如說，過去震旦集團在大陸的影印機租賃業務，雖然有電子表單系統協助業務審核合約，但由於合約必須由營業部轉由租賃部審核，整個電子審核的流程差不多需要30個步驟。

不過，隨著整個集團的系統轉由自己開發，整合為單一平臺，陳翠華領軍的震旦資訊，現在有辦法協助租賃部改造這個流程。租賃部主管提出的改善方法是這樣的，建立一份制式的合約，只要客戶的要求能夠符合這個制式合約，就不需經過冗長的審核，直接線上一個動作就能完成交易。陳翠華說：「因為我們自己在開發簽核的時候，原本就有加入成本考核的檢查點（毛利越低，需要審查的層級越高），所以只要通過成本的考核，搭配上制式合約，業務人員現在只有在客戶的需求較多時，才需要使用副約的方式給租賃部審查，不用像過去一樣每份合約都要走相同的流程，處理符合制式合約的客戶，等於原本30個步驟只要1個步驟就完成。」

只有擁有足夠的產業知識，才能激發使用者更多想法

陳翠華認為，營運流程改造往往可以激起其他部門的使用者更多想法，讓他們知道怎麼利用IT改造自己現在的業務營運流程，做得更好，成為一種良性的循環。

他以上述的租賃流程為例，租賃部利用制式合約搭配線上簽核的方式，改善了自己的流程後，總務部門看到了這樣的應用，也提出了利用類似的方法改善流程，讓IT協助其運作更有效率。比如說庶務採購採用線上簽核；店面租金的收款直接透過系統與銀行串連，費用匯入就自動在系統內顯示收到等。這些都是總務部門透過其他部門的流程改造而看出應用的可能性，再與資訊部門溝通之後達成。
「其實很多時候使用者必須被帶領，」陳翠華說，「如果CIO夠了解產業運作的知識，就能先做出一個大概的系統模式，讓使用者試用，讓他們知道IT可以幫上什麼，然後再由使用者激盪出更多可能性。」

因為陳翠華在震旦集團任職了將近25年，所以對於整個集團業務的運作有著充分了解，這也讓資訊部門有辦法先做出大概的系統介面，讓使用者試用。「當然這些也不能憑空想，我們往往是看著公司規定的章則、報表，然後模擬使用者是怎麼做的，整個流程是怎麼跑的，然後才做出系統的介面，讓使用者試用。」陳翠華說。

從這裡可以看出，陳翠華對於震旦集團業務的深入了解，成為了這個良性循環的先決條件與觸媒。「他們現在都叫這個是『再優化』，我覺得這種良性循環還滿好的，往往IT一開始開發系統只提供100種功能，隨著使用者試用之後，系統可能會擴張到200種功能，不僅系統可以提供更多功能，流程也能更簡化。」陳翠華笑著說。

人是資訊部門最大的資產，以副手制度確保運作順暢

陳翠華自己對於企業內部的運作有著深入的了解，但他也認為，人才的培育對於資訊部門是很重要的，資訊需要的是一整個團隊的運作，單獨一個人偶爾也是會分身乏術的。尤其隨著陳翠華開始負責集團在大陸的資訊服務，在他不在臺灣的時候，怎麼妥善的將工作交付給底下的人員，也是很重要的一環。

因此，陳翠華在資訊部門中發展出了一套副手制度，每個資深的主管，包括他自己在內，都必須培養一個自己的副手，副手還必須要有能力隨時接手主管的工作。「人是IT部門最大的資產，一個資深的人離開了可能就會對整個系統帶來很大的衝擊。透過副手這樣的制度，至少當主管有突發的事情需要處理的時候，還能透過副手帶領整個團隊正常的運作。其實對我來說，培養人才是很快樂的事情。」陳翠華說。

最近，震旦集團在上海家具工廠的資訊系統要開始運作了，陳翠華正如火如荼的盯著相關系統上線的進度，對於震旦資訊來說，製造業是一個新領域的系統，震旦資訊又跨出了新的一步。對於陳翠華來說，未來的課題是怎麼在已經整合好的平臺上，更進一步的提供BI等資訊性更強的應用。相信這個應用，一定又能替震旦集團，帶來另一個使用者的「良性循環」，讓IT和企業聯結能有更良好的互動。

IT人慢慢爬沒關係，領域要寬才爬得高

從軟體工程師出身的陳翠華認為，IT對於業務領域的了解要更寬，才有可能爬得高。陳翠華說：「尤其是做軟體開發的，領域一定要廣，做完HR最好要想辦法去碰進銷存、總帳、財務、庫存等企業內不同的軟體系統，了解業務。否則做3年之後就很難突破瓶頸，如果沒有位子讓你往上升，更是會不知道該何去何從。」

陳翠華表示，軟體開發人員在一間企業裡面做了3年，差不多就累積了所負責的系統的專屬產業知識，在專業技術上，也有著一定的經驗。但是這個時候，往往是工作再向上的最大瓶頸。「軟體開發的人員要體認到，如果你只熟單一領域的系統，對企業來說，是沒有太高價值的。」陳翠華說。

所以陳翠華認為，軟體開發人員有機會一定要多方接觸不同業務面的系統，只有都摸過、做過一圈，軟體人的價值才會大幅提升，未來即便沒辦法升上管理階層，轉為系統分析師或是顧問等職位，也會因為累積足夠的知識和經驗，而可以做到得心應手。

這是陳翠華長期經驗累積下來的看法，他也認為，做資訊工作的人隨著負責的領域經驗越來越多，也可以磨練自己的溝通技巧。長期下來，這些都是資產。陳翠華笑著說：「IT人要接觸的人和領域一定要廣，慢慢爬沒有關係，領域廣你就可以爬得很高。」

震旦資訊總經理陳翠華說：「使用者必須被帶領，如果CIO 能讓使用者知道IT 可以幫上什麼，就能再由使用者激盪出更多可能性。」

CIO小檔案

陳翠華

震旦資訊總經理

學經歷：畢業於銘傳商專電子計算機科，25年前進入當時還是震旦行的震旦集團，擔任軟體工程師。而後協助震旦集團改造系統，負責帳款、人力資源等不同的系統。於2003年協助震旦資訊將ERP系統成功轉為自行開發，同年震旦資訊成立，除了負責集團內的資訊服務，也負責對外提供服務，陳翠華當時接任總經理一職至今。

公司檔案

震旦集團  

●公司成立時間：1965年10月20日
●主要業務：辦公設備系統及辦公家具銷售
●資本額：33.74億元
●員工人數：944人
●年營收：31.36億元
●董事長：陳永泰

資訊部檔案

●資訊部門名稱：震旦資訊
●資訊部門最高主管：總經理陳翠華
●直屬主管：經營委員
●IT預算：580萬元
●資訊部門人數：36人
●資訊部門社團：桌球社

IT部門分工

●研發、軟體開發、網路通訊（軟體部門人員同時對外提供服務）

IT部門大事記

●2003年：震旦自行開發的ERP系統上線；震旦資訊成立，開始對外提供服務
●2003～2007年：將現有系統整合至單一平臺，包括進銷存、財務、服務、營業、派車、物流等不同系統，全部由震旦自行開發
●2008年：大陸家具工廠的資訊系統，包括物流、製造流程相關的專屬系統即將上線。開始規畫BI，並且準備強化大陸資訊團隊的運用。