提升資訊部門主管的職權 帶動聚碩創造營收高成長

代理包括思科（Cisco）、IBM、Oracle等多家知名資訊廠商產品的聚碩科技，成立至今已10年。雖然是資訊科技廠商，但是其資訊部門的職權，也是到3年前才開始擴張，從原本附屬於財務單位下的組織定位，一躍而成為和業務單位、行政單位平行的部門。聚碩科技資訊中心副總經理毛美龍說：「以前附屬在財務單位下時，資訊人員常覺得自己反應什麼意見都無法獲得回應，很像是沒人疼的小孩，後來我接手資訊單位主管後，才將資訊部門的職權拉高至平行單位。」

毛美龍是聚碩科技創始時的9人股東之一，2005年中，聚碩科技開始準備導入鼎新的ERP時，才接任資訊部門的主管，並且進行組織的改造。「每家公司都一樣，導入ERP時總是需要一個對公司業務、流程有完整了解的人協助。」毛美龍說。當時，他就是扮演這個角色。

但他不光是扮演這個角色而已，在他上任之後也將聚碩科技的資訊部門職權向上提升，進行一連串的資訊組織和流程改造。去年，聚碩科技的年營收就由原本的27億元快速成長至35億元。

「我不知道營收成長和導入ERP與優化內部流程有沒有關係，但是依照ERP導入後3年內，能夠展現使用效益的曲線來看，我們剛好很符合這個理論。」毛美龍這麼說。不過他沒提到的，是他上任之後一連串對資訊部門的改造，所發揮的綜效。

擴張職權讓資訊部門看到更多改善業務的可能

在現在這個科技快速變動的年代裡，一直以來，資訊部門到底能為企業帶來什麼價值，都是多方爭論的焦點。但是從聚碩科技的例子來看，卻能很明顯的看出提升資訊部門職權，對於像他們這樣的資訊服務廠商所能帶來的好處。

首先，職權的提升，讓聚碩科技的資訊部門更有能力去評估各種使用者需求對於企業整體能夠帶來的好處，進而判斷是否要滿足使用者的需求。毛美龍表示，過去當資訊部門的職權還沒有提升到平行單位時，由於職權較小，使用者的需求不需要透過上層核准，就能直接發需求單給資訊單位。「那個時候每個資訊部門的人員手上都一大堆需求單，很多需求甚至是沒有經過詳細思考的。」毛美龍說。

但職權提升之後，毛美龍就成為把關的角色。現在，毛美龍會盡量和每個提出需求的使用者詳談，使用者要提出需求之前，必須先交由該部門主管簽核，然後才交到毛美龍手上。之後，毛美龍會和提出需求的使用者詳談，判斷這份需求能不能協助公司發展？資訊部門主管的職權提升後，這樣的把關機制，能夠避免資訊需求的浮濫，確實提升資訊投資的ROI與工作效率。

而且，資訊中心也更能找到優化內部流程的可能性。現在是聚碩科技資訊部門主管的毛美龍，過去同時擁有工程師與業務兩方面的經驗，也是公司最早的員工，對於聚碩的整個運作流程可說是瞭若指掌。這樣的背景，讓毛美龍站在這個位置，能夠提出更多可能性。

2005年中，聚碩科技開始導入ERP，2006年初，ERP正式上線。但毛美龍並不以此為滿，他開始找尋更多可能性，改善整個聚碩的業務流程。去年5月1日，聚碩的CRM上線，現在所有的客戶資訊，都必須輸入CRM系統，和ERP系統同步。這看似簡單的一步，事實上，以此為契機，聚碩的資訊部門解決了過去因為客戶資料繁複和難以追蹤的問題，優化了整個業務流程。

過去每當有新的潛在客戶名單輸入聚碩的ERP系統時，都必須透過業務單位以人工方式分配每個人該追蹤的客戶，但往往分配之後成效不彰，也難以系統化的看出業務人員的追蹤狀況。為了解決這個問題，導入CRM系統之後，聚碩的資訊部門緊接著導入了潛在客戶追蹤系統。讓業務人員追蹤客戶的進度，能夠以百分比的方式呈現出來，舉例來說，5％代表潛在客戶、10％代表已經接觸、50％代表洽談中等等，這讓業務單位的主管能夠依照這些數據，知道每個業務人員案子的進行狀況。此外，再搭配電子簽核系統上，每個業務人員每天必須填寫的工作日誌，讓聚碩的主管階級能夠切實掌握旗下多條代理產品線每天的銷售狀況，每周也能透過商業智慧系統得到當周業務的詳細報表，提升業務執行的效率。

如果聚碩的資訊部門職權沒有提升，是不大可能能看到搭配CRM系統的其他配套，所能帶來的可能性。當然，這和毛美龍本身的背景也有關係，他在聚碩擁有豐富的業務經驗，很能了解業務單位的需求，知道哪些資訊對於提升業務效率最有效果。這些都可視作聚碩資訊部門職權提升後帶來的綜效。

職權提升，讓資訊部門能夠做為代理產品的先行實驗者

職權提升後帶來的好處還不只如此，由於聚碩本身業務的特殊性，資訊部門現在能夠提供更多業務上對產品的支援，其中之一就是讓資訊部門成為即將代理產品的先行實驗者。

因為毛美龍擁有豐富的市場經驗，每當有新的產品代理機會時，總經理往往會希望他能夠調查一下，了解產品的運作和代理之後的商機。這時候做為資訊中心主管的毛美龍，就能讓資訊中心成為產品的實驗者。「一個新產品不大可能直接丟到業務單位就叫他們去研究，所以我就讓資訊中心扮演這個角色，而且資訊中心實際去用，不光是產品能力的測試，很多時候也可以看出廠商的合作度和支援度，對於聚碩考量要不要爭取代理該項產品來說，是很好的資訊。」毛美龍說。

毛美龍表示，透過資訊中心的先導測試，如果發現廠商的合作很不積極，這就代表很有可能未來合作也會有困難。同時這也讓資訊中心的價值更加提升，不單只是傳統的資訊單位，進而能夠成為實際測試產品運作的單位。此外，由於聚碩代理許多廠商的產品，在業務單位試圖將這些產品帶到市場上時，資訊中心往往也必須實際在聚碩內部導入，讓業務人員成為真正的使用者，才能貼近與了解產品的優劣；資訊中心的人員也能做為技術支援的人力，當業務人員在對客戶推廣產品遭遇困難時，提供技術和使用經驗的協助。

資訊中心內部也改造，暢通資訊人員溝通管道

從上述可以看出單單是聚碩資訊中心的職權提升，就對聚碩整體帶來了多大的改變。但這一連串的變化中，不光是資訊部門對外能夠提供的價值提升了，對內，聚碩的資訊中心人員與上層溝通的管道也隨之變化。大約半年前，毛美龍在每個月資訊人員必須提出的工作報告中，加入了1個問題，「未來想要學什麼？能對公司帶來什麼益處？」

「我很喜歡和每個人談談，這樣才能知道不同部門、不同人的想法。但是因為我的頭銜，很多時候資訊部門的人員不敢說，或是能夠談的時候，準備不充分以至於不知道該怎麼說。所以我決定在工作報告上列上這樣的問題，讓他們盡量的寫。」毛美龍說。這些意見也不只是看看而已，毛美龍以最近某位同仁提出想學習XML為例，因為聚碩使用IP電話，想利用IP電話螢幕來呈現業務的即時狀況圖表，而要達成這一點，XML語言是必要的技能，類似這樣能夠替公司帶來更多好處的學習，聚碩就會提供經費讓資訊人員去上課。

毛美龍認為，很多時候資訊人員太過內向，有好的想法和意見，往往悶在心裡不提出來，這對像聚碩這樣的企業來說，不是一件好事。所以透過工作報告這樣的管道，能夠讓他更了解資訊人員的意見，並且考量其對公司發展帶來助益的可能性。毛美龍說：「永遠都聽我的命令行事，那未免也太沒意思，資訊人員也必須要擁有自己的主見，相互腦力激盪才能找出好的做法。」

毛美龍告訴我，有人說，他就像是聚碩的救火隊，哪邊需要人就去帶領那個部門。這種樂於接受不同挑戰的個性，也讓他擁有工程師、業務單位、教育訓練單位等不同的經驗。毛美龍笑著說：「其實我也滿樂在其中的，這就像是一個人如果在公司的某個座位坐太久，一定桌面會亂七八糟，趁著換座位的時候，剛好也是大掃除的時候。」未來，毛美龍希望能夠透過資訊科技，強化聚碩在B2B上，與下游廠商的連結，同時，他也在研究最新的無線科技，希望聚碩能夠透過代理新的產品，創造營收上另一波突破。很明顯的，如果要用一句話形容毛美龍的人生哲學，大概可以這麼說：「不變，事實上才是真正的風險。」

將心比心且努力拓展領域，是資訊人必備的特質

訪談中，毛美龍一直談到這句話：「做任何事情，都必須要站在對方的角度來思考。」他認為，任何人在企業裡面工作，人和都是很重要的一環。

「每當資訊人員和使用者發生不愉快的時候，我常常問他們，如果你5到10年後，成為一個主管，你說話也要這樣激動嗎？」毛美龍說。他認為，資訊人員做事難免偶爾會受到使用者的責難，但是必須要站在對方的角度來思考，資訊本身就是一種服務，而既然是服務，就應該要去體會對方的需求，而不是一昧的從自我的角度來看事情。更何況，在企業裡最重要的就是人和，沒有人和，誰會贊成你往上爬？

此外，毛美龍也認為，資訊人員應該隨時都要想怎麼充實自己的經驗，對於從未接觸的工作，也不應該排斥，多多歷練自己，才能讓自己的價值被展現。「很多資訊人遇到事情都悶著，某項工作想試試看也不說，等到機會溜走了，才來抱怨。」毛美龍說。他認為，這是最不好的態度，想做、願意做，就應該表達出來，多做就有更多的經驗。

毛美龍就很鼓勵旗下的資訊人員有機會的話就跳往業務單位，將自己對於資訊產品的認知與專長，發揮在推廣聚碩的業務上。毛美龍說：「一成不變，遲早都會厭煩的，我想沒有人會想寫程式一輩子。」

聚碩科技資訊中心副總經理毛美龍認為，對聚碩這樣業務性質的企業來說，資訊中心能創造的價值更多。

CIO小檔案

毛美龍

聚碩科技資訊中心副總經理   

學經歷：畢業於中央大學地球物理研究所，曾擔任敦陽科技產品經理與業務經理，之後於金門資訊擔任協理，後轉任聚碩併購的教育訓練單位啟迪資訊的總經理，然後才又回到聚碩總公司從事業務工作，2005年接任資訊中心主管一職 至今。是聚碩公司創始時的9人股東之一，自認樂於接受各種挑戰，所以擁有許多不同單位的實務經驗。

公司檔案

聚碩科技  

●公司創立時間：1998年4月
●主要業務：代理國內外IT產品
●資本額：6.95億元
●總部：臺北市內湖區內湖路一段516號10樓
●員工人數：170人
●年營收：35億元
●董事長：吳祚綏

資訊部檔案

●資訊部門名稱：資訊中心
●資訊部門最高主管：副總經理
●直屬主管：總經理
●資訊部門人數：7人
●資訊部門分工：2人負責ERP維護與相關開發；2人負責伺服器與電腦維護；1人負責Web相關服務與維護；1人負責BI與程式開發

IT部門大事記

●2005年：開始準備導入鼎新的ERP系統，毛美龍就任資訊中心主管，開始提升IT部門職權與其他單位平行
●2006年：ERP系統導入完成，開始找尋更多應用可能，並且導入電子簽核系統
●2007年：導入CRM系統，並且自行開發潛在客戶追蹤系統，改善業務流程，提高效率
●2008年：希望強化B2B的應用，並且開始測試行動分機，以及IP電話與其他應用整合的可能性。未來ERP系統在出貨完成時，會自動發簡訊給負責的產品經理