大陸工程用IT形塑企業文化 用IT提升公司治理能力

明年即將成立滿65年的大陸工程公司，就是一個營建業起家的專業公司，所有的營建技術除了來自國外先進技術，也是臺灣營建業中，少數有能力自行研發營建工法的公司。

但對於這樣的公司而言，公司發展早期仍和臺灣其他多數的營建業者一樣，「人」是最重要的資產，所有的技術、規範甚至是工法秘訣等，也都透過人來「傳承」。

但隨著公司承攬的業務規模越來越大，甚至業務範圍也遠征海外，光這種只靠人的傳承，已經不符合營運規模日益茁壯的大陸工程所需。

現任董事長殷琪在2000年時，便授意部門同仁評估大陸工程的e化事宜，最後決定導入一套符合營建業營運所需的ERP系統。這對大陸工程不僅是具有畫時代意義，對臺灣其他營建業者，也產生一種向上提升的動力。

一路規畫e化進度的大陸工程資源管理處資訊部協理陳朝訓表示，大陸工程用系統凝聚公司同仁的向心力，用系統形塑第一線工程師最佳實務的專案管理能力，更利用IT提升公司營運和管理的能力。

讓全公司每個人都有電子郵件，凝聚向心力

許多營建公司的同仁都沒有固定的座位和辦公室，往往是逐工地而居。在工地旁的工務所，經常是營建公司向現場工程師傳遞訊息的重要管道，工地主任收到公司要發布的訊息，就會列印出來、貼在公布欄。但是，這種被動告知的方式，對現場工程師而言，經常是無關痛癢。

陳朝訓在2001年底接任資訊部經理後，他發現，全公司600人至少有一半以上是在工地。而且在工地裡，只有工地主任有辦公座位、有電腦，甚至只有工地主任才有公司的E-mail，所有公司交代的事情，都必須透過工地主任轉達，有時候，現場工程師忙到沒有時間天天進到工務所，那麼就會漏掉公司的公告訊息。

這種時間差可能是會造成工作效率的落差，陳朝訓說：「最嚴重的落差其實是，員工對公司向心力不彰的落差。」他指出，今天當員工的所有工作內容或指令、工作目標等，都必須經過主管轉述，永遠只能接收二手資料，相對的，同仁對公司的認同感也會逐漸降低。

對此，陳朝訓上任後的第一件事情，就是讓每一個公司員工都有自己的電子郵件帳號。或許，這對於一般企業來說已是稀鬆平常，但對一個平均有一半以上同仁不進辦公室的公司而言，早期的確沒有意識到同仁有電子郵件的重要性。

「公司同仁都有電子郵件後，所有命令的傳達就不再需要透過轉述，」陳朝訓說，「透過這種直接溝通的方式，公司同仁也越來越清楚公司營運和發展的目標，同仁的心也和公司越來越接近了。」

透過EIP，打破公司和員工溝通障礙

當同仁都有電子郵件，陳朝訓開始在思索，公司其實有許多與個人或公司相關的資訊，以及其他可以分享的珍貴資源，應該怎麼樣把這些公司的資源提供給需要的同仁。在他的規畫下，企業入口網站（EIP）呼之欲出。

為了便利一半都在工地工作的員工，EIP則選擇採用Web版本。

陳朝訓表示，2001年時決定EIP和ERP同時上線，在2002年2月開始部署，9月正式啟動。

EIP從上線後，每隔一陣子就一直在改版、提升功能，「EIP持續改善的真正目的，就是希望要做到『客製化』」。他表示，除了可以做到匯入企業入口網站的各種資料，個人相關的薪資、考核、扣繳憑單、教育訓練資料等，都可以在EIP直接取得外，許多公司應該提供給同仁參考的規章、規定等表章制度，以及滿足同仁申請所需的清單、表單，也同樣在EIP取得。

EIP同時提供許多線上申請流程，陳朝訓表示，除了許多員工進修相關的教育訓練課程，公司舉辦的各種活動報名，甚至是，大陸工程定期提供給員工的「健康檢查」福利，也一律透過EIP申請。

EIP運行迄今已經超過7年，每隔一段時間，IT部門就會針對EIP進行功能調整或優化。陳朝訓認為，EIP可以對員工發揮這麼好的功效，「誰是該系統的擁有者是最重要的關鍵。」他說。

由於EIP主要是提供各種與員工息息相關的資訊，甚至要做到常態、定期性的內容更新，「若從公司營運的角度來看，員工權益相關事宜的負責單位是人事部門，」陳朝訓說，「因此，便確定由人事部門負責維運EIP，IT部門則提供EIP的技術支援。」

為了延伸EIP的功能，除了提供公司每天收集的剪報外，為了即時更新各部門相關訊息，除了IT部門每2周會發送一份IT部門的電子報，圖書室也會每2周將專業的工程期刊作摘要，提供給公司的工程師同仁。陳朝訓說，因為這種定期訊息的寄送，即使有一半以上的同仁都在外面工作，也能間接拉近同仁彼此的距離感和隔閡。

以公司流程組織ERP專案團隊

ERP的導入是現任董事長殷琪時的提議，「對於大陸工程而言，也是一種全公司工作流程的檢視。」陳朝訓說，因此，公司高層對於ERP的導入不僅是玩真的，更是全力支持。

進行各個部門訪談，是ERP導入時一件很重要的事情，藉由檢視每個部門的工作內涵，了解各部門的工作執掌、流程和需求，並將系統需求做回饋、設計在ERP系統中，這樣的ERP系統才能夠符合大陸工程的需求。

以前大陸工程在導入各種系統時，最容易出現問題或爭議點的就是「介面」會出狀況，部門間的業務交接會出問題。因此，大陸工程在規畫ERP系統時，便以公司最重要的5大流程來成立ERP的專案團隊。

這5大流程分別是「專案管理」、「財務」、「採購發包」、「業務單位」以及「建設業務」等5大流程。由於每一個流程都可能涉及不只一個部門，為了做到事權統一，當時便規定每一個流程設計的系統模組負責人，就是該功能最高的主管，而且不只是掛名，所有的文件都必須經其管制、簽名才能生效。

也因為功能部門最高主管就是系統的最高負責人，對於每一個流程和時程的掌控非常清楚。陳朝訓說，這種由最高主管對系統完全負責的方式，最大的好處就是，系統一上線後，有任何問題就可以馬上提需求、提解決方案。

陳朝訓表示，這樣的「流程負責人」即使在系統上線後，相關職責仍然存在，系統若要進行任何需求變更，都必須先徵得流程負責人的同意。

善用ERP各國最佳實務，提升企業管理能力

對於大陸工程而言，專案管理就是營建業的核心，而能否提供專業的「專案管理模組」，就是該公司挑選ERP系統時最重要的關鍵。

陳朝訓表示，當初大陸工程也看到許多國外知名的營造業者，相當重視專案管理，從各種模組比較加上國際化的需求，大陸工程最後選擇了SAP。

陳朝訓認為，導入一套ERP系統對第一線工程師最大的好處就是，把系統的「最佳實務」，慢慢內化成工程師個人的工作邏輯、流程與方法。當第一線的工程師都嫻熟專案管理時，也會形成一種企業文化。

當初選擇導入SAP時，國際化雖然是大陸工程其中之一的考量，但直到近幾年，大陸工程業務規模擴張到印度，並在2007年底於印度設立子公司後，大陸工程才深深感受到國際化的威力。

導入ERP就是落實制度化，同一套系統因為資訊流串連，所有工作流程透明，也容易掌握工作進度。這套ERP系統不論在臺灣或印度，作業模式都一樣，不會因為語言溝通的問題導致資訊不透明。

陳朝訓表示，臺灣已經有導入ERP的經驗，在印度分公司成立不到一季，臺灣的IT人員便已經協助印度子公司ERP的財務系統模組上線，下半年則導入運籌模組。

他表示，由於印度的稅制十分複雜，加上許多工程的基金，還分成是國際捐贈的基金，或者是國家內部的基金，要找到符合當地法規的系統模組原本是一大難題，但SAP這種國際化公司，老早就有印度稅務相關模組。對於大陸工程的IT人員而言，只是將所需要的模組下載、安裝、執行，就可以完成這個艱難任務了。

陳朝訓表示，這時候善用其他國家的最佳實務，不僅提升大陸工程對印度子公司的資訊透明度，也同時提升其公司治理能力。

從樂高機器人體會生活樂趣

臺灣有許多兒童才藝班，為了刺激兒童創意，推出樂高機器人課程。但對於大陸工程資源管理處資訊部協 理陳朝訓而言，樂高機器人其實是比較適合成人的玩具，透過各種機電整合的設備，讓原本單純的樂高積木成為一個能跑、能動的機器人，這種自己動手做的樂趣，成為陳朝訓閒暇時最大的休閒娛樂。

陳朝訓表示，他是一直到2004年清理房子時，猛然發現自己有很多和樂高機器人相關的資源，隨著有越來越多API釋出，等到2006年第二代樂高機器人推出，功能更強，變化也越來越大，第三代機器人和周邊程式與工具的介接更順利。他週日下午在家的時光，就是動手組一臺樂高機器人，不論是會跑的遙控車，或會動的機械手臂，自己從無到有，從積木慢慢組成一個機器人，加上可以將自己組好的機器人拍照，貼在樂高論壇，和全世界的樂高迷一起分享，則是他目前最大的生活樂趣。

由於臺灣成人玩樂高機器人的人數不多，為了推廣樂高機器人，陳朝訓還接下使用手冊中文翻譯的任務，希望讓更多人能體會樂高機器人的樂趣。

CIO小檔案

陳朝訓

大陸工程資源管理處資訊部協理

學經歷：

交通大學管理科學系畢業。曾經任職宏電公司工程師，後來到大騰電子擔任資訊部經理，歷經神通電腦資訊部經理，臺灣固網專案經理。他一直到2001年，在與面試主管相談甚歡，並知道有導入ERP系統的挑戰後，決定接任大陸工程資訊部經理一職。到2005年成立資源管理處，他則升任資訊部協理一職

大陸工程資源管理處資訊部協理陳朝訓表示，大陸工程一直到在印度成立子公司後，才發現國際級ERP產品的好用之處。

公司檔案

大陸工程公司       

●成立時間：1945年
●主要業務：工程營建和工程承攬業務
●總部：臺灣臺北市大安區敦化南路二段95號
●年營收： 188億元（2008年）
●董事長：殷琪
●總經理：洪義乾
●員工人數：700人

資訊部檔案

●部門名稱：資源管理處資訊部
●資訊最高主管：協理陳朝訓
●直屬主管：副總經理丁李衡
●IT預算：每年約1,600萬元（不含人事、純維運費用），專案預算編列在各部門
●資訊部門人數：10人

資訊部門分工

●基礎架構部門（包含OA、EIP）：4人
●應用程式開發部門（ERP的應用程式）：5人
●SAP部門：4人
●建設業務相關系統：1人