味王ERP系統起死回生的關鍵 從財務長的角度看IT系統建置

導入ERP時，你會為ERP系統上線挑選一個黃道吉日嗎？味王協理鄭絢彰認為，1月1日才是ERP系統上線的最佳時刻，因為從財務的角度，會計年度的起點更容易幫助ERP系統快速甩掉舊帳的包袱。鄭絢彰從財務與IT的雙重歷練中，得到這樣的體悟，甚至他認為：「建置ERP系統的專案負責人應該由財務主管來擔任，而非資訊長。」

鄭絢彰曾經幫助過不同公司建置過SAP、Oracle或鼎新的ERP系統，正因為豐富的ERP系統建置經驗與雙重職涯發展，讓味王一直無法上線的ERP系統，在他到職後，只花了4個月就完成系統的上線，鄭絢彰說成功的原因：「資訊主管通常只考量技術的角度，無法透徹了解使用者需求；而使用者也不知道要如何將業務或帳務流程轉換成實際的系統運作。」而鄭絢彰同時了解資訊與財務，跨越了使用者與資訊部門間的藩籬，也克服了味王ERP系統建置的瓶頸。

財務與IT兩棲的職涯歷練

文化大學勞工系畢業後，鄭絢彰沒有選擇人事部門，反而是進入南僑化工擔任資訊部門助理工程師，而後擔任系統程式設計師一職，在這段期間，他學習到IBM AS400的系統建置經驗，也因為這樣的經驗，之後進入萬泰電信電纜公司，同樣也負責AS400系統建置。「這段時間奠定了對資訊科技知識的基礎。」鄭絢彰說。

之後，鄭絢彰選擇出國進修，進入美國萊特州立大學，攻讀MBA學位，在這段時期，他主攻財務，正因為這樣的際遇，沒想到卻改變了鄭絢彰一生的求職發展。

獲得學位後，鄭絢彰的工作就不再只是IT，開始接觸財務的工作，於是，他進入了華新麗華，負責績效管理與財務等工作，最後還在華新麗華的子公司瀚宇電子擔任財務主管。

在華新麗華的時期，鄭絢彰首次建置ERP系統。當時華新麗華的4家子公司正在導入SAP ERP系統，而鄭絢彰則是擔任其中一家公司（瀚宇電子）的財務部門主管，負責ERP系統建置的財務管控。

鄭絢彰認為，ERP系統的本質就是一套會計系統，用來幫助老闆結算出帳目，但是多數資訊人員不懂得財務運作的原理，而財務部門則不懂得系統的建置，這往往影響了ERP系統能發揮出的效益。

由於鄭絢彰同時兼具財務與IT的背景，能讓瀚宇電子ERP系統的建置更具有效率。「由於同時了解財務與資訊的需求，更知道要如何將財務流程轉換成實際的系統運作。」他說。從這一次的導入經驗，讓他深刻體悟到系統建置必須要貼近實際需求。

離開華新麗華後，鄭絢彰加入了友立擔任財務主管，當時友立面臨Y2K千禧蟲危機，必須要轉換ERP系統，當時公司決定由資訊部門負責系統的建置與開發，而鄭絢彰則是負責為使用者單位訂定作業流程，由於有先前ERP導入經驗，讓鄭絢彰更熟悉ERP系統的建置過程，只花了約半年的時間就完成系統的建置。

離開友立後，鄭絢彰陸陸續續進入了許多公司，多數的工作主要是負責財務部門，但是因為具備資訊背景，在部分公司還會兼任資訊部門最高主管一職。

而後，鄭絢彰輾轉來到東森電視臺擔任總經理室營運管理處協理，不同於先前擔任資訊或財務主管的經驗，這一次他只要做一件事情，就是幫助東森電視臺建置一套Oracle ERP系統。

當時東森電視臺就是要找一名同時能懂得財務與資訊運作的角色，來負責ERP系統建置，剛好鄭絢彰具備了這樣的條件。

鄭絢彰表示，由於了解實際財務運作的流程，所以知道使用者真正的需求，又懂得資訊科技，降低了ERP系統建置的困難。

建置ERP系統要以財務為中心

鄭絢彰進入味王公司上班的第一天，是在2007年5月21日，因為他要幫味王建置一套已經導入1年半的ERP系統，公司要求他必須要在同年的10月1日上線，也就是說，鄭絢彰只有4個月要完成ERP系統的上線。「一套ERP系統超過1年都未上線，嚴格來說，算是一個失敗的系統。」鄭絢彰說。

當時，鄭絢彰進入味王擔任總經理特助，並且是ERP系統建置專案負責人，對他來說，擔任特助而非資訊部門最高主管一職，有個相當重要的意義，因為ERP系統必須跨公司流程與部門，如果只是擔任資訊部門主管，很難要求其他部門配合，但是特助的角色則可以跨越部門的藩籬，並集中各部門的資源，讓ERP系統可以在最短的時間內上線。「建置ERP系統並非只是資訊部門的責任，而是需要所有的部門一起來承擔。」鄭絢彰說。

在鄭絢彰來到味王前，味王就已經著手規畫ERP系統，只是一直未能順利完成系統建置。

當初味王會決定建置ERP系統，主要有兩個原因，第一，系統老舊無法克服民國100年年序轉換的問題；第二則是味王在全臺北中南各地都設有營業所，這些據點各自有一套系統，總部也擁有相同的系統，由於是分散式架構，總部必須連結各營業所才能獲得資料，所以無法獲取即時的銷售與庫存資料，降低了味王競爭力。

最明顯的例子就是在SARS期間，許多人不敢出門，因而泡麵銷量大增，總部要及時了解各地庫存狀況，但是過去做法相當麻煩，首先各營業所必須要跟總部報告庫存資料，然後總部再用人工方式彙整所有資料。「業務部門必須要即時了解銷售與庫存狀況，但這些資料卻不斷的變動，沒有一套即時的ERP系統，是無法應付味王未來發展的需求。」鄭絢彰說。

後來味王決定導入ERP系統，確定要走向中央集權的資訊架構，將系統集中在總部，各地的營業所與工廠都連回味王總部，但是味王花費了一年半的時間還無法讓系統上線。

鄭絢彰分析原因，他認為可能是當時資訊部門不懂得財務運作，只將焦點鎖定在業務部門，對味王來說，財務部門反而牽涉到公司內部更多的作業流程，如果沒有將ERP系統鎖定在財務部門，就很難建置出一套符合味王實際需求的ERP系統。

走向中央集權的資訊架構

鄭絢彰接手ERP系統建置規畫，他的第一步就是告訴財務部門所有同仁，「財務才是ERP系統的核心，因為老闆需要靠系統來結帳。」他說。

因為鄭絢彰熟悉財務流程，懂得財務部門的想法，並與財務部門詳細分析會計流程，最後制訂出一套符合味王需求的ERP系統作業流程。

正因為財務是ERP系統的核心，味王的ERP系統設有銷售、應收付、工廠成本與資金調度等模組，過去，每個模組都沒有會計人員參與，但換鄭絢彰接手ERP系統建置後，要求財務人員必須認養每個模組。

之後，鄭絢彰的團隊陸續完成系統流程的建置，接下來，又面臨到系統測試的問題。當時，有人向鄭絢彰反映，希望能讓新舊ERP系統並行測試3個月，這也是多數公司在建置ERP系統時可能的做法之一，但是，鄭絢彰並沒有採用這樣的作法。

鄭絢彰認為，若能在系統上線前詳細測試，確保運作的穩定性，就沒有新舊並行的需求。此外，因為新舊系統並行，使用者必須同時輸入兩筆資料，不但造成使用者困擾，對於財務單位來說，這兩套不同的系統結算出來的金額也會不一樣，如果不同，必須細查原因，這樣一來，又要花費大量的成本，不如就只用一套新系統。

為了確保系統的可靠性。鄭絢彰下了一番功夫，他在當年6月6日開了一場系統的上線會議，要求所有的人必須嚴格進行測試工作。「稱職的ERP系統負責人必須強勢，不然將會延長系統建置時間。」鄭絢彰說。

於是，味王開始進行系統測試，從單支程式測試到銷售模組測試，然後進行多套模組同時並行測試，確認從客戶下訂單開始，所有的流程，如原物料的領料、入料，成本的分析、成品的入庫，每個模組負責人都必須確保所有的流程都沒有問題。

接下來，就要實際測試這套流程所結算出的帳目資料是否有誤，如果有不對的地方，就必須嚴格挑出問題，並準確修正。

鄭絢彰表示，在系統測試期，使用者會反應許多問題，這個時候一定要嚴格要求資訊部門必須詳細記錄每個問題，確實解決每個問題。

正因為嚴格的測試流程，讓系統只花了4個月就完成上線，鄭絢彰表示，好險新系統能順利上線，因為舊系統在新系統上線當日，就因為硬碟的毀損導致系統的當機。

在測試期間，味王也同步進行教育訓練的工作，但是，鄭絢彰則是希望使用者都能懂得整體作業流程的步驟，而非只是系統的操作。鄭絢彰表示，未來當使用者資料發生問題時，如果使用者能夠清楚了解整體流程，就能知道問題的關鍵。

在嚴謹的流程控管與測試下，ERP系統如期在10月1日上線，上線後當然還是有些問題，但是因為味王詳細進行測試，也減少了問題發生的機率，這麼一來，味王終於完成系統上線的工作。

系統建置完畢後，各地的營業所與工廠都是連回總部使用系統，這麼一來，確定了中央集權式架構，由於資料全部集中在總部，總部可以即時了解所有的資料。「有了這套系統，銷售人員可以即時掌握所有的資料，強化味王競爭力。」鄭絢彰說。

IFRS是味王ERP系統接下來最大的挑戰

味王ERP系統下一波最大的挑戰，將會是IFRS（國際財務報告準則），因為金管會於2009年5月宣布，臺灣上市上櫃企業必須在2013年前完成IFRS法規的遵循。

由於味王導入鼎新的ERP系統，系統仍有部分財務報表的編製未依照IFRS準則，也就是說，味王必須要在2013年前讓系統所製作出的報表，都能夠符合法規規範。鄭絢彰表示，這是味王未來最大的挑戰之一，目前正在與鼎新討論要如何符合IFRS的規範。

 

味王協理鄭絢彰表示，金管會於2009年5月宣布，臺灣上市櫃企業必須在2013年導入IFRS，這正是味王下一波最大的挑戰。

 

CIO小檔案

鄭絢彰 味王公司協理

學歷：

美國萊特州立大學MBA畢業

經歷：

大學畢業後，進入南僑化工擔任資訊部門助理工程師，在這段期間，他學習到了IBM AS400系統的建置經驗，之後進入萬泰電信電纜。離開萬泰後則到美國深造，回國後，陸續在國內各企業擔任財務主管。於2007年加入味王，擔任總經理特助一職，並在同年兼任資訊部經理一職，並在今年升任協理。

 

公司檔案

味王

●公司創立時間：1959年7月4日

●主要業務：味精、醬油、罐頭、調理速食品與飲料等製造及營銷有關進出口業務

●總部地址：臺北市中山北路2段79號5樓

●上市櫃：上市（代號：1203）

●資本額：24億元

●員工人數：785人

●董事長：穎川建忠

●總經理：陳恭平

資訊部門檔案

●部門名稱：資訊部

●資訊部門最高主管職稱：協理

●直屬主管職稱：總經理

●IT預算：800萬元（含人事費用）

●資訊部門人數：6人

●資訊部門分工：網管、個人電腦維護與工廠等

IT部門大事記：

●2007年5月21日：重新啟動ERP系統建置

●2007年10月1日：ERP系統上線